Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Материалы по теме
24 декабря 2014
Минтруд: работодатель может начислить страховые взносы на подотчетные средства, по которым работник не отчитался
11 сентября 2014

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

11 апреля 2011

В компаниях, где много подотчетных лиц, бухгалтеры неминуемо сталкиваются с различными неординарными ситуациями. К сожалению, в нормативных документах оговорены далеко не все нюансы, и зачастую нелегко понять, как действовать в том или ином случае. В настоящей статье рассмотрены сложные ситуации и возможные пути их разрешения.

Ситуация первая: компания перечисляет подотчетные средства на пластиковые карты работников

Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 15.1 КоАП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя. Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх лимита, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободной наличности и превышение лимита кассы. О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье 15.1 КоАП РФ нет ни слова.

Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников. В качестве обоснования приводят пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций*, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет. Еще один аргумент банкиров — письмо ЦБ РФ от 18.12.06 № 36-3/2408, не позволяющее перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты.

Единственное исключение, которое делают наиболее лояльные банки, связано с командировочными расходами. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант. Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (письмо ЦБ РФ от 24.12.08 № 14-27/513).

Избежать сложностей можно, если открыть корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, и переводить на них необходимые суммы. Такие счета принадлежат предприятию. Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой. Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Ситуация вторая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образовалось кредитовое сальдо

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств — это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета**. Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег. Логика такова: раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами.

Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция (или услуга) не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС.

На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71. Для этого действуют одним из двух способов.

Первый способ — оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег. Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль. При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем.

Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары (или услуги), которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком.

У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки.

Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 71. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие.

Ситуация третья: необходимо выдать средства под отчет человеку, не состоящему в штате компании

Если речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса.

Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных.

По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.

На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин «безвозмездно», к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во-первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он — лицо заинтересованное. Во-вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС.

Ситуация четвертая: из-за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц

В организациях, где деньги под отчет выдаются ежедневно, а число подотчетных лиц велико, бухгалтерам приходится оформлять и проверять огромное количество бумаг. Чтобы облегчить себе жизнь, некоторые предприятия поступают так: выдают деньги в течение месяца, а в конце принимают один отчет по всем суммам за этот месяц.

Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Правда, штраф не предусмотрен, а статья 15.1 КоАП РФ тут не применима.

Да и на практике проблем, как правило, не возникает. Главное, чтобы соблюдалось условие: сотрудник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги. Чтобы выполнить это условие, компании устанавливают соответствующий срок равным, например, 30 дням. Тогда даже в случае, когда работник получает средства в первый день месяца, а отчитывается в последний, он укладывается во временные рамки. Кроме этого необходимо, чтобы правило «один отчет за все суммы месяца» было закреплено во внутренних локальных документах.

Ситуация пятая: подотчетник принес подтверждающие документы, где сумма по товарному чеку меньше, чем по кассовому чеку

Такое случается, когда сотрудник в одном и том же магазине покупает что-то для предприятия, а что-то лично для себя. Тогда к подотчетным деньгам он добавляет свои собственные, и на кассе получает единый чек на всю сумму. Но в товарном чеке, как правило, просит отразить только наименования товаров, предназначенных для организации. Потом работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы. При этом оказывается, что сумма по товарному чеку совпадает с суммой, взятой под отчет, а сумма по чеку ККТ — превышает размер подотчетных средств.

Некоторые бухгалтеры считают, что такие авансовые отчеты не нужно принимать, дабы не создавать путаницу в учете. Особо осторожные заранее прописывают в локальных нормативных документах правило: суммы во всех подтверждающих документах должны совпадать, иначе авансовый отчет не принимается.

На наш взгляд, недопустимо не принимать такие отчеты, ведь работник потратил деньги на нужды предприятия и принес все необходимые бумаги. Расхождение сумм в чеках не является достаточным основанием, чтобы не принять отчет. Правильнее списать с подотчетного лица долг, а авансовый отчет провести в сумме, указанной в товарном чеке. При этом оформить бухгалтерскую справку, где вкратце изложить причины несовпадения, и подколоть к ней письменные объяснения сотрудника.

Ситуация шестая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» значится просроченная дебиторская задолженность

Допустимо списать только ту просроченную задолженность, которая является безнадежной для взыскания. Напомним, что безнадежным считается долг, по которому истек срок исковой давности. В общем случае он составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно статье 203 Гражданского кодекса срок прерывается, если обязанное лицо признало свою задолженность.

Это означает, что если некая сумма числится по дебету счета 71 более трех лет, а сотрудник уволился и не выражает готовности вернуть деньги, такую сумму можно списать. В бухгалтерском учете она попадет на прочие расходы (дебет счета 91), в налоговом — на внереализационные затраты, учитываемые при налогообложении (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Также бухгалтеру придется подать сведения в налоговую инспекцию о том, что бывший работник получил доход в виде прощенного долга. Сделать это нужно не позднее одного месяца по окончании календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

** Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55.

Источник: БухОнлайн.ру

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Обсуждение закрыто.        Все 8 комментариев
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер