Пожар в офисе

Question

Добрый вечер. Сегодня ночью из за грозы у нас произошло замыкание проводов, сгорело несколько компьютеров, склад товаров и прудукции, а также архив и бухгалтерия с 2000 года. Подскажите пожалуйста, что делать с чего начинать. Как востанавливать отчетность, весь бухгалтеркий учет, а такж зарплату и кадры. все уставные документы, свидетельства из налоговой. Одним словом сгорела вся бухгалтерия. Нужно ли вообще его востанавливать или начинать работать с чистого листа.

Александра Кривошеева · Accepted Answer

Сочувствую очень. Просто слов нет... Не дай бог никому больше!
Простите, что цитата будет длинной. Но думаю, что для Вас сейчас важно все из написанного ниже:

Что делать, если документы сгорели.
Законодательство не предусматривает никаких поблажек «погорельцам». Статья 17 закона о бухгалтерском учёте обязывает предприятия хранить первичные учётные документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов в течение четырёх лет (п. 8 ст. 23 НК РФ).
Произошёл пожар (залив, кража), в результате которого утеряны бухгалтерские документы. Ситуация неприятная, но вполне возможная. Обязанности руководителя организации определены пунктом 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте (утв. Минфином СССР 29.07.83 ¹ 105). В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи документов. В эту комиссию в необходимых случаях должны входить представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если произошёл залив, следствием которого явилась гибель документов, то к работе в комиссии необходимо привлечь представителей организаций, отвечающих за эксплуатацию зданий. Не следует обольщаться тем, что если вы включили в состав рабочей комиссии представителей соответствующих инстанций, то они с готовностью начнут сотрудничать с вами. Вы можете получить от них протоколы (акты), составленные ими по факту происшествия, например в случае, пожара, или залива. Но если речь пойдёт о краже документов, вам придется приложить немало усилий, чтобы ваше заявление было принято к производству, и был оформлен протокол происшествия. Копию протокола также получить весьма проблематично.
Тем не менее, допустим, что ваши усилия оправдались, все документы от названных инстанций, подтверждающие факт печального события, собраны. Вышеназванное Положение требует оформить результаты работы комиссии актом, который утверждается руководителем пострадавшего предприятия. К сожалению, и эти мероприятия не освобождают организацию от доказательства правильности исчисления налогов.
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов. Книги покупок и продаж хранятся пять лет с даты последней записи. А «глубина» выездной налоговой проверки — три года. Перед предприятием встаёт вопрос о необходимости восстановления документов. Прежде чем наметить пути решения этой нелёгкой задачи, предприятию следует определить период, за который оно будет восстанавливать документы.
Нужно проанализировать, каково состояние документации на предприятии в целом? Какие участки документооборота не пострадали? Возможно, вы приятно удивитесь тому, что кладовщик при оприходовании материалов на склад оставляет себе для полноты учёта копию накладной и копию счёта-фактуры поставщика или что кассир хранит кассовую книгу в несгораемом сейфе. Восстановление нужно начинать, исследуя ресурсы вашего предприятия.
Для проведения процедур восстановления документации должно быть назначено ответственное лицо, например, главный бухгалтер. Именно он по закону о бухгалтерском учёте должен обеспечить сохранность первичных документов, учётных регистров, бухгалтерских отчётов и балансов.
На основании проделанного анализа появится возможность определить период восстановления первичных документов, составленных на предприятии. Исходя из этого срока, вы можете начинать восстановление документации от продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, в отношении с которыми имелись деловые связи.
Параллельно вы можете обратиться в обслуживающий банк с запросом о предоставлении копий банковских документов за ряд лет, документация по которым подлежит восстановлению. Если при этом на вашем предприятии сохранились данные бухгалтерского учёта, например компьютерная программа по ведению учёта не пострадала, то вам крупно повезло. Данные вашего учёта совпадают с данными баланса и налоговых расчётов, представленных в налоговую инспекцию. И даже в случае невозможности восстановления всех первичных документов у вас имеется реальная картина бухгалтерского учёта.
Полностью восстановить первичные документы за пять, четыре, три года (минимум для налоговой проверки) практически невозможно. Если при этом пострадал бухгалтерский учёт, то картина представляется безрадостной. При отсутствии (значительном или частичном) первичных документов навряд ли удастся выйти на те показатели, которые были заявлены в налоговой инспекции. Но предприятие может восстановить учёт частично, на основе имеющихся сведений.
После окончания работы ответственное лицо может составить акт (иной документ), в котором излагаются причины, по которым продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов нецелесообразно. В этом случае вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии для предъявления к налоговой проверке. Руководитель организации должен принять решение, следует ли предприятию обратиться в налоговую инспекцию с оповещением об утрате документов и о невозможности их полного восстановления. К заявлению желательно приложить акт о составе комиссии с подписями представителей государственных инстанций (пожарного надзора, следственных органов и т. п.), а также акт о прекращении работ по восстановлению документации.
На наш взгляд, лучше обратиться в налоговые органы до назначения налоговой проверки, так как возможностей для маневра у предприятия будет больше. Если решение налогового органа по факту налоговой проверки будет не в пользу налогоплательщика, у предприятия остаётся только один путь — судебный.
Закон не предусматривает полного освобождения налогоплательщиков от ответственности. Статья 126 НК РФ признаёт одним из видов правонарушений непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. Если это правонарушение выражено в отказе организации представить необходимые документы, то согласно пункту 2 названной статьи он влечёт за собой штраф 5000руб. Кроме того, в соответствии со статьей 31 НК РФ налоговые органы имеют право определять суммы налогов, подлежащих внесению в бюджет, расчётным путём на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случае непредставления в течение более двух месяцев необходимых для расчёта налогов документов, отсутствии учёта доходов и расходов, учёта объекта налогообложения и т. д.
Но не нужно полагать, что налоговики непременно начнут карать «погорельца» по полной программе. Материалы налоговой проверки рассматриваются руководителем налогового органа, который может вынести решение об отказе в привлечении налогоплательщика к ответственности за нарушение за совершение налогового правонарушения. В ходе работы над решением руководитель рассматривает представленные письменные разъяснения налогоплательщика, его возражения, материалы и документы по акту проверки (ст. 101 НК РФ). Если решение налоговой инспекции предприятие сочтёт суровым, за ним останется право обжаловать решение в суд.
Факт утраты документов не освобождает предприятие от ответственности. Но работу по восстановлению документов проводить нужно. Это будет являться важным доказательством добросовестности предприятия как для налоговых органов, так и в случае, если интересы организации придется отстаивать в суде.
Теперь о расходах по восстановлению учёта. Каким образом они будут отражаться в бухгалтерском и налоговом учёте? Допустим, что для целей восстановления были привлечены специалист по договору гражданско-правового характера и аудиторская фирма. В целях бухгалтерского учёта подобные расходы не связаны с изготовлением и реализацией продукции (работ, услуг). Не могут они относиться к категории чрезвычайных. К чрезвычайным расходам относятся потери, выраженные в стоимости учитываемого на балансе имущества, уничтоженного вследствие пожара, аварии и тому подобных обстоятельств. К ним же относятся расходы, связанные с ликвидацией последствий этих событий. Восстановление активов организации имеет иной источник. Поэтому расходы по восстановлению первичных учётных и бухгалтерских документов следует отнести к внереализационным расходам.
В учёте предприятия нужно сделать следующие проводки:
Дебет 91 субсчёт «Прочие расходы» Кредит 51
— оплачены услуги банка по восстановлению банковских документов;
Дебет 91 субсчёт «Прочие расходы» Кредит 60
— приняты услуги сторонней организации по восстановлению учёта;
Дебет 19 Кредит 60 — выделен НДС с этих услуг;
Дебет 91 субсчёт «Прочие расходы» Кредит 70
— начислена заработная плата специалисту по договору гражданско-правового характера:
Дебет 91 субсчёт «Прочие расходы» Кредит 69 — начислен ЕСН;
Дебет 91 субсчёт «Прочие расходы» Кредит 69 субсчёт «Расчёты по обязательному пенсионному страхованию»
— начислены страховые взносы на обязательное пенсионное страхование;
Дебет 70 Кредит 68 — начислен налог на доходы физических лиц.
В налоговом учёте указанные расходы также будут относиться к внереализационным расходам как расходы, не связанные с производством и реализацией. Из них нужно будет выделить ЕСН. Пункт 1 статьи 264 НК предписывает суммы налогов и сборов, начисленные в установленном законодательством порядке, относить к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Таким образом, вся сумма расходов по восстановлению документации и бухгалтерского учёта, за исключением сумм НДС, оплаченным сторонним организациям, подлежит вычету из сумм дохода налогоплательщика.
____________
Для того чтобы дело спорилось, руководителю было бы неплохо определить функции ответственного лица (организаторскую, исполнительскую) и пределы его компетенции (возможность привлекать работников предприятия, внештатных сотрудников, сторонние организации и т. д.).
Людмила МАКОВА Заместитель генерального директора 000 «Помощь аудитора»,
© Практикум бухгалтерского учета ¹4 2002 г.

4 июня 2010 (Изменено)