Правильная регистрация доверенностей

Регистрация оформленных доверенностей

Пункт 6 Инструкции обязывает бухгалтерию предприятия, на которую возложены функции по оформлению и выдаче доверенностей, регистрировать доверенности. Согласно общему порядку выданные доверенности регистрируются в корешке книжки доверенностей, то есть в отрывной части доверенности по форме N М-2. Предварительно все листы книжки доверенностей нумеруются (аналогичный номер проставляется на самой доверенности), на последнем листе за подписью главного бухгалтера делается надпись о количестве листов книжки.
Если же получение ТМЦ по доверенностям носит в организации массовый характер, то регистрацию доверенностей можно производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале "Учет выданных доверенностей", содержащем графы, аналогичные графам отрывной части доверенности по форме N М-2. В этом случае для составления самих доверенностей используется форма N М-2а.
Практически вся информация в корешках и журнале регистрации дублирует сведения, отраженные в доверенности. Особое внимание стоит обратить лишь на графу 8 "Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения". Так, п. 7 Инструкции предписывает лицам, на которых выписана доверенность, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (неважно, полностью или частично) представить в бухгалтерию предприятия документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу. Это отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные складским работником.
Регистрация доверенностей реализует в первую очередь задачи контроля за движением ТМЦ и действиями работников (например, для целей применения мер материальной ответственности).
"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", 2010, N 2

Учет доверенностей по форме N М-2а ведется с использованием журнала учета выданных доверенностей с заранее пронумерованными и прошнурованными листами. Рекомендуемая форма журнала учета доверенностей должна содержать следующие графы:
- N доверенности;
- дата выдачи доверенности;
- срок действия;
- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;
- наименование поставщика;
- N и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения;
- расписка лица, получившего доверенность, и др.
После регистрации доверенности в журнале работник организации, получающий материально-производственные запасы, обязан расписаться в доверенности.

При использовании формы N М-2 отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему МПЗ, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации.
Таким образом, доверенности по форме N М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу. На последнем листе книги, составленной из корешков доверенностей (за месяц, квартал либо год), делается надпись за подписью главного бухгалтера: "В настоящей книжке пронумеровано _____ листов". Количество листов пишется прописью.
Однако учет доверенностей можно вести другим способом, при котором чистые бланки доверенностей нужно предварительно сброшюровать и пронумеровать в книгу (по 50 или 100 штук), а затем по мере заполнения каждую доверенность отрывать, оставляя в книге корешок.

А мы выдаем доверенность сотруднику вместе с отрывной частью, на которой организация, отпускающая МПЗ ставит отметку. После чего сотрудник сдает корешок с отметкой в бухгалтерию. А регистрируем доверенности в журнале учета.

Дайте, пожалуйста, ссылку на документ, в котором говорится, что надо на корешке ставить отметку поставщика.

А нумерация доверенностей обязательно должна быть в хронологическом порядке? Или можно нумеровать так: Доверенность от 31.05.10 №1П и доверенность от 31.05.10 №1Б? Т. е. мне нужно нумеровать в хронологическом порядке в разрезе одной буквы.

я тоже так делаю

Спасибо большое!!!

Наш предыдущий главбух тоже так делал. А ведь это совсем неправильно. Я абсолютно согласна с melik. Есть действующая по сей день Инструкция от 14 января 1967 г. N 17 "О порядке выдачи доверенностей
на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности". в п.6 данной инструкции всё четко прописано. Корешки доверенностей никому отдавать нельзя. Они остаются в бухгалтерии и служат для регистрации выданных доверенностей:

п.6 "При выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей"

Более того:

"В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ________ листов". Количество листов указывается прописью."