Нужно ли возмещать расходы по авансовому отчету, если согласно путевому листу расход ГСМ больше, чем по чекам?

Question

Добрый день!Организация на ОСНО, не транспортная компания.Периодически возникает потребность у сотрудников передвигаться на&#160; личном авто в служебных целях. Отчитываются данные сотрудники по авансовому отчету, к которому прикладывают путевой лист и чеки. Ранее путевые листы не велись, а составлялись только маршрутные (сотрудники не перевозят пассажиров и грузы), но с 2023 года мы ввели путевой лист. И согласно данному путевому листу получается иногда ,что расход больше, чем предоставлено чеков на гсм. Ранее мы возмещали только по чекам. Если есть чек и пройденное расстояние соответствует, то и выплачивали сумму. Сейчас вот впервые возникла ситуация, что сотрудник затратил свой гсм, который был в баке и поэтому заправился на сумму меньше. Как быть в данной ситуации?Спасибо заранее!

Nataly S · Answer

Добрый день!Цитата (OlgaKobtseva):Организация на ОСНО, не транспортная компания.Периодически возникает потребность у сотрудников передвигаться на&#160; личном авто в служебных целях.&#160;Как оформлено использование личного транспорта в служебных целях, аренда или компенсация в соответствии условиями трудового договора?

OlgaKobtseva · Answer

Nataly S, здравствуйте, договор аренды не заключен.
Создан приказ, по которому перечислены должности, которые могут использовать личный авто для служебных поездок и имеют право на возмещение гсм.

Nataly S · Answer

Цитата (OlgaKobtseva):Создан приказ, по которому перечислены должности, которые могут использовать личный авто для служебных поездок и имеют право на возмещение гсм.

Этого мало.
Выплаченные денежные средства будут считаться доходом работников. И учесть стоимость топлива в расходах не получится.
Нужно подписать доп.соглашения к трудовым договорам в порядке статьи 188 ТК:

Цитата:При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Почитайте https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2012/6/6156

OlgaKobtseva · Answer

Nataly S, получается, что с каждым работником, который использует личный авто, заключается доп.соглашение. Но руководство согласовало только компенсацию расходов, понесенных за гсм. То есть компенсацию по чекам, предоставленным в бухгалтерию с авансовым отчетом и путевым листом. Но в путевом листе получается литраж больше, чем по чекам. Как отражать это в учете?

И еще вопрос, если подписывать это соглашение, то тогда нужно фиксированную сумму обозначить, но ведь она может варьироваться в зависимости от дальности/количества поездок сотрудника

Цитата (ст. 188 ТК):Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Если я правильно поняла статью, то наш вариант - это компенсация.

Цитата (Алексей Крайнев):Плюсы:
Не нужно заключать дополнительный договор;
Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
Работник получает дополнительное вознаграждение;
Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.
Минусы:
Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

Но исходя из этого, компания может нарваться на определенные риски...

17 марта

Nataly S · Answer

Цитата (OlgaKobtseva):Но в путевом листе получается литраж больше, чем по чекам. Как отражать это в учете?

Прежде чем что-то отражать в учете, нужно определиться с характером операции.
В данном случае при отсутствии договора аренды или доп.соглашения к трудовому договору правовой аспект выплат не определен, остается признавать выплату в пользу работника, облагаемую взносами и НДФЛ (статьи 420, 422, 217 НК). Такой вариант устраивает руководство? Если устраивает, то проводите выплату через счет 73 и удерживаете НДФЛ при выплате компенсации.

Цитата (OlgaKobtseva):И еще вопрос, если подписывать это соглашение, то тогда нужно фиксированную сумму обозначить,

Не обязательно фиксированную.

OlgaKobtseva · Answer

Nataly S, посмотрите, пожалуйста, такой вариант ДС вполне рабочий же?
Получается у нас есть: Приказ, Доп.соглашение, АО с предоставленными чеками и путевым листом. После утверждения руководителем АО тогда можно выплачивать компенсацию по чеку сотруднику?

1. Работник с «___»________________20___г. с согласия и в интересах Работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей использует личное транспортное средство (далее - автомобиль) ____________________________________________________________,
(указать марку, модель, государственный регистрационный номер, др. характеристики транспортного средства) который принадлежит Работнику на праве собственности, свидетельство о регистрации ТС __________________________________.
(серия, номер)
2. Работодатель обязуется возмещать Работнику расходы на ГСМ согласно предоставленным чекам, возникшие в результате служебной поездки.
3. Основанием для выплаты Работнику компенсации расходов ГСМ является составленный Работником авансовый отчет.
4. Для получения компенсации Работник обязан предоставить в бухгалтерию Работодателя документы, подтверждающие величину произведенных расходов (кассовые чеки ГСМ)
5. Компенсация выплачивается в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового отчета руководителем.
6. Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение Правил дорожного движения, а также за ущерб, нанесенный третьим лицам вследствие нарушения Правил дорожного движения.
7. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора №______ от «___»________________г. и вступает в силу с момента его подписания.
8. Настоящее дополнительное соглашение действует до прекращения/расторжения указанного трудового договора. Дополнительное соглашение может быть досрочно расторгнуто, в случае если у Работодателя отпадет необходимость использования Работником личного автомобиля в служебных целях.
9. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, каждый из которых имеет юридическую силу. Один экземпляр соглашения хранится у Работодателя, другой - у Работника.

5 часов назад

Nataly S · Answer

Цитата (OlgaKobtseva):8. Настоящее дополнительное соглашение действует до прекращения/расторжения указанного трудового договора. Дополнительное соглашение может быть досрочно расторгнуто, в случае если у Работодателя отпадет необходимость использования Работником личного автомобиля в служебных целях.Считаю, что нужно будет не расторгать доп. соглашение, так как оно стало частью трудового договора, а заключать новое доп.соглашение о том, что с такого-то числа ТС работника не используется.

OlgaKobtseva · Answer

Nataly S, спасибо большое, за дополнения.
А как быть если сотрудницу по служебным делам возил её муж? Ведь согласно статьи 188 ТК РФ работодатель обязан выплачивать компенсацию при использовании работником в служебных целях личного имущества.
Получается нужно составить два договора- договор аренды автомобиля и договор на оказание услуг управления автомобилем с родственником сотрудника? И точно также приложить авансовый с чеками?

5 часов назад

OlgaKobtsevaспросила17 марта в 13:08 160 просмотров Кассовые операции Нужно ли возмещать расходы по авансовому отчету, если согласно путевому листу расход ГСМ больше, чем по чекам? Добрый день! Организация на ОСНО, не транспортная компания. Периодически возникает потребность у сотрудников передвигаться на личном авто в служебных целях. Отчитываются данные сотрудники по авансовому отчету, к которому прикладывают путевой лист и чеки. Ранее путевые листы не велись, а составлялись только маршрутные (сотрудники не перевозят пассажиров и грузы), но с 2023 года мы ввели путевой лист. И согласно данному путевому листу получается иногда ,что расход больше, чем предоставлено чеков на гсм. Ранее мы возмещали только по чекам. Если есть чек и пройденное расстояние соответствует, то и выплачивали сумму. Сейчас вот впервые возникла ситуация, что сотрудник затратил свой гсм, который был в баке и поэтому заправился на сумму меньше. Как быть в данной ситуации? Спасибо заранее! Новый вопрос Ответить

Nataly S 466 481 балл 17 марта в 13:25 Добрый день! Цитата (OlgaKobtseva): Организация на ОСНО, не транспортная компания. Периодически возникает потребность у сотрудников передвигаться на личном авто в служебных целях. Как оформлено использование личного транспорта в служебных целях, аренда или компенсация в соответствии условиями трудового договора? 17 марта (Изменено)

Ведите кассовую книгу в электронном виде Вести бесплатно

OlgaKobtsevaАвтор вопроса г. Санкт-Петербург137 баллов 17 марта в 13:47 Nataly S, здравствуйте, договор аренды не заключен. Создан приказ, по которому перечислены должности, которые могут использовать личный авто для служебных поездок и имеют право на возмещение гсм. 17 марта

Nataly S 466 481 балл 17 марта в 14:58 Цитата (OlgaKobtseva):Создан приказ, по которому перечислены должности, которые могут использовать личный авто для служебных поездок и имеют право на возмещение гсм. Этого мало. Выплаченные денежные средства будут считаться доходом работников. И учесть стоимость топлива в расходах не получится. Нужно подписать доп.соглашения к трудовым договорам в порядке статьи 188 ТК: Цитата:При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Почитайте https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2012/6/6156 17 марта

OlgaKobtsevaАвтор вопроса г. Санкт-Петербург137 баллов 17 марта в 15:34 Nataly S, получается, что с каждым работником, который использует личный авто, заключается доп.соглашение. Но руководство согласовало только компенсацию расходов, понесенных за гсм. То есть компенсацию по чекам, предоставленным в бухгалтерию с авансовым отчетом и путевым листом. Но в путевом листе получается литраж больше, чем по чекам. Как отражать это в учете? И еще вопрос, если подписывать это соглашение, то тогда нужно фиксированную сумму обозначить, но ведь она может варьироваться в зависимости от дальности/количества поездок сотрудника Цитата (ст. 188 ТК):Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Если я правильно поняла статью, то наш вариант - это компенсация. Цитата (Алексей Крайнев):Плюсы: Не нужно заключать дополнительный договор; Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС; Работник получает дополнительное вознаграждение; Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами. Минусы: Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах; Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр; Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами. Но исходя из этого, компания может нарваться на определенные риски... 17 марта

Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами Заполнить бесплатно

Nataly S 466 481 балл 18 марта в 01:51 Цитата (OlgaKobtseva):Но в путевом листе получается литраж больше, чем по чекам. Как отражать это в учете? Прежде чем что-то отражать в учете, нужно определиться с характером операции. В данном случае при отсутствии договора аренды или доп.соглашения к трудовому договору правовой аспект выплат не определен, остается признавать выплату в пользу работника, облагаемую взносами и НДФЛ (статьи 420, 422, 217 НК). Такой вариант устраивает руководство? Если устраивает, то проводите выплату через счет 73 и удерживаете НДФЛ при выплате компенсации. Цитата (OlgaKobtseva):И еще вопрос, если подписывать это соглашение, то тогда нужно фиксированную сумму обозначить, Не обязательно фиксированную. 18 марта (Изменено)

OlgaKobtsevaАвтор вопроса г. Санкт-Петербург137 баллов в 16:36 Nataly S, посмотрите, пожалуйста, такой вариант ДС вполне рабочий же? Получается у нас есть: Приказ, Доп.соглашение, АО с предоставленными чеками и путевым листом. После утверждения руководителем АО тогда можно выплачивать компенсацию по чеку сотруднику? 1. Работник с «___»________________20___г. с согласия и в интересах Работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей использует личное транспортное средство (далее - автомобиль) ____________________________________________________________, (указать марку, модель, государственный регистрационный номер, др. характеристики транспортного средства) который принадлежит Работнику на праве собственности, свидетельство о регистрации ТС __________________________________. (серия, номер) 2. Работодатель обязуется возмещать Работнику расходы на ГСМ согласно предоставленным чекам, возникшие в результате служебной поездки. 3. Основанием для выплаты Работнику компенсации расходов ГСМ является составленный Работником авансовый отчет. 4. Для получения компенсации Работник обязан предоставить в бухгалтерию Работодателя документы, подтверждающие величину произведенных расходов (кассовые чеки ГСМ) 5. Компенсация выплачивается в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового отчета руководителем. 6. Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение Правил дорожного движения, а также за ущерб, нанесенный третьим лицам вследствие нарушения Правил дорожного движения. 7. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора №______ от «___»________________г. и вступает в силу с момента его подписания. 8. Настоящее дополнительное соглашение действует до прекращения/расторжения указанного трудового договора. Дополнительное соглашение может быть досрочно расторгнуто, в случае если у Работодателя отпадет необходимость использования Работником личного автомобиля в служебных целях. 9. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, каждый из которых имеет юридическую силу. Один экземпляр соглашения хранится у Работодателя, другой - у Работника. 5 часов назад

Nataly S 466 481 балл в 16:44 Цитата (OlgaKobtseva):8. Настоящее дополнительное соглашение действует до прекращения/расторжения указанного трудового договора. Дополнительное соглашение может быть досрочно расторгнуто, в случае если у Работодателя отпадет необходимость использования Работником личного автомобиля в служебных целях. Считаю, что нужно будет не расторгать доп. соглашение, так как оно стало частью трудового договора, а заключать новое доп.соглашение о том, что с такого-то числа ТС работника не используется. 5 часов назад

Проверить работника или самозанятого Начать проверку

OlgaKobtsevaАвтор вопроса г. Санкт-Петербург137 баллов в 17:03 Nataly S, спасибо большое, за дополнения. А как быть если сотрудницу по служебным делам возил её муж? Ведь согласно статьи 188 ТК РФ работодатель обязан выплачивать компенсацию при использовании работником в служебных целях личного имущества. Получается нужно составить два договора- договор аренды автомобиля и договор на оказание услуг управления автомобилем с родственником сотрудника? И точно также приложить авансовый с чеками? 5 часов назад