Андрей2406спросил15 марта в 17:00
 118 просмотров 

Верно ли в ООО оформляются и подписываются документы при приеме ТМЦ на склад?

Добрый день!

Мы - рекламное агентство (ООО на УСН 15%), предоставляем услуги по изготовлению полиграфической и сувенирной продукции с логотипом заказчика. Регулярно к нам в офис привозят готовую продукцию,  либо наши курьеры доставляют продукцию напрямую с производства заказчику.
Организация относится к микропредприятию, в штате всего 3 сотрудника: Генеральный директор он же главбух,  дизайнер и менеджер по продажам. Курьеры у нас самозанятые. В связи с отсутствием склада и кладовщиков, прошу помочь разобраться, верно ли мы принимаем товар с точки зрения бухучёта.

Последовательность такая:
1. Получаем товарные накладные или УПД у поставщиков (в бумажном виде или электронно в системе ЭДО).
2. Электронные документы от поставщиков в системе ЭДО подписывает ген.директор при помощи ЭП.
3. На дизайнера, как на сотрудника, у которого больше свободного времени возложена обязанность (Приказ Ген.дира о наделении правом подписи) приёма и подписания бумажных первичных документов от поставщиков. Дизайнер расписывается в 2 графах накладной - Груз принял и Груз получил, аналогично в 2 графах в УПД, а также ставит штамп с номером приказа. 
4. Далее дизайнер (он обучен это делать 😀) заносит полученные в электронном и бумажном виде документы в 1С, в раздел - Покупки - Поступление (акты, накладные, УПД). При этом на бумажную первичку он ставит штамп "ПРИХОДНЫХ ОРДЕР № ____", пишет порядковый номер из 1С,  дату оприходования и свою подпись со штампом приказа и подшивает в папки "Полученные накладные, акты, УПД".
5. Все дальнейшие операции по ведению бухучёта осуществляет ген.директор.

Собственно, вопрос в том, есть ли в этой схеме (п.1-4) какие-то подвохи? В частности:

1. Ген.директор всегда в запаре, поэтому дизайнеру и были поручены вышеизложенные обязанности. Верно ли оформлены документы на дизайнера, чтобы он мог выполнять эту работу? Нужно ли оформлять договор о полной материальной ответственности на дизайнера?
2. Могут ли быть какие-то проблемы, из-за того что этим занимается сотрудник с должностью дизайнер?
3. Верно ли мы делаем оприходование товара? То есть отдельный ордер мы не выписываем (чтобы не городить кучу документов). Ордером служит полученная первичка от поставщика, на которую мы ставим штамп "ПРИХОДНЫХ ОРДЕР".
4. Копии электронных документов первички мы нигде не храним. В папки подшиваются только бумажные документы от тех поставщиков, которые не работают в ЭДО. Электронные документы мы только заносим в 1С и всё, а хранятся они в системе ЭДО.
Новый вопрос Ответить
Главный консультант
Добрый день!

С точки зрения оформления прихода товара, на первый взгляд, всё нормально.
А оформление передачи товара заказчику занимается уже кто-то другой?
Кто-нибудь состыковывает "приход" и "расход"?

Успехов!
Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в специальном сервисе
Андрей2406Автор вопроса
57 баллов
Александр Погребс, 
Благодарю за ответ!

Цитата (Александр Погребс):А оформление передачи товара заказчику занимается уже кто-то другой?
Кто-нибудь состыковывает "приход" и "расход"?
Да,  Дизайнер только помогает принимать товар и заносить в 1С документы по поступлению. Отгрузкой товара заказчику в основном занимается менеджер по продажам (на него также оформлен приказ) и ген.директор.

Подскажите, пожалуйста:
1. Нужно ли оформлять на дизайнера договор на материальную ответственность с учётом вышеизложенного алгоритма его работы по приёмке товара?
2. Правильно ли то, что он расписывается не только в графе Груз принял, но и в графе Груз получил? Читал, что в графе Груз получил должен расписываться ответственный за отражение операции в хозяйственной деятельности.
3. Правильно ли мы выписываем ордер, как описано в первом посте (ставим штамп "ПРИХОДНЫХ ОРДЕР" на первичку поставщика)?
Главный консультант
Добрый день!
Цитата (Андрей2406):1. Нужно ли оформлять на дизайнера договор на материальную ответственность с учётом вышеизложенного алгоритма его работы по приёмке товара?
О какой материальной ответственности идёт речь, если он не отвечает за хранение ТМЦ, да и самих ТМЦ в глаза не видит.
Он отвечает только за оформление учетных операций. Вот за это и должен нести ответственность. Вот только не материальную, а дисциплинарную.

Цитата (Андрей2406):2. Правильно ли то, что он расписывается не только в графе Груз принял, но и в графе Груз получил? Читал, что в графе Груз получил должен расписываться ответственный за отражение операции в хозяйственной деятельности.
Думаю, что правильно, если товар привозят к Вам. А если получение товара на складе поставщика, то явно "получил" кто-то другой...

Цитата (Андрей2406):3. Правильно ли мы выписываем ордер, как описано в первом посте (ставим штамп "ПРИХОДНЫХ ОРДЕР" на первичку поставщика)?
Да, такой штамп - дело хорошее.

Успехов!
Андрей2406Автор вопроса
57 баллов
Благодарю!
Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами