С 2020 года меняются реквизиты путевых листов Заполняйте путевые листы по новым правилам в специальном сервисе Попробовать бесплатно
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации
Восстановить Вернуться
Инструкция отправлена
Malinka-kalinka

Как учесть оплату поставщику наличными без подтверждающих документов?

Добрый день! Пришел акт сверки от поставщика, в котором отражена отгрузка на сумму 10 000 р. и две оплаты, одна по ПКО 10 000р. (получается что кто то оплачивал наличкой в магазине), вторая по безналу 10 000 р. Получается висит у нас переплата. А по моим данным переплаты нет,т.к. у меня нет данных по оплате наличкой, у руководителя спрашивала,он говорит ничего там не оплачивал. Подскажите, пожалуйста,что делать в данной ситуации? Ведь акт сверки я подписать не могу с расхождениями и учесть оплату без чека тоже не могу. Может быть можно запросить документы у поставщика? но тогда какие? ведь вторые экземпляры чеков у них не хранятся
ОтветитьНовый вопрос. . .
Ольга Рогова 437 262  балла, г. Ростов-на-Дону
26 октября в 09:45
Доброго дня.
Подписывайте акт  с расхождениями. Ведь поставщик, то же мог   провести оплату на Вас ошибочно.
Бухгалтерия
Заполняйте накладные, акты, счета‑фактуры и ведите бухгалтерию ИП
Malinka-kalinka (автор вопроса) 7  баллов, г. Вологда
26 октября в 10:43
Ольга Рогова, а потом что с этим делать, в следующий раз они нам отгрузят без оплаты и тогда снова будет расхождение..и так бесконечно. Хотелось бы как то выровнять, если я им напишу какой-то официальный запрос документа об оплате,они мне вышлют копию приходного ордера, могу ли я на этом основании списать оплату у себя?
Ольга Рогова 437 262  балла, г. Ростов-на-Дону
26 октября в 11:12
Цитата (Malinka-kalinka):Ольга Рогова, а потом что с этим делать, в следующий раз они нам отгрузят без оплаты и тогда снова будет расхождение..и так бесконечно. 
Будет бесконечно, когда нет порядка . Посмотрите доверенности, которые были выданы за этот период, кому и на что.

Цитата (Malinka-kalinka):  Хотелось бы как то выровнять, если я им напишу какой-то официальный запрос документа об оплате,они мне вышлют копию приходного ордера, могу ли я на этом основании списать оплату у себя?
Вы не задумывались, деньги оплатили, где ТМЦ?
Либо все же оплатили наличкой и  получили ТМЦ, а затем еще продублировали безналичным расчетом.Проведите служебное расследование.
Затем принимайте решение:
Как исправить ошибки прошлого года при сверке с организацией?
Как провести оплату поставщику при отсутствии кассового чека?
Проведение наличного платежа по договору связи
 Как отразить в учете оплату поставщику наличными за прошлый период? Добрый день!
Эксперт Бухонлайна согласен
Malinka-kalinka (автор вопроса) 7  баллов, г. Вологда
26 октября в 12:04
Цитата (Ольга Рогова):Вы не задумывались, деньги оплатили, где ТМЦ?
Либо все же оплатили наличкой и  получили ТМЦ, а затем еще продублировали безналичным расчетом.Проведите служебное расследование.
Ольга Рогова, ТМЦ получены, накладная есть, продублировала безналичным расчетом, поскольку я не знала, что она оплачена наличкой
Ольга Рогова 437 262  балла, г. Ростов-на-Дону
26 октября в 12:17
Цитата (Malinka-kalinka):поскольку я не знала, что она оплачена наличкой
Теперь осталось найти , кто платил наличкой.
Эксперт Бухонлайна согласен
Бухгалтерия
Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в сервисе «Контур.Путевые листы»
Malinka-kalinka (автор вопроса) 7  баллов, г. Вологда
26 октября в 12:55
Ольга Рогова, в накладной стоит подпись руководителя, но он чек найти не может и говорит,что не помнит чтобы что то оплачивал наличкой
Александр Погребс Главный консультант
27 октября в 18:19
Добрый день!
Цитата (Malinka-kalinka):в накладной стоит подпись руководителя, но он чек найти не может и говорит,что не помнит чтобы что то оплачивал наличкой
Поэтому надо попросить у контрагента копии документов об оплате. 
При наличии этого документа, проводите служебное расследование - кто платил и почему нет документов.
Следующий шаг - если двойная оплата подтвердится - принимайте решение, что с ней делать. То ли просить вернуть деньги, то ли зачесть при следующей отгрузке.
Задолженность отражаете у себя.

