Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Материалы по теме
23 марта
20 марта
В платежках на уплату штрафов не нужно указывать одновременно и ИНН, и код УИН
28 февраля
Утверждены новые правила получения отсрочки (рассрочки) по уплате налогов и взносов

Служебные командировки: новый порядок оформления документов

27 марта 2015

Недавно Правительство РФ значительно упростило процедуру направления сотрудников в командировки. Так, чиновники отменили привычные для многих бухгалтеров документы: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке. О том, как такие изменения в командировочном документообороте отразятся на работе как кадровика, так и бухгалтера, читайте в нашей статье.

Как было

Порядок оформления «командировочных» документов зафиксирован в постановлении Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение о командировках). И до недавнего времени (новая редакция утв. постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, которое вступило в силу 08.01.15) этот документ предусматривал следующий документооборот. Сначала оформлялось служебное задание, где указывались цель, время и место командировки. На основании этого документа издавался приказ о направлении сотрудника в командировку, который служил основанием для оформления командировочного удостоверения, где в дальнейшем фиксировались дата (время) фактического прибытия в пункты назначения и выбытия из них. Бухгалтерия же на основании приказа выдавала сотруднику подотчет денежные средства на проезд, проживание и суточные.

По окончании командировки сотрудник отчитывался как за потраченные деньги (авансовый отчет и подтверждающие документы), так и за выполнение работы (отметки в командировочном удостоверении и отчет о командировке).

Как видим, каждый шаг командированного был документально зафиксирован, что полностью соответствовало требованиям Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Напомним, что статья 19 этого закона требует от каждой организации осуществлять внутренний контроль финансово-хозяйственной деятельности с тем, чтобы каждый расход имел документальное подтверждение. Да и для налоговых целей документы никогда лишними не бывали.

Теперь же законодатель решил, с одной стороны, упростить жизнь предпринимателям, избавив их от части бумажной волокиты. Но обязанностей, установленных бухгалтерским и налоговым законодательством, при этом никто не отменял. Давайте посмотрим, что можно предпринять в сложившейся ситуации.

Какие факты требуют подтверждения

Как мы уже говорили, правительство отменило три документа: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке. Эти документы содержали в себе информацию о том, куда, зачем и на какой период направляется сотрудник, а также подтверждали тот факт, что сотрудник реально был в месте командировки и выполнял там работу.

Соответственно теперь эти факты хозяйственной деятельности придется подтверждать другими документами. И вот как это можно сделать.

Срок командировки

Проще всего подтвердить срок командировки — его видно из проездных документов. Так что в этой части командировочное удостоверение с печатями о прибытии и убытии было, действительно, лишним документом. Тот факт, что срок командировки всегда нужно определять по проездным документам, находит свое подтверждение и в Положении о командировках — об этом прямо говорится в пункте 4 этого документа.

Единственная проблема, которая возникает в связи с отменой командировочного удостоверения, — как определить срок командировки, если проездных документов нет? Например, если работник использовал личный транспорт. Ответ опять же находим в Положении о командировках: срок командировки в подобной ситуации указывается работником в служебной записке, к которой он должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. – п. 7 Положения).

Цель командировки

Следующий «выпадающий» факт — цель командировки, которая ранее фиксировалась в служебном задании. Теперь, с отменой этого документа, суть командировки — служебное задание, которое нужно выполнить вне места постоянной работы — придется указывать непосредственно в приказе о направлении в командировку (п. 3 Положения о командировках).

К сожалению, унифицированная форма приказа о направлении в командировку (№ Т-9 или Т-9а) не содержит такого реквизита как служебное задание. Поэтому бухгалтеру придется разработать и утвердить у руководителя собственную, дополненную, форму такого приказа, предусмотрев в ней место для указания цели командировки. (В скобках напомним, что, по мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно — см. письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

Это право, кстати, можно использовать, если по каким-то причинам требуется полностью сохранить в организации «старый» документооборот по командировкам. Компания вправе продолжить оформлять и служебные задания, и командировочные удостоверения, и отчеты. Для этого достаточно предусмотреть в локальном акте положение об оформлении этих документов, а также их формы (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Применять можно как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные (например, дополнить унифицированные формы своими реквизитами или, наоборот, удалить лишние).

Также желательно взять за правило копию такого приказа передавать в бухгалтерию. Документ, в котором отражена и цель поездки, и место назначения, и период командирования, позволит бухгалтеру быстрее проверить авансовый отчет.

Выполнение служебного задания

Раз имеется документ, в котором сотруднику ставится задание, логично предположить, что должен быть документ, где фиксируется, что это задание выполнено (или не выполнено). Раньше таким документом был отчет, который сотрудник составлял непосредственно на бланке служебного задания. Теперь его отменили и формально работодатель требовать отчет не обязан.

В принципе, в этой части подход законодателя логичен: ведь работники не составляют отчеты о своей ежедневной работе в месте нахождения организации. Почему такая же работа вне офиса должна требовать специального отчета? Поэтому по общему правилу тот факт, что работник вернулся из командировки и работодатель не потребовал от него каких-либо объяснений, будет свидетельствовать, что задание выполнено надлежащим образом. А вот если задание не выполнено, то должен запускаться стандартный механизм привлечения к дисциплинарной ответственности. И начинается он как раз с истребования объяснений сотрудника.

То есть отчет о командировке из регулярного документа превращается в экстраординарный, и составляется в тех случаях, когда задание не выполнено, или выполнено не в полном объеме, или некачественно.

Документооборот по новым правилам

Итак, резюмируя, опишем новый стандартный «командировочный» документооборот. Все начинается с издания приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку, где теперь указывается и цель командировки. На основании приказа бухгалтерия выдает сотруднику подотчет деньги на проезд, проживание и суточные. По возвращении работник представляет авансовый отчет и подтверждающие (в т.ч. проездные) документы, на основании которых происходит окончательный расчет.

Источник: БухОнлайн.ру Автор: Алексей Крайнев, налоговый юрист портала «Бухгалтерия Онлайн»

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Тест для самопроверки
Вы можете оценить, насколько внимательно прочитали статью, ответив на предложенные вопросы. За каждый правильный ответ вам будет начислен 1 балл. Если все ответы окажутся правильными, вам будут начислены 5 баллов. Ответить на вопросы теста можно один раз.
  1. Может ли организация продолжить применять порядок оформления командировок, действовавший в 2014 году?
  2. Какой из перечисленных комплектов документов достаточен для подтверждения командировки после 8 января?
  3. Каким документом теперь подтверждается срок командировки, если работник использовал личный транспорт?
Обсуждение закрыто.        Все 16 комментариев
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер