Здравствуйте!
Есть мысли о приобретении (или лизинг) на фирму (ООО на ОСНО, транспортные услуги не оказываем) легкового автомобиля для представительских целей (директор будет ездить на деловые встречи с поставщиками и клиентами, ну и видимо без личных поездок не обойдется (например, поездки типа дом-работа). Перечитал пол интернета по поводу организации документов по эксплуатации (возможно из-за этого лишние волнения, т. к. «знакомые» (руководители, не бухгалтера) утверждают, что просто выписал доверенность и пусть катается). Не думаю, что ситуация редкая, и надеюсь, что найдется опытный человек, который подскажет правильно ли я разобрался в ситуации:
Дано: директор, автомобиль, топливная карта (договор с заправкой)
1. Сделать доп. соглашение к трудовому договору, в котором прописать возможность использования служебного авто для личных нужд и на каких условиях, в частности (за чей счет какие расходы)
2. Оформить приказ о предоставлении авто для использования в личных целях.
3. Оформить соответствующий акт приема-передачи.
4. Оформить доверенность.
5. Создать приказ о том что учет топлива, пунктов назначения, показаний одометра и прочих данных для путевых листов(по своей форме, но со всеми предписанными законом реквизитами) надо брать из электронного устройства авто(Планируется Вольво, на личном опыте знаю, что есть опция которая ведет журнал поездок даже с разделением на служебные и личные(видимо в Швеции, аналогичные проблемы учета) ).
Далее если едет по служебным делам (оформляем путевой лист (без механиков и медиков) и списываем топливо на расходы по полученным СФ), а если по личным заправляет сам. Машина все считает и сохраняет – директор наблюдает. Выкатает полный бак по служебным делам заправится корпоративной топливной картой.
Если вдруг чего ДПС – показывает приказ из пункта 2. и доверенность. Для налоговой путевые листы на служебные поездки есть, документы на покупку ГСМ есть, перечисленные выше приказы и документы есть - следовательно обоснования для учета ГСМ в составе расходов, да и расходов на приобретение и содержание авто есть.
6. Возможно нужен еще приказ о том, что он должен хранить авто около своего дома, т.к около офиса нет возможности. Но, наверное, это уже перебор – и так выдали для личных нужд.
Всё так, или излишне усложняю и развожу кучу лишних бумаг, или наоборот что-то не учел?
Заранее спасибо, за уделенное время.
Есть мысли о приобретении (или лизинг) на фирму (ООО на ОСНО, транспортные услуги не оказываем) легкового автомобиля для представительских целей (директор будет ездить на деловые встречи с поставщиками и клиентами, ну и видимо без личных поездок не обойдется (например, поездки типа дом-работа). Перечитал пол интернета по поводу организации документов по эксплуатации (возможно из-за этого лишние волнения, т. к. «знакомые» (руководители, не бухгалтера) утверждают, что просто выписал доверенность и пусть катается). Не думаю, что ситуация редкая, и надеюсь, что найдется опытный человек, который подскажет правильно ли я разобрался в ситуации:
Дано: директор, автомобиль, топливная карта (договор с заправкой)
1. Сделать доп. соглашение к трудовому договору, в котором прописать возможность использования служебного авто для личных нужд и на каких условиях, в частности (за чей счет какие расходы)
2. Оформить приказ о предоставлении авто для использования в личных целях.
3. Оформить соответствующий акт приема-передачи.
4. Оформить доверенность.
5. Создать приказ о том что учет топлива, пунктов назначения, показаний одометра и прочих данных для путевых листов(по своей форме, но со всеми предписанными законом реквизитами) надо брать из электронного устройства авто(Планируется Вольво, на личном опыте знаю, что есть опция которая ведет журнал поездок даже с разделением на служебные и личные(видимо в Швеции, аналогичные проблемы учета) ).
Далее если едет по служебным делам (оформляем путевой лист (без механиков и медиков) и списываем топливо на расходы по полученным СФ), а если по личным заправляет сам. Машина все считает и сохраняет – директор наблюдает. Выкатает полный бак по служебным делам заправится корпоративной топливной картой.
Если вдруг чего ДПС – показывает приказ из пункта 2. и доверенность. Для налоговой путевые листы на служебные поездки есть, документы на покупку ГСМ есть, перечисленные выше приказы и документы есть - следовательно обоснования для учета ГСМ в составе расходов, да и расходов на приобретение и содержание авто есть.
6. Возможно нужен еще приказ о том, что он должен хранить авто около своего дома, т.к около офиса нет возможности. Но, наверное, это уже перебор – и так выдали для личных нужд.
Всё так, или излишне усложняю и развожу кучу лишних бумаг, или наоборот что-то не учел?
Заранее спасибо, за уделенное время.
