Как вести учет ГСМ, если при расходе по установленной норме остатки уходят в минус?

Доброго дня.
Списание по нормам в размере фактических затрат.
То есть, минуса быть не может.
Списать можете только столько, сколько купили.
Для ГСМ действует тот же порядок списания, что и в отношении других ТМЦ, - списание осуществляется в пределах нормы .
То бишь, фактически израсходованное количество не выше нормативного.
И регулярные отклонения фактического расхода от нормативного - это повод для проверяющих усомниться в правильности установления нормы. 
Обратите на это внимание.

Ирина Кости, Спасибо, а можно подробнее как рассчитать фактические затраты?
Есть чеки на покупку ГСМ, есть показания одометра на начало и конец смены (с маршрутами движения авто в течение смены), а также норма расхода топлива на 100 км.
(Показания на конец смены - показания на начало смены) * на норму расхода = нормированный расход за смену. Но он не всегда равен фактическому.

Фактические затраты - это то, сколько вы купили.
Документально подтвержденные.
Фактически понесенные расходы (при наличии документов, их подтверждающих) (п. п. 5, 11, 16, 18 ПБУ 10/99).
То есть, к ним относятся - документы покупки
при списании
Это фактические затраты.
А вот это 
то, в пределах чего вы можете списать.
В пределах норм, а не норму.
Мне кажется, вам нужно пересмотреть норму расхода (назначить комиссию, провести испытания, приказом утвердить реальную норму).
Но в любом случае, если вы на 10-03 оприходовали 20 литров, то списать 21 вы не можете.
У вас фактически только 20 литров, и списать можно только 20 литров.

А почему вы фактическое количество умножаете на норму?
Норма - это сколько должно было быть истрачено бензина на столько то километров таким то автомобилем, считается на основании путевого листа.
А вот фактический расход вы должны сравнить с нормой.
И если фактический расход больше нормы, то списать по норме в НУ, и фактический в БУ, а если меньше - то в размере фактического расхода и в НУ, и в БУ.


Если показания одометра не адекватные, считайте без учета этих показаний.
На 10-03 - учитываем сколько купили бензина.
На основании путевых листов считаем и списываем по норме.
Раз в месяц (например, закрепите порядок признания) сверяйте остатки в баке с остатком на 10 -03 и корректируйте.
Если в учете больше чем в баке - доспишите за счет прибыли.
Если в учете минусы - уменьшайте списание до плюса (или 0) и пересмотрите норму.

Это, как раз, и было сделано. Комиссией было проведено 2 испытания, которые дали практически идентичный результат. И все документально было утверждено. приказами актами и тд.
То, что списать больше, чем есть не получится, это понятно, но у нас учет без контроля остатков. Мы сами проверяем и корректируем или убираем ошибки, которые приводят к минусовым остаткам.Неправильно формулу описал.
(Конец - начало) / 100 * норму
Вот этот вопрос изначально меня и интересовал. Могу ли я это сделать на законных основаниях?
И могу ли сделать это, если расход ГСМ проводится раз в месяц, или нужно проводить расход каждый день, по каждому путевому листу?
Спасибо Вам еще раз за подробные ответы.

Доброго дня.
Почитайте внимательно методические рекомендации Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (ред. от 20.09.2018)"Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", в этом документе "Нормы расхода топлив на 100 км пробега автомобиля".
А вы умножаете фактический расход на норму, а норма - от пробега, марки, и факт нужно сравнить с нормой.
Ваша формула - это корректировка базовой нормы на коэффициенты, учитывающие условия эксплуатации. Норму расхода нужно умножить на этот коэффициент, на пробег в километрах и разделить на 100.
По правилам форума этот вопрос мы подробно обсуждать не можем.
Попробуйте его сформулировать по другому и задать заново, как то так:
Как правильно установить норму и порядок списания ГСМ по норме и по путевым листа.
Я думаю, что с методологией учета у вас не так.
Замечу, что есть еще зимний и летний расход.....
Кроме того, вот есть такое Письмо Минфина - нужны ли вообще нормы расхода:
«На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
Указанные расходы должны отвечать условиям статьи 252 НК РФ, т.е. должны быть обоснованными и документально подтвержденными затратами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом НК РФ не предусмотрено нормирование указанных расходов, а также не установлены правила определения обоснованности таких расходов.
Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р.»
Вопрос: Об учете в целях налога на прибыль затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля. (Письмо Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-07/74189)
Почти тоже самое в Письме:
Вопрос: Об определении обоснованности затрат на топливо для служебного автомобиля в целях налога на прибыль. (Письмо Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283)
И вернемся к вопросу:
Конечно, это методология учета ТМЦ.
В конце периода, какой сами установите в каком то локальном акте (УП, положение о списании ГСМ), предположим, квартал, составляете бухгалтерскую справку, на основании которой корректируете списание согласно купленным билетам 😉, то есть, купленному количеству бензина.
Или подозреваете кого то в подливании бензина в бак, и тогда излишки приходуете (с отнесением в прибыль).
Это вы так же должны установить в локальном акте.
И еще раз напишу - если у вас будут систематически образовываться "минусы", то проверяющие органы заподозрят вот эти действия
не соответствующими действительности.
На здоровье.
Удачи!

Ирина Кости, еще раз огромное Вам спасибо за развернутые ответы.
Начал штудировать указанные распоряжения и письма, видимо мы изначально неправильно рассчитали нормативный расход.
Будем пересчитывать.

Ирина Кости, если можно, подскажите в данной ситуации:
Норма расхода, которую мы получили после фактических замеров, была проведена по такой формуле:
Залив полного бака до отстрела пистолета, фиксация пробега:
24306 км.
Поездки в течении нескольких смен, заливка на той же заправке (и даже на той же колонки) так же до отстрела пистолета, фиксация пробега и количества залитого топлива:
24703 км.
45,18 л
Норма = 45,18 / (24703-24306) * 100 = 45,18 л / 397 * 100 = 11,380 л / 100 км
Норма, которая получилась после второго замера (по такой же формуле) = 11,395 л / 100 км.

Норма, которая получается по Методологии расчета по РАСПОРЯЖЕНИЮ от 14.03.2008 N АМ-23-р:
Qн = 0,01 * Hs* S * (1 + 0,01 *D)
Hs - базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км; = 8,7 л (Автомобиль Peugeot Partner 1.6л 120 л/с 2018 г.в.)
S - пробег автомобиля, км; = 138 км. (по путевому листу)
D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %. = 35% (Москва). Зимний коэффициент пока не учитываем.

Qн = 0,01 * 8,7 * 138 * (1 + 0,01 * 0,35) = 16,208 литров.

Расход при такой формуле получился 11,745 л / 100 км., что по факту не соответствует действительности.
Если расходовать топливо по рекомендуемой методологии расчета расхода, то у нас всегда на конец периода будут минусы, даже больше, чем сейчас.
А если еще зимний коэффициент учесть, то еще больше будут минуса.