Вводятся новые правила обмена электронными документами с ФСС
На следующей неделе, 10 апреля вступит в силу приказ Фонда социального страхования от 27.12.21 № 595. Приказом установлен порядок получения из ФСС электронных документов. В частности, новые правила распространяются на требования о представлении документов, решения по итогам проверки, требования об уплате недоимки и другие документы. В этом же приказе прописано, как страхователь должен послать в фонд запрошенные документы.
Какие электронные документы направит ФСС
Согласно комментируемому приказу, страхователи, которые обязаны сдавать расчеты 4-ФСС в электронном виде, должны обеспечить возможность получения из ФСС электронных документов (п. 14 Порядка).
Расчеты по форме 4-ФСС необходимо сдавать через интернет, если среднесписочная численность работников за предшествующий период превышает 10 человек. Это относится и ко вновь созданным (в том числе реорганизованным) компаниям со штатом более 10 человек. Остальные могут давать 4-ФСС как по интернету, так и на бумаге. Это правило действует, начиная с отчетности за I квартала 2022 года. Также см. «ФСС сообщил, когда для отчета по форме 4‑ФСС начнут действовать новые правила» и «Подготовлена новая форма 4‑ФСС».
Бесплатно заполнить и сдать через интернет 4‑ФСС по действующей форме
Контролеры могут направить в электронном виде следующие документы:
- требование об уплате недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов;
- решение о взыскании;
- акт проверки;
- решение о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
- решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
- требование о представлении документов;
- решение о возмещении излишне понесенных расходов;
- требование о возмещении излишне понесенных расходов.
Также новые правила распространяются на документы, которые работодатели направляют по требованиям контролеров из ФСС. В частности, такие запросы могут поступать при проверках взносов «на травматизм» и правильности подтверждения основного вида деятельности; в ходе контроля сведений и документов, на основании которых ФСС начисляет пособия; при принятии решения о финансировании расходов страхователя на предупредительные меры по сокращению травматизма и профзаболеваний (ст. 26.18 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Подтвердите основной вид деятельности через интернет
Подтвердить бесплатно
Когда документ считается полученным работодателем
Работодатели, которые обязаны обеспечить прием документов из ФСС в электронном виде, должны направить в фонд квитанцию о подтверждении даты получения документов. Сделать это нужно в течение шести рабочих дней со дня отправки требования (акта, решения).
Если страхователь не высылает квитанцию, то датой получения электронного документа считается шестой рабочий день с даты его направления фондом.
Как страхователю направить запрошенные документы
Работодатель составляет запрошенные документы в электронной форме (или сканирует бумажные экземпляры), подписывает их усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет в территориальный орган фонда. При этом страхователь фиксирует дату и время отправки документов в квитанции.
Днем направления в фонд документов по ТКС считается дата, зафиксированная в квитанции подтверждения даты направления страхователем документов.
Получив документы (и при отсутствии оснований для отказа в их приеме) фонд формирует уведомление о приеме, подписывает УКЭП и направляет страхователю. Срок направления уведомления — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем отправки страхователем документов. Днем приема фондом документов считается дата, указанная в уведомлении.
Обмениваться электронными документами с ФСС по новым правилам
В каких случаях фонд не примет документы
Если у фонда есть основание не принимать документы, он направляет уведомление об отказе в приеме. Отказаться принять документы контролеры могут в трех случаях:
- документы направлены по ошибке;
- отсутствует (не соответствует) УКЭП страхователя;
- документы не соответствуют запросу территориального органа фонда.
Срок направления уведомления об отказе — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем отправки страхователем документов.
Получив уведомление об отказе, работодатель должен устранить ошибки и повторно направить документы.
Страхователи обязаны обеспечить сохранность всех отправленных и принятых документов, включая технологические, не менее 5 лет.
Дополнительные условия
При направлении или получении документов через оператора ЭДО обязанность страхователя считается исполненной при наличии:
- договора с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению документооборота с территориальным органом ФСС по месту учета страхователя;
- квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.
Если страхователь получает и направляет документы через уполномоченного представителя, то обязанность считается исполненной при наличии у фонда:
- договора с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению документооборота с территориальным органом ФСС по месту учета страхователя;
- квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи уполномоченного представителя;
- документов, подтверждающих полномочия уполномоченного представителя.