Документальное оформление списания материалов.

Если подходить к вопросу формально, то для учета расхода матривалов на производственные нужды утверждена единственная унифицированная форма первичного учетного документа – «Лимитно-заборная карта» (форма № М-8). Одновременно утверждена и форма № М-11 «Требование-накладная».

Читаем первоисточник – Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а, утвердившее унифицированные формы первичной учетной документации:

Лимитно-заборная карта
(форма N М-8)

Применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.
Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.
Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.
Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.
Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма N М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных.
Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.
Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.
Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники.

Требование-накладная
(форма N М-11)

Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.
Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.
Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Я, конечно, не призываю использовать «Лимитно-заборные карты». Просто хотел показать, что варианты организации учета могут быть очень разные. И если мы начнем подходить сугубо формально, можем самих себя завести в тупик.

Формально, форма М-11 не служит основанием для списания материалов на расходы. Ею оформляется передача материалов от одного МОЛ к другому, в том числе от МОЛ на складе к МОЛ, отвечающему за производство. При этом материалы «списываются» со склада и ставятся на учет в производство. А что означает передача материалов со склада в производство? Ничто иное, как «списание в производство». Так что использование для списания материалов формы М-11 «Требование-накладная» вполне возможно, и достаточно обосновано.

Что касается других вариантов первичны документов для списания материалов, то они тоже имеют право на жизнь. Некоторые из них даже утверждены для отдельных отраслей. Например, для сельского хозяйства утверждена Типовая межотраслевая форма № СП-13 «Акт расхода семян и посадочного материала» (Постановление Госкомстата РФ от 29.09.97 № 68), а приказом Минтранса России от 26.05.98 № 58 утверждена Форма 4 «Дефектная ведомость» для подъемно – транспортного оборудования морских торговых портов.
Рослесхоз России, например, 1 января 2005 года утвердил ряд форм для обоснования получения субвенций федерального бюджета, предусмотренных на финансирование мероприятий по тушению лесных пожаров:
- Требование на получение товарно-материальных ценностей (форма М-11);
- Лимитно-заборная карта на выдачу товарно-материальных ценностей;
- Акт на списание материальных запасов (форма 0504230);
- Акт на списание мягкого и хозяйственного инвентаря (форма 0504143);
- Дефектная ведомость запасных частей (форма П-13).

Как видим здесь есть все возможные формы, причем непонятно, должны они применятся только все вместе, или могут по отдельности...

Ну и последнее. Форма учетного документа во многом зависит от принятой учетной политикой. Если нет необходимого унифицированного документа, разрабатывается и утверждается приказом об учетной политике свой документ. Главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты и с ним удобно было работать бухгалтеру.

Успехов!