Бух333

Как наладить в организации сверку с контрагентами?

Здравствуйте, интересно мнение, как у вас налажен процесс в организации по сверке взаиморасчетов. У нас с каждым кварталом все хуже и хуже. Три организации, контрагентов очень много. Бухгалтерия (2 человека) распечатывает акты сверок по тем контрагентам с кем были обороты в этом квартале, подписывает в 2-х экземплярах и раздает менеджерам, которые работают с конкретными фирмами. Достаточно сдать обратно хотя бы подписанный скан... И вот каждый квартал у нас доходит до скандала, что менеджерам это не нужно, это нужно бухгалтерии, сейчас мы дадим вам контакты и сами запрашивайте свои акты и прочее, и вообще мы очень заняты нам не до ваших каких-то актов сверок...
Хочется узнать мнения и послушать как это происходит в других организациях?
Olya_Buh 0 баллов
20 октября 2021 в 09:47
Добрый день,

Работаю в транспортной компании гл. бухгалтером 4й год. Раньше были на аутсорсинге.
Естественно менеджерам бумаги не интересны, у них свои показатели эффективности.
Но тем не менее порядок навести удалось:
1. Простите за выражение, "долбить" в темечко каждый квартал.  Это что касается сверки взаиморасчетов с покупателями, то на них мало рычагов, т.к. в 99% клиент всегда прав, а долги свои подтверждать не хочется некоторым.
2. По поставщикам все проще - остановка оплат полностью, до предоставления оригиналов документов.  
Как то так))
Сверьтесь с контрагентами через интернет
20 октября 2021 в 11:23
Olya_Buh, у вас бухгалтерия отправляет сверки поставщикам и покупателям?
Сергей Новиков Главный редактор
20 октября 2021 в 14:19
Добрый день!

Возможно, вам пригодится:

https://www.buhonline.ru/pub/tks/2019/1/14295
Alti 5 490 баллов, г. Магнитогорск
21 октября 2021 в 09:06
Цитата (Бух333):Три организации, контрагентов очень много. Бухгалтерия (2 человека) распечатывает акты сверок по тем контрагентам с кем были обороты в этом квартале, подписывает в 2-х экземплярах и раздает менеджерам, которые работают с конкретными фирмами. Достаточно сдать обратно хотя бы подписанный скан... И вот каждый квартал у нас доходит до скандала, что менеджерам это не нужно, это нужно бухгалтерии, сейчас мы дадим вам контакты и сами запрашивайте свои акты и прочее, и вообще мы очень заняты нам не до ваших каких-то актов сверок...
Добрый день. 
На моем опыте, когда я тоже "в одиночку" "билась" с менеджерами, вплоть до категоричного отказа мной выплаты им премиальных до сдачи актов сверки , мне директор "наслушавшись" как менеджерам некогда заниматься "ерундой", а надо продавать,  как им тяжело живется и т.д. и т.п.,  говорил мне что ничего страшного нет, если нет подписанных актов сверки, а через 5 лет обнаружив кражу менеджерами денег (брали от покупателей, и не вносили в кассу) на протяжении этих 5 лет, директор спросил у меня, почему нет актов сверки, ведь такие вопросы и мне и ему задавали и следователи,  и юристы, те же покупатели, даже те же самые менеджеры, и  у них всех был вопрос "Куда смотрела ваша бухгалтерия?"..... и это только одна из многих ситуаций по актам сверки
1. Надо утвердить графиком документооборота, или отдельным приказом - сроки выдачи актов сверки, а также сроки сдачи подписанных актов сверки, кому они выдаются (принцип определения), каким образом выдаются
Начать с руководства, и объяснить - что акты сверки нужны не бухгалтерии, а всей организации, это контроль и учет, за который отвечает не только бухгалтер, но и руководитель, и это не ваш бизнес, соответственно не ваша "война" с менеджерами,  решение принимать только директору и письменно. 
Далее сесть коллективно с менеджерами и разработать наиболее удобные для всех сроки и методы и схемы,  будете вы им на электронку отправлять, или бумажные раздавать , под расписку в журнале 
Да и получать от них подписанные акты сверки - тоже под расписку в журнале - избежите многих разборок. 
Разъяснить менеджерам, что такое ЭДО, и что вы бухгалтера, сможете помочь им подписать акт сверки, именно помочь, т.е. менеджер выясняет есть ли у покупателя ЭДО, договаривается с ним о подписании через ЭДО, вы только отправите и примите в ЭДО. 
Также в приказе учтите - принимать сканы подписанных актов сверки, хотя это чревато... Лучше в приказе написать "оригинал", а далее если будут сканы - через служебку директору - подпишет принять - вы примите 
Предусмотрите меры поощерения и меры "депремирования" - вот это больше всего действует на менеджеров
Вмените  через руководство  контроль за сроками сдачи начальникам менеджеров (кто их курирует) ,  вот пусть они и разговоривают с менеджерами,  и не надо бухгалтерам биться с каждым менеджером, только факты - есть или нет 
Я делала списки - и высылала эти списки, совместно с актами сверки на эл. почту  менеджерам, и  одновременно ставила в копию зам.директору. Далее делала промежуточный отчет - списки сданных и несданных актов сверки - отправляла уже зам. директору, менеджеры сами вели мой же список- мы сверялись с ними перед промежуточным отчетом, но копию этого отчета отправляла уже директору. После срока сдачи- уже докладная директору со списком несданных, удобно в эл. почте- видны даты, время, всем все видно и уже "непереиначить".
Так как высылала не подписанные акты сверки- со своей стороны я подписывала, только если есть уже подпись покупателя 😉
Пройти подготовку на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А, В) при ОСНО
JacksonS 12 837 баллов
21 октября 2021 в 09:15
Бух333,  доброе утро.
  Руководитель одной из фирм, которая у нас на обслуживании ввел премию 5000 руб. за все своевременно сданные сверки. так менеджеры бегают наперегонки, чтобы быстрее сдать ))) Зато людей это мотивирует работать эффективнее.