Отчетность 6-НДФЛ до 3 апреля

Сдать бесплатно через интернет

3
 
Отчетность 6-НДФЛ до 3 апреля
Сдать бесплатно 3
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Материалы по теме
23 декабря 2014
ЦБ РФ: малые предприятия могут не устанавливать лимит остатка наличности в кассе
24 сентября 2014
Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция
18 августа 2014
Центробанк: бухгалтер может подписывать кассовые документы электронной подписью

ИП берет деньги в кассе: вопросы кассовой дисциплины

18 февраля 2013

Главный эксперт форума «Бухгалтерии Онлайн» Александр Погребс обобщил самые распространенные вопросы на тему «кассовая дисциплина у предпринимателя» и ответил на них в настоящей статье. Из нее, вы, в частности, узнаете: должен ли ИП отчитываться за деньги, которые он взял в кассе, составлять авансовый отчет; как вести учет расходов предпринимателя, если нет авансового отчета; должен ли ИП писать заявление, если он берет деньги в кассе?

Как оформляется выдача денег в организации

Сначала, как ни странно, обратимся к данной ситуации в рамках организации. Это нам поможет разобраться с кассовой дисциплиной у предпринимателя.

Работник организации может взять деньги в кассе под отчет. Для этого он должен написать заявление: «Прошу выдать мне такую-то сумму для покупки того-то и того-то» или «…для оплаты такому-то поставщику». Конечно, такая подробность не оговаривается Положением Центробанка РФ от 12.10.11 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Можно просто написать «Прошу выдать мне под отчет такую-то сумму». Но по опыту знаю, что такие заявления налоговики сразу будут считать «отпиской» и поводом более внимательно присмотреться к этим деньгам.

Итак, работник написал заявление, руководитель пишет на нем резолюцию — указание бухгалтерии выдать под отчет такую-то сумму на такой-то срок.

Кассир на основании заявления с резолюцией руководителя оформляет расходный кассовый ордер и выдает требуемую сумму. Если ее нет в кассе, снимает эти деньги в банке и выдает.

Работник покупает то, на что брал деньги и составляет авансовый отчет, где указывает, как потратил деньги. Эти траты он подтверждает документами. Если деньги остались, он возвращает их в кассу. Если денег не хватило, перерасход ему выплачивают из кассы.

А как в этом случае обстоят дела у индивидуального предпринимателя? И так, и совсем не так!

Деньги в кассе берет ИП

Прежде всего, разделим ситуацию на две части.

У предпринимателя могут быть работники, которым нужно выдать деньги под отчет. В этом случае правила совершенно такие же, как и для организаций. Только в роли руководителя выступает сам ИП. Точно так же работник пишет заявление, предприниматель ставит резолюцию, кассир (или сам ИП) выдает из кассы деньги, оформляет расходный кассовый ордер. Потом этот работник тратит деньги и составляет авансовый отчет.

Совсем другая ситуация, если деньги из кассы берет сам индивидуальный предприниматель. Например, на покупку товара или оплату услуг либо аренды. Как быть в этом случае? Тоже оформлять деньги под отчет?

Но тут возникает встречный вопрос: а перед кем отчитываться? Все деньги, которые «крутятся» у ИП в предпринимательской деятельности, принадлежат ему с момента, когда они попали в кассу или на расчетный счет в банке и до момента, когда они покинут этот счет или кассу.

Получается, если ИП берет деньги под отчет, то отчитываться он должен перед самим собой. Но это же абсурд! Поэтому, я считаю, что ИП не должен писать заявление самому себе и брать деньги под отчет. Он просто берет деньги в кассе на свои нужды: хоть на предпринимательские цели, хоть на личные надобности. При этом обязательно должен быть оформлен расходный кассовый ордер. Но без заявления. Достаточно устного указания кассиру, если он есть.

Обоснованием этого вывода является пункт 4.4 Положению № 373-П. Данная норма гласит: «Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица».

Итак, мы видим:
- во-первых, что под отчет выдаются деньги только работнику;
- во-вторых, письменное заявление на это пишет только подотчетное лицо.

В этом же пункте 4.4 Положения № 373-П сказано: «Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами».

Как мы видим, авансовый отчет тоже обязано составлять только подотчетное лицо. Это и логично. Индивидуальный предприниматель не должен давать отчет самому себе. По крайней мере, в письменном виде он это делать не обязан.

Итак, еще раз повторим. ИП имеет право взять у себя в кассе любую сумму на любые цели. Для этого ему достаточно только расходного кассового ордера. Ни заявления, ни последующего авансового отчета не требуется.

Чувствую, что тут на меня обрушиться вал недоуменных вопросов. Главный из которых: «А как же ИП будет учитывать свои расходы?» Как же без авансового отчета? Не получается ведь?

Как ИП оформить расходы

Давайте разбираться, что получается, а что нет.

Для начала представим, что ИП ничего из кассы не берет (в кассе нет денег), а надо заплатить за товар, за аренду и т д. В этом случае ИП достает из своего кармана свои личные наличные деньги и расплачивается за все, что нужно. Это что, не будут его законные расходы? Будут. Или они не будут связаны с предпринимательской деятельностью? Будут связаны, еще как. Потому что не имеет значения, из каких денег заплатил предприниматель — из тех, что взял в кассе или из своего кармана. Предприниматель имеет документы об оплате — кассовый чек и накладную. Он кладет их в папочку, на которой написано «расходы», и делает записи в Книге учета доходов и расходов:

Первая строка — покупка товара — столько рублей — такие-то документы
Вторая строка — оплата аренды — столько рублей — такие-то документы

И никаких авансовых отчетов.

Точно так же оформляются и те деньги, которые ИП берет в кассе. Взял, потратил, документы подшил в папочку, сделал запись в Книге учета доходов и расходов.

Собственно говоря, деньги, которые он взял в кассе, вполне могут быть «на личные нужды». А уже потом он эти личные может потратить или на шубу жене или на покупку продуктов к семейному ужину.

Итак, посмотрим, что же у нас получается.

Операция «ИП взял деньги в кассе» — это самостоятельная кассовая операция. Она не требует продолжения. Главное, составить РКО и сделать запись в кассовой книге, сколько он взял.

Операция «ИП купил товар» — это другая операция, тоже самостоятельная, но к кассовым операциям никакого отношения не имеющая. Купил, взял оправдательный документ, положил в папочку, зафиксировал расходы в Книге учета доходов и расходов.

Ведь главное для индивидуального предпринимателя — правильно учесть доходы и расходы. Для этого существует Книга учета доходов и расходов.

А кассовая книга имеет совсем иную цель — учесть денежные потоки, которые проходят через предпринимателя в связи с его предпринимательской деятельностью. Никакой другой цели кассовая книга и весь кассовый учет не имеют. Получил наличные деньги в кассу — отрази приход. Взял из кассы — отрази расход.

Какой приход должен быть отражен в кассе? Любой! И расход любой. Снял выручку из кассового аппарата в своем магазине — отрази приход в кассу, потом отнес эту выручку в банк — отрази расход по кассе. Взял деньги с расчетного счета по чеку — отрази приход в кассу, выдал зарплату работникам в своем магазине — отрази расход по кассе. Не хочешь сдавать выручку в банк (а, может, и счета не имеешь), забираешь всю выручку на личные надобности — отрази расход по кассе.

Вот только «расход по кассе» ни в коем случае нельзя путать с расходом по предпринимательской деятельности. Например, взял из кассы себе «на карман» 100 тысяч рублей, которые могут быть потрачены как на личные нужды, так и на предпринимательские. Это расход по кассе, его надо отразить в кассовой книге. А вот в Книге учета доходов и расходов отражать пока нечего — у предпринимателя в этой ситуации еще нет никаких расходов.

Через день на эти деньги купил на 10 тысяч рублей канцелярских товаров или сервис для ведения учета у ИП. Это уже расход по предпринимательской деятельности — отражаем 10 тысяч рублей в Книге учета доходов и расходов. Через неделю еще на 20 тысяч рублей закупил товар для перепродажи. Это тоже «предпринимательский» расход — отражаем в Книге учета доходов и расходов. Потом на оставшиеся 70 тысяч рублей купил мебель в квартиру. Или шубу жене на день рождения. Это уже и не предпринимательские расходы, а просто личные траты. Их мы никуда не записываем. Деньги принадлежат ИП, как хочет, так он их и тратит. С точки зрения государства здесь тоже не возникает никаких проблем — лишь бы ИП вовремя и в полном объеме платил налоги.

Исключения из правила

Итак, я утверждаю, что ИП может взять из кассы деньги, сколько ему надо и на любые цели, правильно оформив эту кассовую операцию. И что расходы, которые он потом из этих денег делает, к кассовым операциям уже отношения не имеют. Однако надо упомянуть несколько ситуаций, которые можно отнести к «исключениям».

