Дзераса

Подотчетное лицо оплатило товары для организации личными средствами в 2020 году: можно ли отчитаться в январе 2021 года?

Здравствуйте уважаемые помощники! Мы ООО на упрощенке.
Наш работник в конце 2020 года тратил свои средства на покупку ГСМ, запчасти, хозрасходы для организации, а принес чеки только в конце января 2021 г. И только в середине февраля ему была выдана сумма, причем меньше, чем он затратил. После этого он продолжает быть постоянным подотчетным лицом и получает из кассы сумму то больше, чем он затратил, то меньше. 
Скажите пожалуйста, можно ли было принять его отчет в конце января с прошлогодними чеками? Если да, получается, что авансовый отчет у меня просто будет показывать задолженность организации перед работником, так? Или лучше было оформить его отчет тогда, когда ему была выдана подотчетная сумма в феврале?
Спасибо!
ОтветитьНовый вопрос. . .
Александр Погребс Главный консультант
30 сентября 2021 в 17:04
Добрый денеь!
Цитата (Дзераса):Наш работник в конце 2020 года тратил свои средства на покупку ГСМ, запчасти, хозрасходы для организации, а принес чеки только в конце января 2021 г. И только в середине февраля ему была выдана сумма, причем меньше, чем он затратил. После этого он продолжает быть постоянным подотчетным лицом и получает из кассы сумму то больше, чем он затратил, то меньше. 
Скажите пожалуйста, можно ли было принять его отчет в конце января с прошлогодними чеками? Если да, получается, что авансовый отчет у меня просто будет показывать задолженность организации перед работником, так? Или лучше было оформить его отчет тогда, когда ему была выдана подотчетная сумма в феврале?
Подотчетное лицо должно отчитаться о выданных ему деньгах не позднее трёх дней после срока, на который ему эти деньги выданы.
Соответственно, если он покупал на свои, то сроков для авансового отчёта нет.
Другое дело, что непонятно, почему он в декабре не отчитался? Логично же, когда купил. тогда и принёс и отчитался.
Особенно, когда речь идёт о запчастях, например. Он их что, заранее, про запас купил? Наверняка, купил и сразу поставил на автомобиль.
То же самое с ГСМ. Ведь ГСМ привязано к путевому листу. Путевой лист сдал, как правило, сразу и чеки на заправку отдал...
Всё это вместе наводит на мысль, что чеки к Вашим автомобилям никакого отношения не имеют и были получены не в связи с ремонтом или заправкой Ваших автомобилей.
Причем, мне-то всё равно, а вот налоговики могут весьма заинтересоваться столь большим разрывом в сроках.

Успехов!
Ведите кассовую книгу в электронном виде
1 октября 2021 в 11:32
Александр Погребс, Спасибо большое за ответ! У меня только остается вопрос: т.к. похожая ситуация у нас повторяется регулярно, как быть в будущем? Если он в течении месяца ежедневно (!) будет тратить свои средства на ГСМ и хозрасходы, а подотчетную наличку снимать с банка пару раз в месяц, то как быть? Получается, ему нужно отчитываться почти каждый день, каждый раз составлять авансовый отчет, и в отчетах будет показываться все более нарастающая задолженность организации перед этим лицом. Так можно?
Александр Погребс Главный консультант
1 октября 2021 в 13:10
Добрый день!
Цитата (Дзераса):Получается, ему нужно отчитываться почти каждый день, каждый раз составлять авансовый отчет
Зачем каждый день?
Можно каждый месяц.
Кассовые чеки нужны при подсчете расходов на УСМ по путевому листу. Когда обрабатываете путевые листы, кассовые чеки уже должны быть под рукой.

Цитата (Дзераса):и в отчетах будет показываться все более нарастающая задолженность организации перед этим лицом. Так можно?
Можно. Если подотчетнику не нужны деньги, то можете тянуть с оплатой своих долгов перед ним...

Успехов!
1 октября 2021 в 15:55
Александр Погребс, спасибо!
Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами