Елена89

Правомерно ли подписывать документы за 2020 год по ЭДО текущей датой?

Доброе утро! 
Возникла следующая ситуация: ООО на ОСНО (покупатель) имеет заключенный договор поставки с поставщиком. С 2021 года с данным поставщиком перешли на ЭДО, в 2020 году обменивались документами на бумажном носителе.
У поставщика документы на бумажном носителе потерялись и сейчас он нас просит подписать документы за 2020г по ЭДО, оформив при этом дополнительное соглашение от текущей даты, со следующей формулировкой: "Стороны договора также установили, что УПД, договора, акты, дополнительные соглашения и иные документы, подписанные по средствам электронного документооборота за предыдущий период с момента подписания договора между сторонами, имеют полную юридическую силу, считаются подписанными с даты указанной в документе и приравниваются к оригиналам".
На сколько это правомерно? Можем ли мы подписать данные документы сейчас? 
Заранее спасибо!
ОтветитьНовый вопрос. . .
smv_mars 162 409 баллов, г. Омск
4 августа 2021 в 09:09
Добрый день
Цитата (Елена89):У поставщика документы на бумажном носителе потерялись и сейчас он нас просит подписать документы за 2020г по ЭДО
Если ваш поставщик может данные документы выгрузить, значит он так же может их и распечатать.
Я бы попросила все таки предоставить бумажный вариант. Ведь вы у себя в первичку подшили документы с синими печатами, а они по сути должны быть одинаковые и у вас, и у них.
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
Елена89 (автор вопроса) 1 330 баллов, г. Челябинск
4 августа 2021 в 10:43
smv_mars, спасибо за ответ!
Я с вами согласна, но в целом возможен такой вариант подписи документа? Или мы не имеем право подписывать документы прошлых периодов полученные по ЭДО текущей датой? Просто хочется разобраться насколько это правомерно, так как таких много у нас контрагентов сейчас, как покупателей, так и поставщиков, которые просят вот так вот обменяться, если есть недостающие документы...
Заранее спасибо!
smv_mars 162 409 баллов, г. Омск
4 августа 2021 в 10:50
цитата из журнала Время бухгалтера

Возможно ли направление по ЭДО старых первичных документов

21 июня
ВОПРОС:
Дополнительное соглашение о применении ЭДО подписано 1 июля. При этом бумажные акты у клиента не подписаны с марта (карантин). Вправе ли мы в июле (например, 10 числа) направить, а клиент подписать УПД за периоды, начиная с марта? Или акты с марта по июнь акты должны быть подписаны в бумажной форме, а начиная с июля можно подписывать ЭДО?

На практике часть клиентов принимает УПД за любой период, часть только с момента перехода на ЭДО.

ОТВЕТ:
Передача в июле первичных документов за март – июнь по ЭДО возможна. Однако если принимающая сторона уже отразила вычеты по НДС за март в налоговой декларации за 1 квартал 2020 год, то принятие документов посредством ЭДО может повлечь налоговые риски в части признания необоснованным заявления налоговых вычетов. В этой ситуации передача документов должна осуществлять на бумажном носителе. Также позднее получение первичных учетных документов осложняет отражение операций в бухгалтерском учете.
С момента подписания соглашения организации вправе обмениваться документами не на бумажном носителе, а посредством электронного документооборота. В то же время передача в электронной форме запоздавших документов, которые должны были быть переданы до подписания соглашения, может повлечь неблагоприятные последствия для их получателя.
Первичные учетные документы и счета-фактуры (УПД) необходимы принимающей организации для отражения операций в бухгалтерском учете (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также формирования налоговой базы по налогам (ст. 169, ст. п. 1 ст. 171 НК РФ).
Для включения в состав расходов по налогу на прибыль затраты должны быть документально подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ), а налоговый вычет по НДС может быть заявлен только при наличии счета-фактуры (ст. 169 НК).
Бывают ситуации, когда сложно своевременно передать подтверждающие документы контрагенту и бухгалтер отражает операции на основании не оригинала документов, а фото или скан копий, рассчитывая, что к моменту представления отчетности, оригиналы будут получены.
В отличие от бумажного документооборота при ЭДО четко фиксируются даты получения документов и доказать факт отражения в отчетности операций без наличия оригиналов соответствующих первичных документов не составит труда.
Если подтверждающие документы и счета-фактуры успеют поступить до сдачи отчетности, то операции могут быть отражены в декларациях соответствующего периода.
В отношении НДС в абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ прямо прописано, что в случае получения опоздавшего счета-фактуры до даты истечения срока подачи налоговой декларации по НДС за соответствующий период, вычет может быть отражен в периоде принятия товаров (работ, услуг, имущественных прав) к учету.
Однако в отношении счетов-фактур на перечисленный аванс данная норма не распространяется. Вычет НДС придется заявить в периоде получения счета-фактуры (письмо Минфина России от 16.04.2019 N 03-07-09/27004).
Если же оригинал подтверждающих документов и счетов-фактур не получены до момента представления деклараций в налоговый орган, то налоговые вычеты следует отражать в отчетности того периода, когда документы будут получены.
Установленный ст. 174 НК РФ срок сдачи налоговой декларации по НДС – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (кварталом). Обычно декларация по НДС за 1 квартал сдается не позднее 25 апреля (в связи с распространением коронавирусной инфекции в 2020 году срок сдачи налоговой отчетности перенесен на 15 мая 2020). Таким образом, документы за март в случае их поступления 10 июля 2020 будут получены после наступления срока сдачи декларации по НДС, а значит, на основании указанных документов вычеты не могут быть заявлены в декларации за 1 квартал 2020. Если организация уже отразила их в декларации, то ей придется подать уточненную декларацию, доплатить налог и пени (п. 1 и пп. 1 п. 4 ст. 81 Н РФ).
Срок подачи декларации по НДС за 2 квартал 2020 года не переносился и истекает 27.07.2020 (т.к. 25.07.2020 – выходной день). Соответственно, налоговые вычеты на основании документов за апрель – июнь 2020, полученных 10 июля 2020 г., могут быть заявлены в декларации за 2 квартал 2020.
В отношении налога на прибыль ситуация иная. Напомним, что согласно ст. 252 НК РФ налогоплательщик не имеет права учитывать расходы в налоговой базе до того момента, пока он не получит первичные документы. После их получения, у организации получателя есть возможность выбора периода отражения расходов.
Как указал Минфин РФ в письме от 13.04.2016 N 03-03-06/2/21034, неотражение в целях налогообложения прибыли организаций расходов, возникших в прошлых налоговых периодах, но выявленных в текущем отчетном (налоговом) периоде в результате получения первичных документов, является искажением налоговой базы предыдущего налогового периода, следовательно, на указанные операции распространяются положения статьи 54 НК РФ. Согласно этой норме, операции следует отразить в том периоде, к которому они фактически относятся. В этом случае, налогоплательщик подает уточненную декларацию по налогу на прибыль.
Если же в периоде получения первичных документов налогоплательщиком получена прибыль, то поскольку исключение расходов из декларации по налогу на прибыль не повлекла неуплаты налога в бюджет, указанные расходы могут быть включены в налоговую базу периода получения оригиналов первичных документов (п. 1 ст. 54, п. 7 ст. 78 НК РФ, Письмо Минфина России от 06.04.2020 N 03-03-06/2/27064).
Таким образом, с точки зрения налога на прибыль получение запоздавших первичных документов по ЭДО не так принципиально, как в отношении НДС. Можем предположить, что возможно возникновение спора с налоговым органом в отношении даты возникновения переплаты по налогу на прибыль, если налогоплательщик отразит расходы до получения первичных документов в первоначальной, а не в уточненной декларации.
Также следует отметить, что позднее получение первичных документов влечет дополнительную работу по правильному отражению операций в бухгалтерском учете, что также может быть причиной отказа контрагента принять посредством ЭДО документы, которые должны были быть своевременно направлены на бумажном носителе.
Ответ подготовлен Тимошкиной Юлией,
старшим специалистом службы правового консалтинга компании РУНА
Елена89 (автор вопроса) 1 330 баллов, г. Челябинск
4 августа 2021 в 11:09
smv_mars, спасибо Вам большое, за информацию!
Важный бух 213 883 балла, г. Астрахань
4 августа 2021 в 11:35
Цитата (Елена89):У поставщика документы на бумажном носителе потерялись и сейчас он нас просит подписать документы за 2020г по ЭДО
Здравствуйте. По тем документам, по которым у вас уже в учете отражены расходы ?
Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой
Елена89 (автор вопроса) 1 330 баллов, г. Челябинск
5 августа 2021 в 21:16
Важный бух, здравствуйте! Да, все документы от поставщика были отражены в расходах в 2020г. Нами они были получены на бумажном носителе в 2020г. Но, в связи с тем, что поставщиком были утеряны документы, они просят их подтвердить при помощи ЭДО.
Важный бух 213 883 балла, г. Астрахань
6 августа 2021 в 07:42
Цитата (Елена89):Но, в связи с тем, что поставщиком были утеряны документы, они просят их подтвердить при помощи ЭДО.
Доброе утро. В случае утери документов выставляется и подписывается дубликат.   Дубликат документа – это равнозначная замена ранее изданному оригиналу.  (п. 2.1. 28 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения") Вот и пусть выставляют на бумаге. А вы подпишите. ЭДО здесь совершенно не при чем.
Эксперт Бухонлайна согласен
Елена89 (автор вопроса) 1 330 баллов, г. Челябинск
6 августа 2021 в 08:35
Важный бух, доброе утро! Да, нам не хотелось бы подписывать им по ЭДО, но не можем их в этом убедить пока что, они говорят, что это не противоречит действующему законодательству, так как основным является дата приема товара, при подписании по ЭДО мы её ставим, а дата подписи не имеет особого значения. Они отправили нам разъяснения от Диадок: https://www.diadoc.ru/docs/others/acts/raznica
Важный бух 213 883 балла, г. Астрахань
6 августа 2021 в 08:41
Цитата (Елена89):а дата подписи не имеет особого значения.
О как они неправы. Почитайте. Согласна с Александром  https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=503293
Заполните и сдайте всю статистическую отчетность через интернет
Елена89 (автор вопроса) 1 330 баллов, г. Челябинск
6 августа 2021 в 09:18
Важный бух, спасибо большое, за информацию! Возник небольшой вопрос, получается услуги можем принять в том периоде когда они фактически  оказаны, вне зависимости от даты подписи документа по эдо: "Тогда стоит посмотреть на них с той точки зрения, что я написал выше. Что написано в документах, указан ли период оказания этих услуг. И исходя из этого принимайте к учету в том периоде, в котором они фактически оказаны".
А на товар мы не может так поставить? Например:при подписании УПД по ЭДО поставим дату приемки товара например 11.11.2020г (когда товар был фактически нами получен от поставщика, есть и иные подтверждающие документы, что товар получен именно 11.11.2020), а дата подписи будет текущей.
Вы извините, за назойливость, просто хочется разобраться в данном вопросе, потому как нас уже со всех сторон и покупатели и поставщики просят так сделать... 
Заранее спасибо!
Важный бух 213 883 балла, г. Астрахань
6 августа 2021 в 09:30
Цитата (Елена89):подписании УПД по ЭДО поставим дату приемки товара например 11.11.2020г (когда товар был фактически нами получен от поставщика, есть и иные подтверждающие документы, что товар получен именно 11.11.2020), а дата подписи будет текущей.
В вашем случае подпись по ЭДО вообще нелегитимна. Почему, я вам объяснила. Если поставщику нужна ваша подпись, требуйте дубликат на бумаге.
smv_mars 162 409 баллов, г. Омск
6 августа 2021 в 09:32
Цитата (Елена89):А на товар мы не может так поставить? Например:при подписании УПД по ЭДО поставим дату приемки товара например 11.11.2020г (когда товар был фактически нами получен от поставщика, есть и иные подтверждающие документы, что товар получен именно 11.11.2020), а дата подписи будет текущей.
это как?

У вас по ЭДО есть право выбора подписи одной из двух дат: текущая либо дата, когда документ был выписан.
В вашем случае вы собираетесь поставить подпись текущей датой, и если это перенести на бумагу, то у вас в поле где товар принят будет текущая дата.
Если же вы выберете дату 11.11.20, то дата будет соответствовать факту поставки, но вот вашу подпись могут признать недействительной, потому что в то время у вас еще не было электронного документа оборота.

Самый безопасный вариант - это до подписания соглашения о ЭДО первичка на бумаге, после - электронно.
И кто чего хочет не играет никакой роли...
Елена89 (автор вопроса) 1 330 баллов, г. Челябинск
6 августа 2021 в 10:04
Важный бух, smv_mars, Спасибо Вам большое, очень помогли!
Рассчитывайте зарплату по новым правилам
9 августа 2021 в 18:05
Добрый день.
Цитата (Елена89):нам не хотелось бы подписывать им по ЭДО, но не можем их в этом убедить пока что
У вас же есть оригиналы этих документов на бумаге. Если поставщику нужно подтвердить реализацию, пускай оформит дубликат на бумаге.
Конечно, много проще по ЭДО отправить, на почту ходить не надо. Но это же до первой выездной или встречной проверки. И если с поставщика реализацию в любом случае не снимут, то вам-то со своими расходами неприятности зачем?
Елена89 (автор вопроса) 1 330 баллов, г. Челябинск
10 августа 2021 в 12:30
Александра Кривошеева, добрый день! Полностью согласна, настояли на своем с поставщиком, спасибо большое!