Вполне возможно, что это ошибка поставщика - не туда разнесла оплату, бывает... Тогда проблем вообще никаких.

Так что - начинайте с копии документа об оплате от поставщика.

Успехов!
Malinka-kalinka (автор вопроса) 7  баллов, г. Вологда
28 октября в 09:19
Александр Погребс, Добрый день! Спасибо большое за ответ. Поставщик говорит, что чеки не сохраняются у них и может прислать только пустой кассовый ордер без подписей и печати,больше никакие копии предоставить не может
Александр Погребс Главный консультант
28 октября в 09:31
Цитата (Malinka-kalinka):может прислать только пустой кассовый ордер без подписей и печати
Это не документ, к сожалению...
Бухгалтерия
Подключиться к системе для обмена электронными счетами‑фактурами
Sveto4Divny 125 968  баллов, г. Новосибирск
28 октября в 09:41
Добрый день.
Цитата (Malinka-kalinka):Поставщик говорит, что чеки не сохраняются у них и может прислать только пустой кассовый ордер без подписей и печати
В смысле - бланк ПКО прислать? Или всё же там будет указано, от кого получены деньги? Для служебного расследования - пойдёт.
Malinka-kalinka (автор вопроса) 7  баллов, г. Вологда
28 октября в 09:45
Александр Погребс, да,я понимаю(  Но как же теперь выравнять акт сверки?

Sveto4Divny, здравствуйте! поставщик прислал мне ПКО заполненный, только без подписей и печати. там указано,что деньги получены от ООО "..." (наша организация) ФИО сотрудника нет
Александр Погребс Главный консультант
28 октября в 10:05
Цитата (Malinka-kalinka):там указано,что деньги получены от ООО "..." (наша организация) ФИО сотрудника нет
А ссылка на накладную, счет или договор есть?
Malinka-kalinka (автор вопроса) 7  баллов, г. Вологда
28 октября в 10:26
Александр Погребс, да, есть. Основание: оплата от покупателя за товар по с/ф .....  от 02,07,2020г
Бухгалтерия
При «удаленке» необходимо обмениваться электронными документами с сотрудниками и контрагентами
Александр Погребс Главный консультант
28 октября в 12:01
Цитата (Malinka-kalinka):да, есть. Основание: оплата от покупателя за товар по с/ф .....  от 02,07,2020г
Получается, действительно, тот, кто покупал товар, заплатил и забыл.
А бухгалтерия оплатила по второму разу. Бывает.

Теперь нужно решать две проблемы:
1) самая простая - нужно с поставщиком составить документ, в котором стороны признают излишнюю оплату и договариваются считать её авансом под следующую поставку;

2) посложнее - что делать с оплатой, которая есть, но по которой нет подтверждающих документов?
Думаю так.
- Приказом руководителя назначается служебное расследование.
- Тот, кто получал товар, пишет объяснительную записку.
- Комиссия по результатам служебного расследования выносит предложение руководителю. Например: "Компенсировать оплату без документов, бухгалтерии учесть в расчетах с поставщиком.  

Чтобы налоговики не сильно приставали, можно компенсировать эту "забытую оплату" с удержанием НДФЛ.

Успехов!
Malinka-kalinka (автор вопроса) 7  баллов, г. Вологда
28 октября в 16:29
Александр Погребс, Спасибо большое!