Во-первых, ИП не может из своего кармана заплатить зарплату работникам. Это можно сделать только из кассы. Если в кассе денег не хватает, надо снять в банке. Или ИП может внести свои личные деньги в кассу. И то, и другое оформляется приходным ордером. И лишь потом по ведомости кассир или сам предприниматель должен выдать зарплату работнику.

Второе исключение — выдача денег работнику под отчет. Это тоже нужно делать только из кассы. Конечно, в жизни это вполне может выглядеть, как ИП достал деньги из своего кошелька и велеть «купи то-то и то-то». Но по документам это должно быть оформлено через кассу — сначала приход от предпринимателя, затем расходный кассовый ордер на выдачу денег под отчет и, конечно, соответствующее заявление с резолюцией ИП.

Реестр расходов предпринимателя

Давайте усложним задачу. Это все понятно и красиво, если записей в Книге учета доходов и расходов не так много. А как быть, если товарооборот большой, и постоянно приходится что-то покупать и покупать? В разное время, в разных местах и на каждый товар надо писать строчку в Книге учета доходов и расходов.

Если расходов много, можно предварительно эти расходы учесть отдельно в отдельной таблице, которую я называю реестром. Можно назвать накопительной ведомостью или как-то по-другому.

Назовем ее реестром расходов предпринимателя за такой-то период. Это обычная таблица, можно ее сделать в Экселе.

Дата, содержание расхода, оправдательный документ, сумма

Собрали, например, за день, или за неделю, или за месяц, и итоговую цифру перенесли в Книгу учета доходов и расходов. В конце концов, обратная сторона авансового отчета представляет собой то же самое.

Главное, чтобы не было слов «авансовый отчет». В крайнем случае, эти слова можно зачеркнуть и написать «реестр расходов». Но это, скорее, от безысходности, когда программа не дает сделать никакой другой документ, кроме «авансового отчета». Но об этом я еще скажу.

Вернемся к кассовым операциям предпринимателя. Казалось бы, все просто и логично и нечего было затевать такой подробный разговор. Но в том то и дело, что на практике встречаются и другие сложности. Виной тому — устоявшиеся привычки бухгалтеров и самая популярная в России бухгалтерская программа 1С.

ИП и касса: бухгалтерский учет

К сожалению, для многих бухгалтеров России весь бухгалтерский учет сводится к типовым проводкам из 1С. Вроде как больше ничего не надо!

Поясню подробнее. В бухгалтеры к ИП идут специалисты, многие годы работавшие с бухучетом организаций. Или начинающие бухгалтеры, которые учатся у своих более опытных коллег. А опыт наработан в организациях. И этот опыт бухгалтеры применяют к учету для ИП.

Что же наиболее характерно для бухгалтерского учета организаций? Прежде всего, метод двойной записи. Это когда у каждого Дебета должен быть свой Кредит. И еще — обязательное применение Плана счетов. А ведь План счетов утвержден только для организаций и применим только для организаций.

На учет ИП эти правила не распространяются. Он может вести учет методом амбарной книги. Только эта книга называется Книгой учета доходов и расходов. И этим все сказано. Построчно туда записываются все доходы и все расходы. Потом подводится итог и получается прибыль или убыток.

Конечно, никто не запрещает вести учет у индивидуального предпринимателя, применяя метод двойной записи и план счетов. Тем более, что и программа под рукой, остается только вводить данные. Так и делают. И попадают в капкан. Особенно, если применяют 1С.

Проблема в том, что 1С не предусматривает возможности для организаций отнести наличную оплату к расходам, если они предварительно не прошли через авансовый отчет. Вот бухгалтеры и выдают предпринимателю деньги сначала под отчет, а затем составляют на него авансовый отчет.

Или еще интереснее ситуация. Расходы предпринимателя из своего кармана оформляют через авансовый отчет. И растет задолженность ИП Петрова перед тем же ИП Петровым. Абсурд, конечно, но бухгалтер на полном серьезе, чуть не в слезах спрашивает на нашем форуме: а что мне делать с этим 71-м счетом?

Первая мысль — выдать ему «перерасход» по авансовому отчету. Но в кассе денег нет. Да и в принципе кассы нет — все доходы приходят на расчетный счет. Потом, сколько нужно перечисляется на личную карточку ИП, с которой он снимает деньги на личные нужды. И заодно тратит на предпринимательские цели.

