ИП принимает на работу сотрудника. Как сделать всё по правилам?

Нужно:
1. Заявление работника о приеме на работу, написанное обязательно его рукой, с перечислением всей необходимой для оформления документов информации (ФИО, паспортные данные, адрес по регистрации и фактический, ИНН при наличии, номер пенсионного страхового свидетельства, контактный телефон), а также с наименованием должности и другими важными условиями приема на работу (допустим, по совместительству или просто на неполную ставку).
Заявление точно не является обязательным документом (первичен трудовой договор), но лучше его все же иметь и именно в таком виде, как я написала (в Вашем случае это не актуально, но когда на работу принимают совершенно постороннего человека, это позволяет при необходимости доказать, что данную информацию он предоставил собственноручно и с условиями приема на работу был знаком до подписания ТД).
2. Приказ о приеме на работу. Можно написать в произвольной форме. Обязательно должны быть указаны номер и дата приказа, номер и дата ТД, должность и условия приема на работу. Внизу Ваша подпись и реквизит "С приказом ознакомлен", подпись работника и дата ознакомления.
3. Карточка формы Т-2. Продается в типографии, либо в отделах, торгующих бланками. Выпускается на плотной бумаге, поэтому гораздо удобнее сформированной в 1С. Первую часть необходимо, чтобы работник заполнял сам (но обычно делают столько ошибок, что мое сердце не выдерживает и я заполняю своей рукой, основываясь на подробном заявлении, о котором писала выше, и ксерокопиях сданных мне документов). Заполнять желательно печатными буквами.
Существует инструкция по заполнению данной формы - можно поискать в интернете, чтобы заполнить сразу по всем правилам (официальный срок хранения формы Т-2 75 лет и ее полагается сдавать в архив, хотя сомневаюсь, что это делает кто-нибудь из закрывающихся ИП или мелких фирм сейчас).
4. Заявление на применение стандартных налоговых вычетов в произвольной форме.
5. Справка 2-НДФЛ с прежнего места работы, если принимаете в середине года.
6. Ксерокопии:
- всех страниц паспорта;
- всех страниц трудовой книжки;
- страхового пенсионного свидетельства;
- свидетельства о присвоении ИНН (при наличии);
- свидетельства о рождении детей (если есть основание для вычета по НДФЛ), при необходимости - справка с места учебы, документ, подтверждающий статус единственного родителя;
- документа о профессиональном образовании, (плюс других документов, подтверждающих квалификацию);
- документа воинского учета (если принимаете мужчину).
7. Трудовой договор.
Из всего перечисленного формируете т.н. личное дело работника (я просто складываю в отдельный файл по каждому сотруднику в специальной папке). Затем туда же можно будет добавлять другие заявления и приказы, касающиеся данного работника.
P.S. Написала все подробно, несмотря на то, что помню Вашу конкретную ситуацию (выбирайте только то, что Вам действительно необходимо): мало ли, кому еще данная информация может пригодиться.

Да, оргштатные документы тоже нужно оформлять.
По правилам, с этими документами работника следует ознакомить ДО приема на работу, о чем делается его собственноручная запись в самом конце ТД и указывается либо дата, предшествующая дате заключения ТД, либо, если все в один день - время (тогда и подписывая ТД, работнику следует тоже указать время заключения ТД - более позднее, этого же числа).
На первый взгляд, совершенная глупость, но от многих проблем при возникновении трудовых споров спасает замечательно.