Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля

2-НДФЛ: пошаговая инструкция по заполнению справки о доходах физического лица

2-НДФЛ: пошаговая инструкция по заполнению справки о доходах физического лица
Елена Маврицкая, 26 февраля 26 февраля 2018

Форма 2-НДФЛ представляет собой справку о доходах физического лица (утв. приказом Минфина России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). Эти справки по доходам всех работников работодатель обязан ежегодно сдавать в налоговые органы. Кроме того, справка 2-НДФЛ выдается работнику по его требованию. В данном материале мы дадим пошаговую инструкцию по заполнению 2-НДФЛ. Инструкция составлена в виде таблицы. Материал будет обновляться каждый раз после внесения изменений в законодательство, поэтому обращать внимание на дату размещения статьи не нужно — инструкция будет актуальной всегда.

Справка 2-НДФЛ: общая информация

Порядок заполнения формы 2-НДФЛ утвержден приложением № 2 к приказу Минфина России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@. Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц содержится в приказе Минфина России от 16.09.11 ММВ-7-3/576@.

Однако и процедура представления справки 2-НДФЛ, и ее заполнение вызывают у бухгалтеров довольно много вопросов. Чтобы облегчить процесс оформления справок, мы подготовили инструкцию, где в доступной форме объединены требования законодательства, разъяснения чиновников и учтены судебные решения.

Оформление 2-НДФЛ и представление справки в инспекцию

Кто заполняет 2-НДФЛ

Налоговые агенты: компании, предприниматели, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ).

В каких случаях заполняется

  • в обязательном порядке по итогам отчетного года в отношении начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ с доходов, выплаченных в отчетном году (п. 2 ст. 230 НК РФ);
  • в случае, когда невозможно удержать НДФЛ из доходов физического лица (например, по причине его увольнения);
  • по просьбе физического лица.

За какой период составляется 2-НДФЛ

За один календарный год. Если требуется справка за два, три и т д. года (например, по просьбе физического лица), необходимо заполнить две, три и т д. справки.

Куда и когда представляется

В налоговую инспекцию:

  • в отношении удержанного НДФЛ — не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК РФ);
  • в отношении неудержанного НДФЛ — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Физическому лицу на основании его заявления (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Куда сдавать 2-НДФЛ по обособленным подразделениям

Справки о доходах, выплаченных подразделениями, подаются в инспекции по месту учета данных подразделений (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если подразделение закрыто, справки можно подать в инспекцию по месту учета головной организации (см. «Если филиал, в котором трудились работники, ликвидирован, сведения о доходах таких работников подаются в инспекцию по месту учета компании»).

Крупнейшие налогоплательщики вправе выбирать, куда сдавать справки: по местонахождению подразделения, либо по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Куда сдавать 2-НДФЛ за работников ИП на «вмененке» и ПСН 

Справки о доходах, выплаченных предпринимателями на ПСН или «вмененке» своим работникам, подаются в ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ).

За какой период составлять 2-НДФЛ при реорганизации и ликвидации

За период от начала года до момента прекращения деятельности (см. «ФНС сообщила, за какой период представляются справки 2-НДФЛ при реорганизации или ликвидации»).

2-НДФЛ в случае, если физическое лицо получило доходы, облагаемые по разным ставкам

В отношении доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ, оформляется одна справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ в случае, когда налоговый агент удержал только часть НДФЛ

Составляются две справки по форме 2-НДФЛ.

Первая — с признаком 1. В ней отражаются все доходы.

Вторая — с признаком 2. В ней отражаются только те доходы, с которых НДФЛ не был удержан.

Если справки с признаком 1 и признаком 2 полностью идентичны:

а) мнение чиновников: необходимо представить сначала справку с признаком 2, а потом справку с признаком 1 (см. «В случае невозможности удержать НДФЛ налоговый агент должен представлять справку 2-НДФЛ и с признаком «2» и с признаком «1»»);

 б) мнение судей: достаточно представить только справку с признаком 2 (см. «Суд: налоговые агенты не обязаны дважды информировать налоговиков о невозможности удержания НДФЛ с доходов физлиц»).

2-НДФЛ в ситуации, когда обнаружена ошибка за прошлый период

В случае пересчета НДФЛ за периоды, справки за которые уже сданы, составляется корректирующая справка по форме, действовавшей в периоде, за который вносятся корректировки.

В случае полной отмены начислений НДФЛ за периоды, справки за которые уже сданы, составляется аннулирующая справка. В ней заполняются только разделы 1 и 2.

В какой форме справки представляются в налоговую инспекцию

В электронной форме по интернету через специализированного оператора связи или через интернет-сайт ФНС.