Знаете, что среди прочего советовали автору вопроса про 71-й счет? Пусть ИП даст самому себе заем наличными деньгами, внесет их в кассу. А потом ему из кассы выплачивайте перерасход по авансовому отчету. Но ведь это же, по моему мнению, абсолютно бездумное следование прихотям бухгалтерской программы. Правда, когда я высказал в той теме свое мнение, один из авторов «схемы» заявил, что вся страна делает через авансовый отчет, а я какие-то сказки собственного сочинения рассказываю.

Замечу, что делает это не вся страна. Весь вопрос в разумном выборе программы. Есть такие программы, которые не копируют слепо учет в организации, а подходят к учету для ИП с позиций здравого смысла. Могу для примера привести «Бухгалтерию.Контур». Там, на мой взгляд, реализован вполне приличный учет для предпринимателя.

Но это я отвлекся от основного вопроса. Допустим, бухгалтер у ИП хочет вести учет с планом счетов. Так ему привычнее и понятнее. Ничего не имею против. Только советую творчески подойти к рабочему плану счетов.

Если программа позволяет, не нужно вести учет расчетов с индивидуальным предпринимателем на счете 71 или 75 или использовать еще более экзотические варианты — 80, 84, 91 и 99-й…

Есть в стандартном плане счетов много «пустых» незадействованных счетов. Например, 72, 74 или 78 — это если брать «расчеты», близкие к расчетам с подотчетными лицами или с персоналом. Или 85, 87, 88 и 89 — это если брать из раздела «капитал». А в разделе «финансовые результаты» есть свободные 92, 93 и 95. Лично мне больше всего нравится 72-й. Но это исключительно личная привязанность — можно выбрать любой счет их пустых.

Почему я не рекомендую применять счета, имеющие целевое обозначение и требующие определенного оформления документов?

Увидит, например, непосвященный человек, что у ИП есть остатки на счете 80 и удивится: откуда у ИП уставный капитал? Может ведь нехорошо подумать о бухгалтере. А если увидит 75-й? Первая мысль — они, что считают ИП учредителем самого себя? Может, еще и дивиденды начисляют? Вон, и остаток кредитовый. Смешно.

А вот со счетом 71 может получиться и не смешно. Придет въедливый инспектор, увидит 71-й счет, подавайте сюда авансовые отчеты, где заявление на подотчет? И будете ему долго втолковывать все то, о чем я говорил вначале.

Вот так одно допущение — взяли стандартный счет, повлечет за собой необходимость оформлять кучу бумаг — и авансовые отчеты и заявление на выдачу денег.

И при этом все равно остается вопрос: а куда относить то, что ИП взял на личные нужды? Здесь и рождаются варианты вроде «это его зарплата». Но тут же появляются другие вопросы: «Надо ли по выплатам ИП на личные нужды начислять НДФЛ? А страховые взносы?». В итоге логично приходим к вопросу: «А можно ли отнести эти выплаты на расходы. Ведь они же у меня на 70-м, как зарплата?»

Кстати, еще один аргумент против 71-го счета. У предпринимателя могут быть работники, которые в свою очередь могут брать деньги под отчет. Для них 71-й счет — лучше не придумаешь. А в этом случае, когда там же и расходы предпринимателя, можно запутаться.

Примеры проводок

Надеюсь, я вас убедил использовать пустые счета. Допустим счет 72. Как его использовать?

Вот наиболее распространенные операции:

- ИП взял в кассе наличные (на любые нужды): Дт 72 — Кт 50
- ИП купил товар: Дт 41 — Кт 72
- ИП заплатил поставщику аванс: Дт 60 — Кт 72
- ИП заплатил за аренду: Дт 44 — Кт 72
- ИП внес деньги в кассу: Дт 50 — Кт 72

Да, еще чуть не забыл:
- ИП заплатил налог через Сбербанк: Дт 68 — Кт 72

Причем, этот счет можно задействовать не только с кассой, но и с банком. Например:
- ИП перевел деньги с личной карточки на расчетный (предпринимательский) счет в банке: Дт 51 — Кт 72
- перекинули деньги с расчетного счета на личную банковскую карточку: Дт 72 — Кт 51.

И в таком духе при необходимости в других операциях.

Источник: БухОнлайн.ру Автор: Александр Погребс, главный налоговый эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Обсуждение закрыто.        Все 59 комментариев
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер