AntoninaFспросил9 января 2024 в 10:50
 4 674 просмотра 

При подписании по ЭДО документов ЭЦП с МЧД не заполняется должность работника: что делать?

Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, сталкивался ли кто-то уже с подобным вопросом и как вы его решали. При подписании соответствующих форматам ФНС электронных документов ЭЦП с МЧД в первичке не проставляется должность, т.к. эта ЭЦП для физического лица (представителя), а не для сотрудника конкретной компании. В МЧД в свою очередь должность тоже нигде не указывается. Получается, что новый порядок подписания документов по ЭДО препятствует заполнению первичных бухгалтерских документов со всеми обязательными реквизитами (в частности, не заполняется должность лица). Что можно с этим поделать? Когда я в последний раз спрашивала у МинФина про указание должности ИП в документах, мой вопрос расценили как рассмотрение частной хозяйственной ситуации и отвечать не стали вообще, и есть подозрение, что сейчас будет примерно так же.
Спасибо.
Новый вопрос Ответить
Добрый день.
Цитата (AntoninaF):При подписании соответствующих форматам ФНС электронных документов ЭЦП с МЧД в первичке не проставляется должность, т.к. эта ЭЦП для физического лица (представителя), а не для сотрудника конкретной компании. В МЧД в свою очередь должность тоже нигде не указывается. Получается, что новый порядок подписания документов по ЭДО препятствует заполнению первичных бухгалтерских документов со всеми обязательными реквизитами (в частности, не заполняется должность лица). Что можно с этим поделать? Когда я в последний раз спрашивала у МинФина про указание должности ИП в документах, мой вопрос расценили как рассмотрение частной хозяйственной ситуации и отвечать не стали вообще, и есть подозрение, что сейчас будет примерно так же.
Прежде всего, какую должность Вы хотели указывать?
Должность того физического лица, который действует по доверенности? Так она никому не интересна. И не нужна.
Или должность того руководителя, от имени которого он подписывает документ по доверенности? Так эта должность "зашита" в самой форме и второй раз её указывать не имеет смысла...

Успехов!
Конструктор учетной политики на 2025 год для УСН и ОСНО
Реклама 16+. Реквизиты
AntoninaFАвтор вопроса
10 баллов
Цитата (Александр Погребс):Прежде всего, какую должность Вы хотели указывать?
Добрый день, Александр. Спасибо большое за отклик.

Ст.9 ФЗ №402-ФЗ говорит о том, что в первичном документе необходимо указать "наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события".

Я хочу увидеть в докумете должность представителя, который подписывает своей подписью документ. Должность генерального директора зашита в его ЭЦП, а также она использовалась при формировании МЧД для сотрудника. Визуально ни одна должность не фигурирует в электронном УПД или Акте.
До внедрения МЧД, при которых используется ЭЦП для физических лиц, все получали так называемую ЭЦП "для сотрудника", где уже была зашита должность на этапе изготовления сертификата. Соответственно, в акт и УПД эта должность также автоматически вставала при электронном документообороте.

Сейчас получается, что в УПД должность представителя не встает вообще (ни в поле отгрузки, ни в поле ответственного за оформление лица), даже если этот представитель является сотрудником компании. Информация о должности представителя не используется ни при изготовлении сертификата, ни при формировании МЧД. ФИО представителя встает в УПД рядом с "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" без указания должности этого иного уполномоченного лица. То же происходит и с электронным актом в формате xml.

Возможно, я воспринимаю требования ФЗ №402-ФЗ слишком буквально, но сказано, что должна быть должность, и я ищу эту должность. Судя по информации, которую я почерпнула с сайта налоговой на эту тему, для налогового учета им эта должность не особо нужна. Но бухгалтерский учет вызывает в этом плане сомнения. Не является ли документ недействительным просто из позиции отсутствия одного из обязательных реквизитов, когда у представителя фактически есть должность в компании?

Спасибо еще раз за помощь.
Да, Вы, действительно, слишком буквально пытаетесь привлечь Закон о бухгалтерском учете к электронному документообороту.

В Законе речь идёт о первичном учетном документе.
А в документообороте между двумя контрагентами применяются документы, которые не обязаны иметь все реквизиты первичных документов.
Раньше любая накладная, любой счет или позднее УПД, считался первичным учетным документом и это было незыблемо.

А когда дело дошло до электронного документооборота, то некоторые принципы оформления первичных документов при составлении документов оборота между контрагентами ушли в сторону, как невозможные к исполнению.
 
В электронном документообороте между предприятиями существует только несколько должностей, которые обязательны к использованию.
Это либо сам генеральный директор либо за него доверенное лицо.
Так вот, при подписании по МЧД не имеет значения, какую должность занимает доверенное лицо. Он подписывается за руководителя. По доверенности.

Цитата (AntoninaF):Ст.9 ФЗ №402-ФЗ говорит о том, что в первичном документе необходимо указать "наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события".
Так вот, даже в законе все упомянутые должности относятся к тем лицам за которые подписывается доверенное лицо.

Если в подписанном УПД не хватает реквизитов, чтобы считать его первичным бухгалтерским документом, либо добавьте туда необходимые реквизиты (только не должность доверенного лица - только должности, за которые он расписывается). Если это невозможно сделать в электронном документе, сделайте к нему полноценный первичный документ - Приходный или расходный Акт... Вплоть до Записки бухгалтера. 

При переходе на электронный документооборот, Вы должны были прежде всего перестроить и свой внутренний документооборот. С учетом возможности и невозможности электронных документов в свете требований Закона о бухучете.

Успехов!