Счет-фактуру и накладную можно заменить универсальным передаточным документом
Федеральная налоговая служба разработала форму, которая объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции. Данная форма названа «универсальный передаточный документ» (УПД). Новый бланк, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@. В настоящей статье мы расскажем о том, как правильно составить УПД, а также о том, как инспекторы будут его проверять. Следующий материал будет посвящен отражению этого документа в книге продаж, книге покупок, в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, и в регистрах налогового учета.
Что такое УПД
В универсальном передаточном документе есть все без исключения реквизиты, которые предусмотрены для бланка обычного счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (далее — постановление № 1137). В числе прочего, в УПД есть строка 1 «Счет-фактура № ____от ____________». Таким образом, новая форма озаглавлена дважды: первый раз как УПД, второй раз как счет-фактура. Во избежание путаницы мы станем использовать только первое название.
Кроме того, в УПД есть дополнительные строки и графы, где нужно указывать код товара или услуги по ОКВЭД или ОКУН, данные о транспортировке и передаче груза и некоторые другие показатели.
Налогоплательщики вправе доработать форму УПД, предложенную в комментируемом письме. Это означает, что компания или предприниматель может добавить любые строки или столбцы по своему усмотрению. А вот удалять обязательные реквизиты счета-фактуры категорически возбраняется. Это подчеркнул Минфин России в письме от 28.08.13 № 03-07-15/35322 (см. «Минфин одобрил введение единого документа, совмещающего в себе функции счета-фактуры и «первички»»).
В каких случаях можно применять универсальный передаточный документ
Сразу оговоримся, что применение универсального передаточного документа — это право, а не обязанность. Другими словами, налогоплательщики могут отказаться от УПД и, как прежде, заполнять отдельно счет-фактуру и отдельно — накладную либо акт.
Для компаний и предпринимателей, которые решат перейти на универсальный передаточный документ, возможны два варианта.
Первый вариант подразумевает, что УПД заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ одновременно служит для расчетов по НДС и для признания расходов при налогообложении прибыли. Такому документу присваивается статус 1, который нужно указать в специально отведенном поле (оно расположено в верхнем левом углу бланка). Обычный счет-фактура при первом варианте не нужен.
В настоящий момент УПД со статусом 1 передавать в электронном виде нельзя. Дело в том, что такой документ представляет собой расширенный счет-фактуру, а счета-фактуры могут быть составлены строго по утвержденному формату. Но для универсального передаточного документа формат пока не утвержден.
Второй вариант подразумевает, что УПД заменят собой только накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ служит исключительно для признания расходов в налоговом учете. Что же касается расчетов по НДС, то для них необходим обычный счет-фактура. При втором варианте универсальному документу присваивается статус 2.
Несмотря на отсутствие формата, УПД со статусом 2 можно передавать в электронном виде, как и любой неформализованный первичный документ.
Обратите внимание: вариант, при котором УПД заменял бы только счет-фактуру, не предусмотрен. И хотя изначально он предполагался, впоследствии ФНС России такую возможность исключила.
Добавим, что начать применение УПД можно в любой момент.
Правила заполнения УПД, заменяющего счет-фактуру и накладную (либо акт)
В универсальном передаточном документе со статусом 1 строки (1)-(7), а также графы 1-11 необходимо заполнять так же, как в обычном счете-фактуре, то есть в соответствии с постановлением № 1137. При этом для строки (2) «Продавец» и строки (6) «Покупатель» предусмотрены особенности.
В случае отгрузки товара под продавцами и покупателями понимаются стороны договора купли-продажи или договора поставки (глава 30 ГК РФ). Если в качестве продавца выступает комиссионер, агент или поверенный, то в строке (2) нужно указать комиссионера, агента или поверенного. Если товар передается перевозчику, в строке 6 нужно указать не перевозчика, а покупателя.
При передаче имущественных прав строки (2) и (6) заполняются в зависимости от содержания сделки. Если это отчуждение исключительного права, то в этих строках следует вписать правообладателя и получателя прав (ст. 1234 ГК РФ). Если это лицензионный договор — то лицензиара и лицензиата (ст. 1235 ГК РФ). При коммерческой концессии указывают правообладателя и пользователя (ст. 1027 ГК РФ), а при переходе прав от кредитора к другому лицу — самого кредитора, а также лицо, к которому права переходят (ст. 382 ГК РФ).
При оказании услуг строки (2) и (6) также заполняются исходя из содержания сделки. Если это «простые» услуги, то в данных строках следует указать исполнителя и заказчика (ст. 779 ГК РФ), если это транспортная экспедиция — то экспедитора и клиента (ст. 801 ГК РФ). В случае договора комиссии указывают комиссионера и комитента (ст. 990 ГК РФ), в случае агентского договора — агента и принципала (ст. 1005 ГК РФ), а в случае договора поручения — поверенного и доверителя (ст. 971 ГК РФ).
При передаче результатов выполненных работ в строке (2) надо назвать подрядчика или субподрядчика, а в строке (6) – заказчика или генподрядчика (ст. 702 ГК РФ).
В случае, когда комиссионер приобрел товар от своего имени, но в интересах комитента, то при передаче товара от комиссионера комитенту строки (2) и (6) заполняются следующим образом. В строке (2) указывают стороннего продавца, а в строке (6) – комитента. Данные правила распространяются и на ситуацию, когда агент передает принципалу товар, купленный для него у стороннего поставщика.
Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 1.
Правила заполнения УПД, заменяющего только накладную (либо акт)
В универсальном передаточном документе со статусом 2 можно не заполнять поля, которые являются обязательными исключительно для счета-фактуры. Такие строки и столбцы допустимо либо оставить пустыми, либо поставить в них прочерк. Это относится к строке (7) «К платежно-расчетному документу», к графам 6 и 7, предназначенным для суммы акциза и налоговой ставки, и к графам 10, 10а и 11, предназначенным для сведений о стране происхождения импортного товара и таможенной декларации.
Не исключено, что УПД со статусом 2 будут составлять компании или предприниматели, которые не являются плательщиками НДС. В этом случае графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю» заполнять не нужно. Тогда, несмотря на название «счет-фактура», универсальный документ не повлечет за собой обязанности по начислению и уплате НДС.
Также УПД со статусом 2 могут заполнять комитенты, принципалы и доверители, которые передают свой товар комиссионерам, агентам или поверенным для продажи сторонним клиентам. Такой универсальный документ будет выступать в роли «первички», подтверждающей передачу ценностей без перехода права собственности на них. При этом в строке (8) «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» надо указать договор на оказание посреднических услуг. А строки (2), (2а), (2б), (6), (6а) и (6б), предназначенные для сведений о продавце и покупателе, заполнять не нужно.
Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 1.
Таблица 1
Рекомендации по заполнению некоторых реквизитов УПД
№ строки, столбца |
Наименование строки, столбца |
Правила заполнения |
|
Статус 1 |
Статус 2 |
||
Строки (1) – (7) Графы 1-11 |
|
Заполняются в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 Допустимо дополнить строки (3) и (4) сведениями об ИНН и КПП грузоотправителя и грузополучателя |
Допустимо не заполнять (или ставить прочерк) в строке (7), в графах 6, 7, 10, 10а и 11 |
Графа А |
Порядковый номер записи в таблице |
Не обязателен для заполнения Предусмотрен для удобства поиска и визуального выделения позиций |
|
Графа Б |
Код товара / работ, услуг |
Не обязателен для заполнения, отсутствие показателя налоговых последствий не несет Удобно заполнять для однозначной идентификации работ/услуг в целях обозначения спецрежимов, налоговых льгот, пониженных тарифов страховых взносов и проч. Для товаров ставится артикул, для работ — вид деятельности, для услуг — код ОКВЭД, ОКУН |
|
Строка (8) |
Основание передачи (сдачи) / получения (приемки) |
Информация о сделке (вид сделки, реквизиты договоров, соглашений, поручений и проч.) |
|
Строка (9) |
Данные о транспортировке и грузе |
Не обязателен для заполнения Можно указать реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и проч. Также можно указать следующие дополнительные сведения: базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена (выборка, отгрузка, доставка и проч. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000), организация, несущая расходы по доставке, масса нетто/брутто и проч. |
|
Строка (10) |
Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал |
Можно указать должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке, его подпись и ФИО. Если это лицо подписало счет-фактуру от имени руководителя или главбуха, допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи |
|
Строка (11) |
Дата отгрузки, передачи (сдачи) |
Не обязателен для заполнения Можно указать дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав В общем случае эта дата совпадает или будет позднее даты составления УПД, указанного в строке (1) |
|
Строка (12) |
Иные сведения об отгрузке, передаче |
Не обязателен для заполнения Можно указать сопутствующие сведения: данные о паспортах, сертификатах и о любых других документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД Удобно заполнить при большом количестве приложений |
|
Строка (13) |
Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность, ФИО и подпись ответственного лица со стороны продавца Если это лицо указано в строке (10), допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи Если это лицо подписало счет-фактуру от имени руководителя или главбуха, допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи Если ответственных лиц несколько, в УПД следует внести дополнительную строку, например, строку (13а) |
|
Строка (14) |
Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т.ч. комиссионера (агента)) |
Можно указать наименование и реквизиты субъекта, составившего УПД со стороны продавца. Это может быть лицо, ведущее бухучет продавца, комиссионер или агент, передающий комитенту или принципалу товары и др. Допустимо не заполнять при наличии печати с полным наименованием субъекта, составившего УПД со стороны продавца |
|
Строка (15) |
Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял |
Можно указать должность лица, принявшего товар, результаты работ или услуг и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке со стороны покупателя, его подпись и ФИО |
|
Строка (16) |
Дата получения (приемки) |
Не обязателен для заполнения Можно указать дату получения товара, принятия результатов выполненных работ, получения имущественных прав Не может быть ранее даты составления УПД (строка (1)) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке (11) |
|
Строка (17) |
Иные сведения о получении, приемке |
Не обязателен для заполнения Можно указать сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД Удобно заполнить при наличии у покупателя существенной дополнительной информации |
|
Строка (18) |
Ответственный за правильное оформление сделки, операции |
Должность, ФИО и подпись ответственного лица со стороны покупателя Если это лицо указано в строке (15), допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи Если ответственных лиц несколько, в УПД следует внести дополнительную строку, например, строку (18а) |
|
Строка (19) |
Наименование экономического субъекта — составителя документа |
Можно указать наименование и реквизиты субъекта, составившего УПД со стороны покупателя. Это может быть лицо, ведущее бухучет покупателя. Допустимо не заполнять при наличии печати с полным наименованием субъекта, составившего УПД со стороны покупателя |
|
|
М.П. |
Не обязателен для заполнения Можно поставить печати экономических субъектов -составителей документа При наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, отсутствие печатей не является основанием для отказа в принятии УПД к налоговому учету |
Как налоговики будут проверять УПД
В рамках проверки по НДС
Если налогоплательщик предъявит универсальный передаточный документ со статусом 1 в качестве основания для вычета по НДС, инспекторы, прежде всего, обратят внимание на строки (1)-(7) и графы 1-11. Эти поля должны быть заполнены в соответствии с пунктом 5 статьи 169 НК РФ.
Помимо этого, налоговики убедятся, что УПД подписан по правилам, изложенным в пункте 6 статьи 169 НК РФ. А на документе, составленном предпринимателем, рядом с его подписью стоят реквизиты свидетельства о госрегистрации. Только в этом случае организация или предприниматель получит право на вычет.
Однако, не стоит забывать, что ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости, ставки и суммы налога, не являются поводом для отказа в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).
В рамках проверки по налогу на прибыль
Если УПД (со статусом 1 или статусом 2) предъявлен в качестве документа, подтверждающего расходы в налоговом учете, инспекторы сделают следующее. Сначала они убедятся в наличии всех реквизитов, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ. Строки и столбцы, где должны быть указаны эти реквизиты, приведены в таблице 2. Если же выяснится, что какой-либо реквизит отсутствует на своем месте, налоговики не станут спешить с выводами. Вместо этого они поищут реквизит в дополнительных полях, самостоятельно введенных налогоплательщиком. Именно такой порядок действий предложен в комментируемом письме.
Затем инспекторы посмотрят, заполнена ли строка (11) «Дата отгрузки, передачи (сдачи)». Если эта строка пуста, либо в ней стоит прочерк, то налоговики будут считать, что дата отгрузки совпадает с датой составления УПД, которая указана в строке (1).
Аналогичным образом проверяющие исследуют строку (16) «Дата получения (приемки)». Отсутствие показателя в этой строке будет означать, что день получения совпадает с датой отгрузки, указанной в строке (11). А если строка (11) тоже пуста, то дату получения приравняют к дате составления документа, указанной в строке (1).
Таблица 2
Поля УПД, в которых налоговики станут искать обязательные реквизиты «первички»
Обязательный показатель первичного документа |
Строка или столбец УПД, где можно найти значение показателя |
---|---|
Наименование документа |
показатель расположен в левом верхнем углу формы (значение показателя — «универсальный передаточный документ») |
Дата составления документа |
строка (1) |
Наименование экономического субъекта, составившего документ |
строки (14) и (19) или информация, содержащаяся в печатях, заверяющих подписи ответственных лиц |
Содержание факта хозяйственной жизни |
строки (2), (2а), (2б) – одна сторона сделки; строки (6), (6а), (6б) – вторая сторона сделки; графы 1, Б — предмет сделки; строка (8) – основание возникновения конкретных правоотношений; строки (9), (12), (17) – дополнительная информация по сделке при ее наличии; строки (11), (16) – уточняющие данные о датах при их наличии |
Величина натурального и (или) денежного изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения |
графы 2, 2а, 3 — натуральное измерение; графа 9, строка (5) – денежное измерение; графы 4, 5, 6 — промежуточные значения |
Наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления ИЛИ ответственных за правильность оформления свершившегося события |
строка (10) – для продавца; строка (15) – для покупателя
ИЛИ строка (13) – для продавца; строка (18) – для покупателя |
Подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц |
подписи продавца: строка (10) – если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки); строка (13) – если физическое лицо, указанное в строке (10) не является ответственным за правильность оформления операции (сделки); строка, предназначенная для подписи счета-фактуры руководителем или иным уполномоченным лицом — если подписи в строках (10) и (13) отсутствуют подписи покупателя: строка (15) – если получающее физическое лицо одновременно является ответственным лицом; строка (18) – если физическое лицо, указанное в строке (15) не является ответственным за правильность оформления операции (сделки) |
От редакции
На нашем сайте вы можете не только читать статьи, но и подписаться на аудиосеминары наших экспертов: ведущего эксперта «Бухгалтерии Онлайн» Елены Маврицкой; главного налогового эксперта форума «Бухгалтерия Онлайн» Александра Погребса, а также менеджера разработки программы «Контур-Зарплата» и консультанта портала «Бухгалтерия Онлайн» Вячеслава Шинкарева.
Стоимость подписки — 300 рублей. За эту сумму подписчик получает доступ на три месяца ко всем записанным и выложенным аудиосеминарам. Это не менее нескольких десятков лекций. Новые аудиосеминары выкладываются каждую неделю. Кроме того, по понедельникам размещается аудиообзор новостей для бухгалтера за минувшую неделю.
Оплатить доступ можно с помощью банковской карты через систему мгновенных платежей ASSIST или по квитанции Сбербанка.