Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Отправить Регистрация
Восстановление пароля
Gingerrr

Как уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки?

Всем добра! Улыбаюсь

Подскажите, кто уже разобрался как уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые?
Можно скопом информационное письмо написать с подписями или надо как то индивидуально информировать?
Ответить Новый вопрос Поделиться
smv_mars 74 657 баллов, г. Омск
4 декабря 2019 в 11:37
Добрый день.

3 декабря 2019 года  Законопроект № 748684-7  О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде принят в 3 чтении и направлен в Совет Федерации.

Цитата (Gingerrr):кто уже разобрался как уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые?
Можно скопом информационное письмо написать с подписями или надо как то индивидуально информировать?
Вы можете информировать хоть скопом, хоть индивидуально, лишь бы была подпись подтверждающая, что вы его уведомили, что происходит переход, и что работник имеет право выбора (выбор они должны посредством письменного заявления).

Если я верно понимаю, то в течении  нам нужно до 30 июня 2020 г уведомить работников о возможности отказаться от электронных трудовых книжек в пользу бумажных. Те, кто не обратится с таким заявлением к работодателю до конца 2020 года в 2021 году получат свои бумажные трудовые на руки.  Начиная с  2021 года все новые трудовые книжки будут уже только электронными. 

Для тех работников, которые пожелают оставить бумажные книжки, бухгалтерия будет отражать данные и в них, и в данных для пенсионного фонда.
Еще мы будем весь 2020 год ежемесячно передавать информации о трудовой деятельности работников в ПФР, а начиная с 2021 года будет еще круче,  будем при приеме на работу или увольнении подавать сведения не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.  

https://www.buhonline.ru/pub/news/2019/9/15015
Ирина_23 2 422 балла
4 декабря 2019 в 11:45
Gingerrr, Добрый день. Из статьи понятно, что факт уведомления будет отражаться либо в трудовой, либо в заявлении от работника.
Привожу отрывок из статьи Бухонлайн от 04.12.2019г.
Цитата (Кто и когда должен перейти на электронные трудовые книжки):До 30 июня 2020 года работодатель будет обязан проинформировать работников о праве сделать выбор между бумажной или электронной трудовой книжкой. А работник не позднее 31 декабря 2020 года должен письменно сообщить о своем выборе, подав заявление. Если сотрудник ответит молчанием, работодатель продолжит вести его трудовую книжку на бумажном носителе. В случае, если работник предпочтет электронный формат книжки, работодатель зафиксирует этот факт в бумажной трудовой книжке и вернет ее сотруднику.
Принят закон о переходе на электронные трудовые книжки
Gingerrr (автор вопроса) 1 балл, г. Санкт-Петербург
4 декабря 2019 в 12:13
Тааак, получается два варианта продолжение ситуации, если сотрудник молчитДумаю
В одном отдаем трудовую, в другом варианте продолжаем вести Беспокойный
Что ж на самом деле?А?
Ирина_23 2 422 балла
4 декабря 2019 в 12:46
Цитата (Gingerrr):Тааак, получается два варианта продолжение ситуации, если сотрудник молчитДумаю
Откуда два варианта?
Если сотрудник в течение 2020 г. подает заявление, о сохранении бумажной трудовой книжки, то с 2021 г. ведем бумажную трудовую книжку и сведения о трудовом стаже в электронном виде.
Если сотрудник не подает заявление, о сохранении бумажной трудовой книжки, то с 2021 г. фиксируем запись в трудовой книжке, отдаем её работнику и ведем сведения о трудовом стаже в электронном виде.
Gingerrr (автор вопроса) 1 балл, г. Санкт-Петербург
4 декабря 2019 в 13:02
Ирина_23, 
Цитирую Вас: "Если сотрудник ответит молчанием, работодатель продолжит вести его трудовую книжку на бумажном носителе. В случае, если работник предпочтет электронный формат книжки, работодатель зафиксирует этот факт в бумажной трудовой книжке и вернет ее сотруднику." Танцую
geomech 118 632 балла, г. Ростовская область
4 декабря 2019 в 13:11
Добрый день,
Цитата (Ирина_23):Из статьи понятно, что факт уведомления будет отражаться либо в трудовой, либо в заявлении от работника.
Разве факт уведомления должен быть отражен в ТК? В ТК надо будет отразить, то что работник предпочел отказаться от бумажной ТК (т.е. не подал заявление) и ТК выдали на руки работнику.
Ирина_23 2 422 балла
4 декабря 2019 в 13:18
Gingerrr, так сказано в статье. Вы сами посудите, на каком основании будет вестись бумажная трудовую книжка с 2021 г., если в течение 2020 г. от сотрудника соответствующего заявления не поступит.

geomech, в ТК будет запись (о том, что сотрудник отказывается от бумажной ТК), с которой сотрудник знакомится под роспись, т.е. работник уведомлен - это имелось в виду.
Татьяна Бандюк 16 456 баллов, г. Москва
4 декабря 2019 в 14:07
Цитата (Gingerrr):Подскажите, кто уже разобрался как уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые?
Можно скопом информационное письмо написать с подписями или надо как то индивидуально информировать?
Доброго дня всем!
Автору вопроса в дополнение к обсуждению выше см.на сайте ПФР  "Электронная трудовая книжка (ЭТК)  по ссылке  http://www.pfrf.ru/etk#info-4 , где есть ответ по существу вопроса:
Работодателям об электронной трудовой книжке
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяцу, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.
Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
4) уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде .
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:
Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.(может вынести отдельно)
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
- при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
- за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
- за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
- за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

и там же см.
Переход на электронные трудовые книжки
Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую  на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Рекомендую изучить этот раздел на сайте ПФР в полном объеме.
geomech 118 632 балла, г. Ростовская область
4 декабря 2019 в 14:16
Цитата (Ирина_23):работник уведомлен - это имелось в виду.
О чем уведомлен?
Цитата (smv_mars):до 30 июня 2020 г уведомить работников о возможности отказаться от электронных трудовых книжек 
Цитата (smv_mars): Те, кто не обратится с таким заявлением к работодателю до конца 2020 года в 2021 году получат свои бумажные трудовые на руки. 
Ирина_23 2 422 балла
5 декабря 2019 в 11:00
geomech, на сегодняшнее время, уведомление работников об изменениях в законодательстве носит обязательный характер, но в какой форме это уведомление донести до сотрудников, решать только самой организации. Уведомление может иметь форму письма выложенного на сайте организации, форму рассылки на эл. почту сотрудников и др. способы (лучше не спешить и уведомлять работников в 2020г., т.к. еще возможны изменения).
Наличие подписи работников, о том, что они ознакомлены с изменениями, не носит обязательный характер, но если организация сочтет нужным, получить эти подписи, то, как вариант, можно подготовить на каждого работника по два уведомления (один экземпляр хранить в организации, другой остается у работника).

Gingerrr, 
Цитата (Ирина_23):Вы сами посудите, на каком основании будет вестись бумажная трудовую книжка с 2021 г., если в течение 2020 г. от сотрудника соответствующего заявления не поступит.
Я Вас немного не поняла. Если работник не подал заявления и молчит, то продолжаем вести его бумажную трудовую книжку. На сегодняшний день, отказаться от ведения бумажной трудовой книжки работник может в любое время.
Александр Погребс Главный консультант
5 декабря 2019 в 15:14
Добрый день, коллеги!

Не надо пока никого ни о чем информировать.
Сначала надо дождаться, чтобы Законы вступили в силу.
Пока всё завершилось на третьем чтении и передачи закона в Совет Федерации. А потом еще президент должен подписать. Только после этого можно начинать предпринимать какие-то действия.
А пока ничего не надо делать.
Готовиться можно и нужно.
И, заодно, следите за продвижением законопроектов, связанных с введением электронных трудовых книжек:
Законопроект № 748684-7 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде"
и
Законопроект № 748744-7 "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (о формировании сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в электронном виде)"

И, конечно, следите за нашими новостями. Мы обязательно сообщим, когда законы вступят в законную силу.

Успехов!