Договор аренды транспортного средства у физ.лица

Question

ДД!Поскольку прописать в договоре аренды мы можем то, что нам выгодней, можем ли мы прописать: затраты по ГСМ (запчастям и проч.) несет Арендодатель и в соотв. с этим не заполнять путевые листы и не приходовать/ не списывать бензин (и проч. запчасти). Аренда без экипажа, поскольку водитель наш и з/пл мы ему начисляем.А проблема в том, что аренда ТС с 2008 г., а ГСМ не учитывался.

Александра Кривошеева · Accepted Answer

Цитата (бухгалтерЯ):Водитель штатный, но а/м арендован у другого физ.лица. Вот такой ребус.
Если бы можно было прописать, что наш водитель ездит, а заправляет его и чинит Арендодатель (как будто бы это учтено в арендной плате), то было бы легче.

Прописать-то можно, хотя и странно будет выглядеть такой финт договора.
Впрочем, если предусмотреть единый маршрут и частоту использования авто по данному маршруту в месяц, то еще как-то можно будет объяснить, почему арендная плата каждый месяц одинакова, независимо от расхода бензина. Путевые листы, естественно, должны подтверждать идентичность (или сильную похожесть) ежемесячных поездок.
Но сам размер установленной арендной платы у Вас хоть сколько-нибудь адекватен тому, чтобы предположить, что в него включены еще и расходы на бензин?

Александра Кривошеева · Accepted Answer

Цитата (бухгалтерЯ):Цитата (znamenka): путевые листы должны быть. Путевых можно написать сколько угодно, а чеки ГСМ надо прикладывать или это головная боль Арендодателя. А Арендодатель - физ.лицо.Если ГСМ включить в арендную плату, то чеки не нужны. Вообще - это, по-моему, самый легкий путь, который можно придумать в данной ситуации.

Александра Кривошеева · Accepted Answer

А путевые листы нужны для обоснованности расходов по аренде авто!
Рассчитайте "дежурный" маршрут и заполните задним числом путевые листы. Укажите начальный и конечный пункты, расстояние, а водитель пусть подпишет.
Издайте приказ, что т.к. ГСМ за счет Арендодателя, то Арендатором его расход не учитывается (что-нибудь в таком духе), а контролируется только километраж за месяц.

Александра Кривошеева · Accepted Answer

Вам нужно создать новую тему и перенести в нее этот вопрос - таковы правила форума. В "чужой" теме Вам не ответят.

Кручинина Наталья · Accepted Answer

Цитата (бухгалтерЯ):ДД!Поскольку прописать в договоре аренды мы можем то, что нам выгодней, можем ли мы прописать: затраты по ГСМ (запчастям и проч.) несет Арендодатель и в соотв. с этим не заполнять путевые листы и не приходовать/ не списывать бензин (и проч. запчасти). Аренда без экипажа, поскольку водитель наш и з/пл мы ему начисляем.А проблема в том, что аренда ТС с 2008 г., а ГСМ не учитывался. Путевой лист - основной документ для начисления зарплаты водителю.

Галина Колмакова · Answer

Цитата (бухгалтерЯ):ДД!Поскольку прописать в договоре аренды мы можем то, что нам выгодней, можем ли мы прописать: затраты по ГСМ (запчастям и проч.) несет Арендодатель и в соотв. с этим не заполнять путевые листы и не приходовать/ не списывать бензин (и проч. запчасти). Аренда без экипажа, поскольку водитель наш и з/пл мы ему начисляем.А проблема в том, что аренда ТС с 2008 г., а ГСМ не учитывался. Если вы не учитываете ГСМ  то вы должны водителю как-то компенсировать его затраты. Можете установить ему арендную плату с учетом ГСМ. Но учтите то, что должны будете с этой суммы заплатить все налоги.

Татьяна Королева · Answer

Из ГК: Статья 642. Договор аренды транспортного средства без экипажа
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Правила о возобновлении договора аренды на неопределенный срок и о преимущественном праве арендатора на заключение договора аренды на новый срок (статья 621) к договору аренды транспортного средства без экипажа не применяются.

Комментарий ГАРАНТа
См. комментарии к статье 642 ГК РФ

Статья 643. Форма договора аренды транспортного средства без экипажа
Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому договору не применяются правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные пунктом 2 статьи 609 настоящего Кодекса.

Комментарий ГАРАНТа
См. комментарии к статье 643 ГК РФ

Статья 644. Обязанность арендатора по содержанию транспортного средства
Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

Комментарий ГАРАНТа
См. комментарии к статье 644 ГК РФ

Статья 645. Обязанности арендатора по управлению транспортным средством и по его технической эксплуатации
Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Комментарий ГАРАНТа
См. комментарии к статье 645 ГК РФ

Статья 646. Обязанность арендатора по оплате расходов на содержание транспортного средства
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Комментарий ГАРАНТа
См. комментарии к статье 646 ГК РФ

Статья 647. Договоры с третьими лицами об использовании транспортного средства
1. Если договором аренды транспортного средства без экипажа не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать арендованное транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа.
2. Арендатор вправе без согласия арендодателя от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования транспортного средства, указанным в договоре аренды, а если такие цели не установлены, назначению транспортного средства.

Комментарий ГАРАНТа
См. комментарии к статье 647 ГК РФ

Статья 648. Ответственность за вред, причиненный транспортным средством
Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор в соответствии с правилами главы 59 настоящего Кодекса.

Комментарий ГАРАНТа
См. комментарии к статье 648 ГК РФ

Статья 649. Особенности аренды отдельных видов транспортных средств
Транспортными уставами и кодексами могут быть установлены иные, помимо предусмотренных настоящим параграфом, особенности аренды отдельных видов транспортных средств без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

бухгалтерЯ · Answer

И если "убрать" водителя, то арендованный а/м без движений - экономически не обоснован. Выход - рисовать чеки на ГСМ, т.к. прибыль я все-равно буду уточнять с 2007 года?
А как штатному водителю начислить компенсацию за 2008 год?

Татьяна Королева · Answer

Компенсация штатному водителю за 2008 год - это что?

ЕЮ · Answer

Т.е. владелец этой машины - сотрудник Вашей фирмы. А какую работу он выполняет: только вождение а/м или еще что-то? А то как-то запутались.... Вы хотите сделать договор задним числом и начислить компенсацию за использование личного автотранспорта?
Если он оформлен не водителем (менеджер, экспедитор) и у него в труд.договоре прописан разъездной характер работы, то начислите ему компенсацию с учетом ГСМ и пр. Только начислив за прошлый год, Вы сами себя "подставите" - 2-НДФЛ на него ведь подавалась?

бухгалтерЯ · Answer

Водитель штатный, но а/м арендован у другого физ.лица. Вот такой ребус.
Если бы можно было прописать, что наш водитель ездит, а заправляет его и чинит Арендодатель (как будто бы это учтено в арендной плате), то было бы легче.

znamenka · Answer

Цитата (бухгалтерЯ):Водитель штатный, но а/м арендован у другого физ.лица. Вот такой ребус.
Если бы можно было прописать, что наш водитель ездиет, а заправляет его и чинит Арендодатель (как будто бы это учтено в арендной плате), то было бы легче.

А кто Вам мешает это прописать в договоре? Легко это можно сделать, но при этом все равно - путевые листы должны быть. вот почитайте:

Цитата:"Российский налоговый курьер", 2007, N 4

Вопрос: Организация арендовала у физического лица автомобиль. Его владельцу ежемесячно выплачивается арендная плата. Нужно ли в конце каждого месяца составлять акты об оказании услуг по аренде? Можно ли в путевых листах не указывать данные о пробеге автомобиля (в километрах), если по договору арендодатель сам несет расходы на ГСМ?

Ответ: При аренде имущества стороны договора имеют право не составлять ежемесячные акты об оказании услуг. Факт арендных правоотношений подтверждается такими документами, как договор аренды, акт приема-передачи имущества от арендодателя арендатору, счета на оплату арендных платежей, соответствующие платежно-расчетные документы. Об этом говорится в Письмах ФНС России от 05.09.2005 N 02-1-07/81 и Минфина России от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742.
Учет работы на автомобильном транспорте ведется с помощью путевых листов. Существует унифицированная форма путевого листа, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Ее в обязательном порядке используют в специализированных автотранспортных организациях. Остальные организации, не оказывающие транспортные услуги, могут разработать собственные формы путевых листов. Это разъясняется в Письме Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129. В Письме также подчеркивается, что первичные документы необходимо составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В путевом листе отражаются обязательные сведения о работе автомобильного транспорта:
- марка и государственный регистрационный номер автомобиля;
- фамилия, имя, отчество водителя;
- место следования автомобиля;
- длительность поездки (время работы и километраж);
- иные необходимые данные.
Сведения о пробеге автомобиля, как правило, требуются для расчета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Особенность рассматриваемой сделки в том, что ГСМ приобретает арендодатель. Значит, расходы на ГСМ, необходимые арендатору для использования арендованного автомобиля, возмещаются автовладельцу через арендную плату.
В данной ситуации сведения о пробеге арендованного автомобиля, указанные в путевых листах, служат экономическим обоснованием уплаченной владельцу транспортного средства суммы арендной платы.
Если в путевых листах не будет данных о расстоянии и километраже, организация не сможет подтвердить факт использования арендованного автомобиля. Поэтому при налоговой проверке расходы организации-арендатора в виде арендных платежей могут быть не признаны из-за их несоответствия требованиям п. 1 ст. 252 Кодекса.
М.С.Полякова Аттестованный преподаватель ИПБ России, эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

Надежда 54 · Answer

Путевые листы нужны обязательно.
По налогу на прибыль уточняться не обязательно, можно "неучтенные вовремя" расходы ГСМ по путевым листам прошлых периодов учесть в 2010г на основании ст54 НК РФ (если покажете приход ГСМ и правильно оформите путевые листы). Так как допущенная ошибка привела к излишней уплате налога на прибыль.

бухгалтерЯ · Answer

Цитата (znamenka): путевые листы должны быть. Путевых можно написать сколько угодно, а чеки ГСМ надо прикладывать или это головная боль Арендодателя. А Арендодатель - физ.лицо.

бухгалтерЯ · Answer

Цитата (Надежда 54):Путевые листы нужны обязательно.
По налогу на прибыль уточняться не обязательно, можно "неучтенные вовремя" расходы ГСМ по путевым листам прошлых периодов учесть в 2010г на основании ст54 НК РФ (если покажете приход ГСМ и правильно оформите путевые листы). Так как допущенная ошибка привела к излишней уплате налога на прибыль.

Так ГСМ то НЕТ, чего приходовать. Да и в прошлые периоды был убыток.

Татьяна Королева · Answer

Цитата (ЕЮ):Т.е. владелец этой машины - сотрудник Вашей фирмы. А какую работу он выполняет: только вождение а/м или еще что-то? А то как-то запутались.... Вы хотите сделать договор задним числом и начислить компенсацию за использование личного автотранспорта?
Если он оформлен не водителем (менеджер, экспедитор) и у него в труд.договоре прописан разъездной характер работы, то начислите ему компенсацию с учетом ГСМ и пр. Только начислив за прошлый год, Вы сами себя "подставите" - 2-НДФЛ на него ведь подавалась?

Статья 272. Порядок признания расходов при методе начисления
7. Датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается, если иное не установлено статьями 261, 262, 266 и 267 настоящего Кодекса:
4) дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) налогоплательщика - для расходов:
в виде сумм выплаченных подъемных;
в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов;

Я так полагаю, что если не было выплаты, то нет и начисления и нет НДФЛ.

бухгалтерЯ · Answer

Цитата (Al-ra5): Если ГСМ включить в арендную плату, то чеки не нужны. Вообще - это, по-моему, самый легкий путь, который можно придумать в данной ситуации.

В путевых главное маршрут и километраж в этом случае? А к сумме арендной платы (маловата она, не скрою💃 ) можно "подрисовать" и километраж.
А если сейчас приходовать чеки, то как мы начисляли з/пл водителю? Это, мне кажется, еще интересней для налоговой.
А так будет ежемесячный акт на услуги по аренде с подложенными путевыми листами (без чеков).
Спасибо всем за помощь.

nicol011160 · Answer

В путевых листах главными будут километраж и маршрут, подтверждающий  производственный характер осуществленных поездок.

znamenka · Answer

Цитата (бухгалтерЯ):В путевых главное маршрут и километраж в этом случае? А к сумме арендной платы (маловата она, не скрою💃 ) можно "подрисовать" и километраж.
А если сейчас приходовать чеки, то как мы начисляли з/пл водителю? Это, мне кажется, еще интересней для налоговой.
А так будет ежемесячный акт на услуги по аренде с подложенными путевыми листами (без чеков).
Спасибо всем за помощь.

Все верно - главное маршруты, время, километраж. Чеки не надо.
Вот только я не поняла - зачем Вам это все, если малая плата по аренде не покрывала фактические расходы по ГСМ?🤦‍♀️

ЕЮ · Answer

Цитата (Татьяна Королева):Статья 272. Порядок признания расходов при методе начисления7. Датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается, если иное не установлено статьями 261, 262, 266 и 267 настоящего Кодекса:4) дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) налогоплательщика - для расходов:в виде сумм выплаченных подъемных;в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов;Я так полагаю, что если не было выплаты, то нет и начисления и нет НДФЛ.1. Откуда взялся метод начисления?2. А Вы уверены, что расходы внереализационные, а не перевозка товаров покупателю или что-либо аналогичное по смыслу?

бухгалтерЯ · Answer

Цитата (znamenka):Вот только я не поняла - зачем Вам это все, если малая плата по аренде не покрывала фактические расходы по ГСМ?&#129318;‍♀️ Если бы всегда было все по правилам!

znamenka · Answer

Цитата (бухгалтерЯ):Цитата (znamenka):Вот только я не поняла - зачем Вам это все, если малая плата по аренде не покрывала фактические расходы по ГСМ?&#129318;‍♀️ Если бы всегда было все по правилам!Так а кто у вас "башляет" из своего кармана? Пардон за сленг!

Надежда 54 · Answer

Цитата (Al-ra5):А путевые листы нужны для обоснованности расходов по аренде авто!
Рассчитайте "дежурный" маршрут и заполните задним числом путевые листы. Укажите начальный и конечный пункты, расстояние, а водитель пусть подпишет.
Издайте приказ, что т.к. ГСМ за счет Арендодателя, то Арендатором его расход не учитывается (что-нибудь в таком духе), а контролируется только километраж за месяц.

Самый грамотный вариант, прислушайтесь.

el_infinito · Answer

Вопрос на засыпку.В ООО только ГенДиректор. УСН.Основной вид деятельности не связан с эксплуатацией автотранспорта. Вместе с тем, нередко возникает необходимость по осуществлению грузоперевозок для клиентов организации. Для этих целей планируется привлекать физ лиц - владельцев грузовых а/м.В настоящее время встаёт вопрос по оптимизации налогооблажения.В частности, если заключать договор аренды ТС с экипажем с ФЛ, то возникает 13% (НДФЛ, где ООО налоговый агент), 14% (страховые взносы по 212-ФЗ) и 15% (УСН). При этом экипаж становится, как бы работником организации(?). Итого, грубо говоря, около 40%.Если договор аренды ТС без экипажа с ФЛ, то остаётся только 13% (НДФЛ) и 15% (УСН). Итого, грубо говоря, около 25%.Если договор аренды ТС с экипажем с ЮЛ или ИП, то получается 15% (УСН) и 18% (НДС). Итого грубо говоря около 30%.При этом в договоре аренды планируется прописать способы оплаты в виде, скажем, 80% от суммы оплаты третьим лицом грузоперевозки. Т.е. НЕ фиксированная цена. Т.е. клиент платит за грузоперевозку 100 000р. из них 80 000 (80%) отправляется владельцу ТС (минус НДФЛ, соответственно).Вопрос: может ли налоговая трактовать арендную плату арендодателю в виде вышеуказанных 80%  как уход от налогов (неуплата 14% страховых взносов) в случае если составить дополнительный договор (пункт) с арендотателем на безвозмездное управление а/м. Или вообще не указывать, кто и на каких условиях будет управлять а/м.Все денежные проводки по безналу.Заранее спасибо за аргументированный ответ.