Если налоговый агент выплачивает доходы менее чем 25 физическим лицам, можно сдать справки на бумажных носителях (п. 2 ст. 230 НК РФ). К справкам нужно приложить два экземпляра реестра сведений о доходах.

Справка о доходах, выплаченных предпринимателю

Не оформляется и не представляется, так как предприниматели сами платят НДФЛ и отчитываются по нему.

Что указывать в 2-НДФЛ, если суммовое значение отсутствует

При отсутствии значения по суммовым показателям в форме 2-НДФЛ указывается ноль.

2-НДФЛ в случае, когда необходимая информация не умещается на одной странице

Заполняется необходимое количество страниц. На каждой странице (начиная со второй) вверху указывается номер страницы и проставляется номер и дата справки, а также год, за который она составлена.

На каждой странице заполняется поле «налоговый агент» и ставится подпись.

Заполнение 2-НДФЛ

Заголовок справки о доходах

Поле

Содержание

«за 20__ год»

Год, за который составляется справка.

«№ ____»

Порядковый номер, присвоенный налоговым агентом.

Номера присваиваются в пределах каждого отчетного налогового периода (года). В следующем году нумерация начинается заново.

При составлении корректирующей или аннулирующей справки ставится номер первичной справки (то есть ранее представленной).

«от ____»

Дата (число, номер месяца, год) составления справки. Указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 01.03.2016.

При составлении корректирующей или аннулирующей справки ставится текущая дата (а не дата первичной справки).

«признак»

1 — если в справке указан НДФЛ, удержанный из доходов физического лица в отчетном году (в том числе, если справка оформляется по просьбе самого физического лица);

2 — если справка составляется для информирования инспекции о невозможности удержать НДФЛ;

3 — если справка составляется правопреемником налогового агента для предоставления физлицу;

4 — если справка сдается правопрееником налогового агента в ИФНС.

 

«номер корректировки»

00 — при составлении первичной справки;

01 (02, 03 и т д.) — при составлении корректирующей справки;

99 — при составлении аннулирующей справки.

«в ИФНС (код)»

Четырехзначный код инспекции, в которой налоговый агент состоит на учете. Пример: 5040, где 50 — код региона, 40 — код инспекции.

Раздел 1 «Данные о налоговом агенте»

При составлении аннулирующей справки заполняются все показатели раздела 1, указанные в первичной справке. Если персональные данные физлица изменились после представления справки по форме 2-НДФЛ, подавать уточнения с исправленными данными не нужно («ФНС сообщила, как действовать, если паспортные данные работника изменились уже после подачи в инспекцию справок 2-НДФЛ»). 

Поле

Содержание

«Код по ОКТМО»

Код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее подразделение (согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14.06.13 № 159-ст).

Если в течение отчетного года сотрудник работал в нескольких подразделениях, расположенных на территориях с разными кодами ОКТМО, то по каждому подразделению нужно оформить свою справку и указать в ней свой код (см. «Минфин напомнил, куда подавать форму 2-НДФЛ за работника, получившего доходы в нескольких филиалах компании»).

Поле состоит из 11 знакомест. Если код имеет 8 знаков, справа никакие символы не проставляются. Пример: 12445698.

Предприниматели на «вмененке» или ПСН ставят код по месту осуществления деятельности.

ИП на других системах налогообложения, а также нотариусы, адвокаты и прочие «частники» ставят код по месту жительства.

Правопреемник налогового агента указывает код по месту нахождения реорганизованной организации или ее обособленного подразделения.

«Телефон»

Контактный телефон налогового агента.

«ИНН»

Заполняется как организациями, так и предпринимателями.

«КПП»

Заполняется только организациями.

Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения подразделения.

Если в течение отчетного года сотрудник работал в нескольких подразделениях, то по каждому подразделению нужно оформить свою справку и указать в ней свой КПП (см. «Минфин напомнил, куда подавать форму 2-НДФЛ за работника, получившего доходы в нескольких филиалах компании»).

«Налоговый агент»

Организации вписывают сокращенное наименование (при отсутствии — полное наименование) согласно учредительным документам. Данное правило действует и в ситуации, когда организация отчитывается по месту учета обособленного подразделения (см. «2-НДФЛ: как правильно указать наименование организации — налогового агента»).

При этом содержательная часть (аббревиатура или название) располагается в начале строки. Примеры: «школа № 25», «ОКБ «Вымпел»».

Физические лица вписывают фамилию, имя, отчество согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Двойная фамилия пишется через дефис. Пример: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.

Если отчитывается правопреемник, то указывается наименование реорганизованной организации либо ее обособленного подразделения.

Форма реорганизации (ликвидации) (код) 

Заполняется только правопреемником налогового агента. Если организация отчитывается за саму себя, поле не заполняется.

Указвается код:

для ликвидации — 0;

для преобразования — 1;

для слияния — 2;

для разделения — 3;

для присоединения — 5;

для разделения с одновременным присоединением — 6

 

ИНН / КПП реорганизованной организации

Заполняется только правопреемником налогового агента. Если организация отчитывается за саму себя, поле не заполняется.

ИНН и КПП реорганизованной организации либо ее обособленного подразделения

Раздел 2 «Данные о физическом лице-получателе дохода»

При составлении аннулирующей справки заполняются все показатели раздела 2, указанные в первичной справке. Если персональные данные физлица изменились после представления справки по форме 2-НДФЛ, сдавать уточнения с новыми данными не нужно («ФНС сообщила, как действовать, если паспортные данные работника изменились уже после подачи в инспекцию справок 2-НДФЛ»).

Поле

Содержание

«ИНН в Российской Федерации»

ИНН, подтверждающий постановку физического лица на учет в налоговом органе РФ. При отсутствии у физического лица ИНН данное поле не заполняется.

Мнение налоговиков: инспекция не должна принимать справку, представленную в электронной форме, если в ней отсутствует ИНН физического лица (см. «ФНС: присланные через интернет справки 2-НДФЛ, в которых не указан ИНН работников, приниматься не будут»).

«ИНН в стране гражданства»

ИНН (или его аналог) налогоплательщика-иностранца в стране гражданства. Проставляется в случае наличия такой информации.

«Фамилия»

Фамилия физического лица согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Для указания фамилий физических лиц-иностранцев можно использовать латинский алфавит.

«Имя»

Имя физического лица согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Для указания имен физических лиц-иностранцев можно использовать латинский алфавит.

«Отчество»

Отчество физического лица согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Для указаний отчеств физических лиц-иностранцев можно использовать латинский алфавит. Если отчество отсутствует, его можно не указывать.

«Статус налогоплательщика»

Код статуса физического лица:

  • для резидента РФ ставится 1;
  • для нерезидента РФ ставится 2;
  • для нерезидента РФ, признаваемого высококвалифицированным специалистом, ставится 3;
  • для участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Россию соотечественников, проживающих за рубежом, не являющихся резидентами РФ, ставится 4;
  • для беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, не являющихся резидентами РФ, ставится 5;
  • для иностранных граждан, работающих в России по найму на основании патента, ставится 6.

Если в течение года физическое лицо являлось резидентом РФ, вне зависимости от прочих факторов ставится 1. Исключение сделано только для иностранцев, работающих на основании патента, — для них в любом случае ставится 6.

«Дата рождения»

Дата рождения физического лица (число, месяц, год). Указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 19.03.1969

«Гражданство (код страны)»

Числовой код страны, гражданином которой является физическое лицо, согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.01 № 529-ст. Примеры: 643 — код России, 804 — код Украины.

При отсутствии у физического лица гражданства ставится код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

«Код документа, удостоверяющего личность»

Код документа, удостоверяющего личность, согласно справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика».

Пример: для несовершеннолетнего физического лица ставится 03 — код свидетельства о рождении.

«Серия и номер»

Серия и номер документа, удостоверяющего личность. Знак «№» не ставится.

Раздел 3 «Доходы, облагаемые по ставке    ___%»

В заголовке указывается та ставка НДФЛ, в отношении которой заполняется данный раздел. Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.

В разделе 3 указываются доходы, начисленные и фактически полученные физическим лицом (в денежной, натуральной форме и в виде материальной выгоды), а также профессиональные вычеты. Другие виды вычетов в данном разделе не указываются.

Доходы за предыдущий год, выплаченные в следующем году, отражаются в справке за предыдущий год. Если доходы выплачены после представления справки за предыдущий год (например, в апреле следующего года), необходимо оформить корректирующую справку (см. «ФНС уточнила, как отразить в 2-НДФЛ зарплату за прошлый год, выплаченную в 2015 году»).

При оформлении справки с признаком 1 в данном разделе указываются все доходы: как  те, с которых НДФЛ удержан, так и те, с которых НДФЛ не удержан.

При оформлении справки с признаком 2 в данном разделе указываются доходы, с которых налоговый агент не удержал НДФЛ.

При составлении аннулирующей справки раздел 3 не заполняется.

Графа

Содержание

Месяц

В хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца, за который был начислен и фактически получен доход.

Код дохода

Код дохода из справочника «Коды видов доходов налогоплательщика» (приложение № 1 к  приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

Сумма дохода

Полная сумма дохода (без налоговых вычетов) по соответствующему коду. Если в отношении дохода предусмотрены профессиональные вычеты, или доход облагается НДФЛ не в полном размере, напротив этого дохода указывается соответствующий код вычета.

При оформлении справки 2-НДФЛ с признаком 2 указывается сумма дохода, с которой не был удержан НДФЛ.

Код вычета

Заполняется в форме 2-НДФЛ только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков). Стандартные, имущественные, социальные и инвестиционные вычеты в данном поле не отражаются.

Код вычета выбирается из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

По доходам, о которых говорится в статьях 214.1, 214.2 и 214.3 НК РФ, для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первый код отражается напротив кода дохода, а остальные — строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода».

Сумма вычета

Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков). Стандартные, имущественные, социальные и инвестиционные вычеты в данном поле не отражаются.

Сумма вычета не может превышать сумму дохода.

По доходам, о которых говорится в статьях 214.1, 214.2 и 214.3 НК РФ, для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первая сумма вычета отражается напротив кода дохода, а остальные — строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода».

Раздел 4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты»

При составлении аннулирующей справки 2-НДФЛ раздел 4 не заполняется.

Поле

Содержание

Код вычета

Код соответствующего вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@). Если вид вычета в справочнике отсутствует, следует указывать код 620 (письмо ФНС России от 11.02.14 № БС-4-11/2189).

Сумма вычета

Сумма вычетов по указанному коду. Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.

Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет

Заполняется в случае, когда физическому лицу предоставлен социальный вычет.

Указывается номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление.

При наличии нескольких уведомлений, заполняется несколько строк для отражения реквизитов всех уведомлений.

Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет

Заполняется в случае, когда физическому лицу предоставлен имущественный вычет.

Указывается номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление.

При наличии нескольких уведомлений, заполняется несколько строк для отражения реквизитов всех уведомлений.

Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога»

В разделе 5 отражаются суммы начисленного и фактически полученного дохода, а также суммы начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в разделе 3.

Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.

Данные о начисленных суммах НДФЛ нужно округлять до полных рублей (см. «Минфин: данные о начисленных суммах налога в справках 2-НДФЛ за 2015 год должны быть округлены до полных рублей»).

При составлении аннулирующей справки 2-НДФЛ раздел 5 не заполняется.

Поле

Содержание

Общая сумма дохода

Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в разделах 3 и 4.

При оформлении справки 2-НДФЛ с признаком 2 в данном пункте указывается общая сумма доходов, с которых налоговый агент не удержал НДФЛ и которые отражены в разделе 3 справки.

При заполнении справки с признаком 2 указывается сумма дохода, отраженная в разделе 3, с которой не был удержан НДФЛ.

Налоговая база

Налоговая база, с которой был начислен НДФЛ. Равняется разнице между суммой, указанной в поле «Общая сумма дохода», и общей суммы вычетов, отраженных в разделах 3 и 4 справки.

Сумма налога исчисленная

Общая сумма начисленного НДФЛ.

При заполнении справки с признаком 2 указывается начисленная, но не удержанная сумма НДФЛ.

Сумма фиксированных авансовых платежей

Сумма фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается начисленный НДФЛ.

Сумма налога удержанная

Общая сумма удержанного НДФЛ.

При заполнении справки с признаком 2 ставится ноль.

Сумма налога перечисленная

Общая сумма перечисленного НДФЛ.

При заполнении справки 2-НДФЛ с признаком 2 ставится ноль.

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по налогу, образовавшаяся из-за того, что налоговый статус физического лица в отчетном году изменился.

При заполнении 2-НДФЛ с признаком 2 ставится ноль.

Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Сумма начисленного НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в отчетном году. Указывается в справке с признаком 1 и в справке с признаком 2.

Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи

Заполняется при наличии у физического лица соответствующего уведомления.

Указываются номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление.

Заключительная часть

Налоговый агент

1 — если справку представляет налоговый агент;

2 — если справку представляет уполномоченный представитель.

ФИО

Указывается полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица, представившего справку.

Подпись

Подпись физического лица, представившего справку.

Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя

Заполняется в случае, когда справку сдает представитель налогового агента.

Обратите внимание: при сдаче 2-НДФЛ наиболее комфортно будут чувствовать себя те налоговые агенты, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Там установлены актуальные проверочные программы, которые используются при приеме отчетности на стороне инспекции. Причем, эти программы обновляются автоматически, без участия пользователя. Если данные, которые ввел налоговый агент, не соответствуют контрольным соотношениям ФНС, система обязательно предупредит об этом бухгалтера и подскажет ему, как можно исправить ошибки. 

закрыть