Оплата командировки и выходной день

Где сказано про оплату командировки

Общие правила оплаты выходных дней командированному сотруднику регламентируются Трудовым кодексом и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее — Положение о командировках). В частности, там сказано, как выплатить суточные, и как оплатить работу, если сотрудник оказался в месте командировки в выходной или праздничный день.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как рассчитать суточные за выходные дни в командировке

Согласно пункту 11 Положения о командировках, суточные надо платить за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни. Также суточные полагаются за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Таким образом, сотрудник должен получить суточные за каждый календарный день командировки, включая дни, которые он провел в пути при проезде к месту командировки и обратно.

Чтобы определить, какую сумму должен получить работник, нужно умножить размер суточных, установленный в организации, на количество календарных дней командировки, отсчет которых начинается со дня отъезда и заканчивается днем приезда.

Правила определения дня отъезда и дня приезда установлены в пункте 4 Положения о командировках. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного сотрудника. День приезда из командировки определяется датой прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Нужно ли начислить суточные, если работник, по договоренности с работодателем, вышел на работу в день приезда из командровки? Да, нужно. За этот день сотрудник должен получить и заработную плату, и суточные (см.  «Увольнение во время отпуска, переезд работодателя, работа в день возвращения из командировки: читаем свежие разъяснения Роструда»).

Как рассчитать средний заработок за выходные дни в командировке

В Положении о командировках прямо не сказано, надо ли оплачивать средний заработок за выходные или праздничные дни, на которые пришлась командировка. Оговорено лишь, что оплата труда командированного сотрудника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам Начать расчет

Однако из этой общей фразы можно сделать следующий вывод: начислять оплату за выходные и праздничные дни нужно только в том случае, если человек реально привлекался к работе в эти дни. А значит, если сотрудник, находясь в командировке, в выходные и праздничные дни отдыхает, то средний заработок за эти дни ему не выплачивается.

Если же работодатель решил, что командированный работник должен трудиться ежедневно, в том числе в выходные дни, то за работу в те дни, которые предназначены для отдыха, придется заплатить. Причем, в повышенном (как минимум — в двойном) размере. Либо работнику нужно предоставить день отгула за каждый день, когда он трудился в свой выходной (при наличии его письменного заявления). Тогда сама работа в выходной день оплачивается в одинарном размере (ст. 153 ТК РФ). Конкретные размеры оплаты за работу в указанный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

С учетом сказанного, правило оплаты выходных дней, проведенных в месте командирования, такое: если сотрудник в эти дни отдыхает, оплата не производится. Если же по решению руководства командированный сотрудник трудится в выходной или праздничный день, то этот день надо оплатить не менее чем в двойном размере, либо — по желанию работника — предоставить отгул (тогда работа в выходной день оплачивается в одинарном размере).

Рассчитывать «сложную» зарплату при разных системах оплаты труда

Как оплачивать выходные дни в пути

Часто у бухгалтеров возникают сложности с начислением оплаты за выходные дни, которые командированный работник провел в пути. Такая ситуация может сложиться не только по решению руководства, которое так спланировало поездку сотрудника, но и непреднамеренно, например, из-за задержки или отмены рейса, болезни работника и т.п. Считаются ли дни, проведенные в пути, работой? Надо ли оплачивать их в двойном размере?

В Трудовом кодексе и в Положении о командировках нет ответов на эти вопросы. Судьи и чиновники считают, что дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, оплачиваются согласно статье 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере, если работнику не предоставляется другой день отдыха. Такие разъяснения содержатся в решении Верховного суда РФ от 20.06.02 № ГКПИ2002-663, в письмах Минтруда от 13.10.17 № 14-2/В-921 и Минфина от 21.02.20 № 14-1/ООГ-1110.

Таким образом, если работник убывает в командировку, или прибывает из нее, а равно находится в пути в выходной день (по графику командирующей организации), то это расценивается как привлечение к работе в выходной. А значит, этот день нужно оплатить в одинарном размере и предоставить отгул, либо оплатить в двойном размере. Рассчитывать оплату за выходные в пути также правильнее не по среднему заработку, а исходя из установленной работнику системы оплаты труда.

Данные положения применяются с учетом упомянутых выше правил определения дней отъезда и приезда. Например, если работник отбыл в командировку в пятницу, и прибыл в место назначения не позднее 24.00 этого же дня, то за субботу и воскресенье начислять оплату не нужно (если, конечно, он не будет в эти дни работать по указанию руководства). Но если поезд (самолет, автобус) убывает из места работы или прибывает в место командировки уже после 00.00 субботы, то этот день придется оплатить (с предоставлением отгула или в повышенном размере).

Как отражать выходные во время командировки в Табеле

В Табеле учета рабочего времени каждый календарный день командировки отмечается специальным кодом (К или 06) без проставления количества часов. В том числе этот код указывается за выходные дни, на которые пришлась командировка (напомним, что обычно выходные дни помечаются в Табеле кодом В или 26).

Если сотрудник работал в командировке в выходной или праздничный день, то за этот день в Табель вносится дополнительный код РВ или 03. Количество часов работы вписывается только в том случае, если имеется распоряжение работодателя (командирующей организации) с указанием количества часов, которые этот сотрудник должен отработать в конкретный выходной или праздничный день.

Что касается выходных (праздничных) дней, в которые работник находился в пути к месту командировки или обратно (в т.ч. если на праздник или выходной пришелся день отъезда или приезда), то они в Табеле отмечаются двойным кодом К/РВ или 06/03 без проставления количества часов.

Такие разъяснения по заполнению Табеля учета рабочего времени приведены в пункте 2 письма Минтруда от 14.02.13 № 14-2-291.

Ведите табель учета рабочего времени в сервисе «Контур.Персонал» Попробовать бесплатно

Учет командировочных расходов

Тот факт, что командировка «захватила» выходные или праздничные дни, никак не влияет на порядок учета соответствующих расходов, понесенных работодателем.
 
Суточные, начисленные за выходные дни (в т.ч. дни в пути, включая день отъезда и день приезда), не облагаются НДФЛ и страховыми взносами по тем же правилам, что и суточные, начисленные за рабочие дни. А именно: освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России, и в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной поездке (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Оплата, начисленная за выходные дни, в которые командированный сотрудник привлекался к работе, или находился в пути (в т.ч. за день отъезда или приезда), облагается НДФЛ и страховыми взносами точно также, как и средний заработок, начисленный за будние дни. 

Для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда за выходной день в командировке, будет считаться последний день месяца, за который начислен этот доход. Датой фактического получения дохода в виде суточных, выплаченных сверх необлагаемой нормы, является последний день месяца, в котором утвержден отчет о командировке. Удержать налог нужно при выплате (перечислении) соответствующих сумм (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). Страховые взносы необходимо начислить одновременно с начислением заработка и сверхнормативных суточных в бухучете (п. 1 ст. 424 НК РФ).
 
Вся сумма оплаты командировки в 2022 году учитывается в составе расходов как при ОСНО (п. 6 ст. 255, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), так и при УСН (подп. 6 и 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В частности, в эту сумму включаются суточные за все дни командировки. Также в нее входит заработок за работу в командировке в выходные и праздничные дни и за время, проведенные в эти дни в пути. Основанием для списания затрат будут Табель учета рабочего времени и документы о командировке (см. «Инструкция по оформлению командировок и учету командировочных расходов»).