Счет-фактуру и накладную можно заменить универсальным передаточным документом

Что такое УПД

В универсальном передаточном документе есть все без исключения реквизиты, которые предусмотрены для бланка обычного счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (далее — постановление № 1137). В числе прочего, в УПД есть строка 1 «Счет-фактура № ____от ____________». Таким образом, новая форма озаглавлена дважды: первый раз как УПД, второй раз как счет-фактура. Во избежание путаницы мы станем использовать только первое название.

Кроме того, в УПД есть дополнительные строки и графы, где нужно указывать код товара или услуги по ОКВЭД или ОКУН, данные о транспортировке и передаче груза и некоторые другие показатели.

Налогоплательщики вправе доработать форму УПД, предложенную в комментируемом письме. Это означает, что компания или предприниматель может добавить любые строки или столбцы по своему усмотрению. А вот удалять обязательные реквизиты счета-фактуры категорически возбраняется. Это подчеркнул Минфин России в письме от 28.08.13 № 03-07-15/35322 (см. «Минфин одобрил введение единого документа, совмещающего в себе функции счета-фактуры и «первички»»).

В каких случаях можно применять универсальный передаточный документ

Сразу оговоримся, что применение универсального передаточного документа — это право, а не обязанность. Другими словами, налогоплательщики могут отказаться от УПД и, как прежде, заполнять отдельно счет-фактуру и отдельно — накладную либо акт.

Для компаний и предпринимателей, которые решат перейти на универсальный передаточный документ, возможны два варианта.

Первый вариант подразумевает, что УПД заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ одновременно служит для расчетов по НДС и для признания расходов при налогообложении прибыли. Такому документу присваивается статус 1, который нужно указать в специально отведенном поле (оно расположено в верхнем левом углу бланка). Обычный счет-фактура при первом варианте не нужен.

В настоящий момент УПД со статусом 1 передавать в электронном виде нельзя. Дело в том, что такой документ представляет собой расширенный счет-фактуру, а счета-фактуры могут быть составлены строго по утвержденному формату. Но для универсального передаточного документа формат пока не утвержден.

Второй вариант подразумевает, что УПД заменят собой только накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ служит исключительно для признания расходов в налоговом учете. Что же касается расчетов по НДС, то для них необходим обычный счет-фактура. При втором варианте универсальному документу присваивается статус 2.

Несмотря на отсутствие формата, УПД со статусом 2 можно передавать в электронном виде, как и любой неформализованный первичный документ.

Обратите внимание: вариант, при котором УПД заменял бы только счет-фактуру, не предусмотрен. И хотя изначально он предполагался, впоследствии ФНС России такую возможность исключила.

Добавим, что начать применение УПД можно в любой момент.

Правила заполнения УПД, заменяющего счет-фактуру и накладную (либо акт)

В универсальном передаточном документе со статусом 1 строки (1)-(7), а также графы 1-11 необходимо заполнять так же, как в обычном счете-фактуре, то есть в соответствии с постановлением № 1137. При этом для строки (2) «Продавец» и строки (6) «Покупатель» предусмотрены особенности.

В случае отгрузки товара под продавцами и покупателями понимаются стороны договора купли-продажи или договора поставки (глава 30 ГК РФ). Если в качестве продавца выступает комиссионер, агент или поверенный, то в строке (2) нужно указать комиссионера, агента или поверенного. Если товар передается перевозчику, в строке 6 нужно указать не перевозчика, а покупателя.

При передаче имущественных прав строки (2) и (6) заполняются в зависимости от содержания сделки. Если это отчуждение исключительного права, то в этих строках следует вписать правообладателя и получателя прав (ст. 1234 ГК РФ). Если это лицензионный договор — то лицензиара и лицензиата (ст. 1235 ГК РФ). При коммерческой концессии указывают правообладателя и пользователя (ст. 1027 ГК РФ), а при переходе прав от кредитора к другому лицу — самого кредитора, а также лицо, к которому права переходят (ст. 382 ГК РФ).

При оказании услуг строки (2) и (6) также заполняются исходя из содержания сделки. Если это «простые» услуги, то в данных строках следует указать исполнителя и заказчика (ст. 779 ГК РФ), если это транспортная экспедиция — то экспедитора и клиента (ст. 801 ГК РФ). В случае договора комиссии указывают комиссионера и комитента (ст. 990 ГК РФ), в случае агентского договора — агента и принципала (ст. 1005 ГК РФ), а в случае договора поручения — поверенного и доверителя (ст. 971 ГК РФ).

При передаче результатов выполненных работ в строке (2) надо назвать подрядчика или субподрядчика, а в строке (6) – заказчика или генподрядчика (ст. 702 ГК РФ).

В случае, когда комиссионер приобрел товар от своего имени, но в интересах комитента, то при передаче товара от комиссионера комитенту строки (2) и (6) заполняются следующим образом. В строке (2) указывают стороннего продавца, а в строке (6) – комитента. Данные правила распространяются и на ситуацию, когда агент передает принципалу товар, купленный для него у стороннего поставщика.

Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 1.

Правила заполнения УПД, заменяющего только накладную (либо акт)

В универсальном передаточном документе со статусом 2 можно не заполнять поля, которые являются обязательными исключительно для счета-фактуры. Такие строки и столбцы допустимо либо оставить пустыми, либо поставить в них прочерк. Это относится к строке (7) «К платежно-расчетному документу», к графам 6 и 7, предназначенным для суммы акциза и налоговой ставки, и к графам 10, 10а и 11, предназначенным для сведений о стране происхождения импортного товара и таможенной декларации.

Не исключено, что УПД со статусом 2 будут составлять компании или предприниматели, которые не являются плательщиками НДС. В этом случае графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю» заполнять не нужно. Тогда, несмотря на название «счет-фактура», универсальный документ не повлечет за собой обязанности по начислению и уплате НДС.

Также УПД со статусом 2 могут заполнять комитенты, принципалы и доверители, которые передают свой товар комиссионерам, агентам или поверенным для продажи сторонним клиентам. Такой универсальный документ будет выступать в роли «первички», подтверждающей передачу ценностей без перехода права собственности на них. При этом в строке (8) «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» надо указать договор на оказание посреднических услуг. А строки (2), (2а), (2б), (6), (6а) и (6б), предназначенные для сведений о продавце и покупателе, заполнять не нужно.

Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 1.

Таблица 1

Рекомендации по заполнению некоторых реквизитов УПД

№ строки, столбца	Наименование строки, столбца	Правила заполнения
		Статус 1	Статус 2
Строки (1) – (7) Графы 1-11		Заполняются в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 Допустимо дополнить строки (3) и (4) сведениями об ИНН и КПП грузоотправителя и грузополучателя	Допустимо не заполнять (или ставить прочерк) в строке (7), в графах 6, 7, 10, 10а и 11
Графа А	Порядковый номер записи в таблице	Не обязателен для заполнения Предусмотрен для удобства поиска и визуального выделения позиций
Графа Б	Код товара / работ, услуг	Не обязателен для заполнения, отсутствие показателя налоговых последствий не несет Удобно заполнять для однозначной идентификации  работ/услуг в целях обозначения спецрежимов, налоговых льгот, пониженных тарифов страховых взносов и проч. Для товаров ставится артикул, для работ — вид деятельности, для услуг — код ОКВЭД, ОКУН
Строка (8)	Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)	Информация о сделке (вид сделки, реквизиты договоров, соглашений, поручений и проч.)
Строка (9)	Данные о транспортировке и грузе	Не обязателен для заполнения Можно указать реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и проч. Также можно указать следующие дополнительные сведения: базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена (выборка, отгрузка, доставка и проч. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000), организация, несущая расходы по доставке, масса нетто/брутто и проч.
Строка (10)	Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал	Можно указать должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке, его подпись и ФИО. Если это лицо подписало счет-фактуру от имени руководителя или главбуха, допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи
Строка (11)	Дата отгрузки, передачи (сдачи)	Не обязателен для заполнения Можно указать дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав В общем случае эта дата совпадает или будет позднее  даты составления УПД, указанного в строке (1)
Строка (12)	Иные сведения об отгрузке, передаче	Не обязателен для заполнения Можно указать сопутствующие сведения: данные о паспортах, сертификатах и о любых других документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД Удобно заполнить при большом количестве приложений
Строка (13)	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность, ФИО и подпись ответственного лица со стороны продавца Если это лицо указано в строке (10), допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи Если это лицо подписало счет-фактуру от имени руководителя или главбуха, допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи Если ответственных лиц несколько, в УПД следует внести дополнительную строку, например, строку (13а)
Строка (14)	Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т.ч. комиссионера (агента))	Можно указать наименование и реквизиты субъекта, составившего УПД со стороны продавца. Это может быть лицо, ведущее бухучет продавца, комиссионер или агент, передающий комитенту или принципалу товары и др. Допустимо не заполнять при наличии печати с полным наименованием субъекта, составившего УПД со стороны продавца
Строка (15)	Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял	Можно указать должность лица, принявшего товар, результаты работ или услуг и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке со стороны покупателя, его подпись и ФИО
Строка (16)	Дата получения (приемки)	Не обязателен для заполнения Можно указать дату получения товара, принятия  результатов выполненных работ, получения имущественных прав Не может быть ранее даты составления УПД (строка (1)) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке (11)
Строка (17)	Иные сведения о получении, приемке	Не обязателен для заполнения Можно указать сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД Удобно заполнить при наличии у покупателя существенной дополнительной информации
Строка (18)	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность, ФИО и подпись ответственного лица со стороны покупателя Если это лицо указано в строке (15), допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи Если ответственных лиц несколько, в УПД следует внести дополнительную строку, например, строку (18а)
Строка (19)	Наименование экономического субъекта — составителя документа	Можно указать наименование и реквизиты субъекта, составившего УПД со стороны покупателя. Это может быть лицо, ведущее бухучет покупателя. Допустимо не заполнять при наличии печати с полным наименованием субъекта, составившего УПД со стороны покупателя
	М.П.	Не обязателен для заполнения Можно поставить печати экономических субъектов -составителей документа При наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, отсутствие печатей не является основанием для отказа в принятии УПД к налоговому учету

Как налоговики будут проверять УПД

В рамках проверки по НДС

Если налогоплательщик предъявит универсальный передаточный документ со статусом 1 в качестве основания для вычета по НДС, инспекторы, прежде всего, обратят внимание на строки (1)-(7) и графы 1-11. Эти поля должны быть заполнены в соответствии с пунктом 5 статьи 169 НК РФ.

Помимо этого, налоговики убедятся, что УПД подписан по правилам, изложенным в пункте 6 статьи 169 НК РФ. А на документе, составленном предпринимателем, рядом с его подписью стоят реквизиты свидетельства о госрегистрации. Только в этом случае организация или предприниматель получит право на вычет.

Однако, не стоит забывать, что ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости, ставки и суммы налога, не являются поводом для отказа в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).

В рамках проверки по налогу на прибыль

Если УПД (со статусом 1 или статусом 2) предъявлен в качестве документа, подтверждающего расходы в налоговом учете, инспекторы сделают следующее. Сначала они убедятся в наличии всех реквизитов, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ. Строки и столбцы, где должны быть указаны эти реквизиты, приведены в таблице 2. Если же выяснится, что какой-либо реквизит отсутствует на своем месте, налоговики не станут спешить с выводами. Вместо этого они поищут реквизит в дополнительных полях, самостоятельно введенных налогоплательщиком. Именно такой порядок действий предложен в комментируемом письме.

Затем инспекторы посмотрят, заполнена ли строка (11) «Дата отгрузки, передачи (сдачи)». Если эта строка пуста, либо в ней стоит прочерк, то налоговики будут считать, что дата отгрузки совпадает с датой составления УПД, которая указана в строке (1).

Аналогичным образом проверяющие исследуют строку (16) «Дата получения (приемки)». Отсутствие показателя в этой строке будет означать, что день получения совпадает с датой отгрузки, указанной в строке (11). А если строка (11) тоже пуста, то дату получения приравняют к дате составления документа, указанной в строке (1).

Таблица 2

Поля УПД, в которых налоговики станут искать обязательные реквизиты «первички»

Обязательный показатель первичного документа	Строка или столбец УПД, где можно найти значение показателя
Наименование документа	показатель расположен в левом верхнем углу формы (значение показателя — «универсальный передаточный документ»)
Дата составления документа	строка (1)
Наименование экономического субъекта, составившего документ	строки (14) и (19) или информация, содержащаяся в печатях, заверяющих подписи ответственных лиц
Содержание факта хозяйственной жизни	строки (2), (2а), (2б) – одна сторона сделки; строки (6), (6а), (6б) – вторая сторона сделки; графы 1, Б — предмет сделки; строка (8) – основание возникновения конкретных правоотношений; строки (9), (12), (17) – дополнительная  информация по сделке при ее наличии; строки (11), (16) – уточняющие данные о датах при их наличии
Величина натурального и (или) денежного изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения	графы 2, 2а, 3 — натуральное измерение; графа 9, строка (5) – денежное измерение; графы 4, 5, 6 — промежуточные значения
Наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления ИЛИ ответственных за правильность оформления свершившегося события	строка (10) – для продавца; строка  (15)  – для покупателя   ИЛИ строка (13) – для продавца; строка (18) – для покупателя
Подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц	подписи продавца: строка (10) – если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки); строка (13) – если физическое лицо, указанное в строке (10) не является ответственным за правильность оформления операции (сделки); строка, предназначенная для подписи счета-фактуры руководителем или иным уполномоченным лицом — если подписи в строках (10) и (13) отсутствуют подписи покупателя: строка (15) – если получающее физическое лицо одновременно является  ответственным лицом; строка (18) – если физическое лицо, указанное в строке (15) не является ответственным за правильность оформления операции (сделки)

От редакции

На нашем сайте вы можете не только читать статьи, но и подписаться на аудиосеминары наших экспертов: ведущего эксперта «Бухгалтерии Онлайн» Елены Маврицкой; главного налогового эксперта форума «Бухгалтерия Онлайн» Александра Погребса, а также менеджера разработки программы «Контур-Зарплата» и консультанта портала «Бухгалтерия Онлайн» Вячеслава Шинкарева.

Стоимость подписки — 300 рублей. За эту сумму подписчик получает доступ на три месяца ко всем записанным и выложенным аудиосеминарам. Это не менее нескольких десятков лекций. Новые аудиосеминары выкладываются каждую неделю. Кроме того, по понедельникам размещается аудиообзор новостей для бухгалтера за минувшую неделю.

Оплатить доступ можно с помощью банковской карты через систему мгновенных платежей ASSIST или по квитанции Сбербанка.

Список доступных аудиосеминаров

Инструкция по оплате