Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля

6-НДФЛ: как заполнить и сдать расчет

6-НДФЛ: как заполнить и сдать расчет
Елена Маврицкая, 27 февраля 27 февраля 2018

6-НДФЛ — форма ежеквартальной отчетности, которую сдают налоговые агенты по НДФЛ (утв. приказом Минфина России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@). Расчет содержит информацию об исчисленных и удержанных суммах налога на доходы физических лиц. При этом, в отличие от справок 2-НДФЛ, в расчете по форме 6-НДФЛ агент обобщает информацию по всем получателям дохода. В данном материале мы дадим пошаговую инструкцию по заполнению и сдаче 6-НДФЛ. Инструкция составлена в виде таблицы. Материал будет обновляться каждый раз после внесения изменений в законодательство, поэтому обращать внимание на дату размещения статьи не нужно — инструкция будет актуальной всегда.

Порядок и сроки сдачи 6-НДФЛ

Кто заполняет 6-НДФЛ

Налоговые агенты: организации, предприниматели, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, вознаграждение по гражданско-правовым договорам, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ).

Правопреемники компаний, претерпевших реорганизацию (п. 5 ст. 230 НК РФ).

За какой период составляется расчет

За первый квартал, за полугодие, за девять месяцев, за год.

Куда и когда представляется 6-НДФЛ

В налоговую инспекцию:

  • за первый квартал — не позднее 3 мая 2018 года;
  • за полугодие — не позднее 31 июля 2018 года;
  • за девять месяцев — не позднее 31 октября 2018 года;
  • за год — не позднее 2 апреля 2018 года.

Даты указаны с учетом совпадений отчетных дат с выходными в 2018 году. Ведь если указанная дата приходится на выходной или праздник, расчет сдается не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Куда сдается расчет по обособленному подразделению

По месту учета данного подразделения (п. 2 ст. 230 НК РФ). В поле «КПП» указывается код этого подразделения (см. «ФНС уточнила, какой КПП нужно указать при заполнении расчета 6-НДФЛ по обособленному подразделению»).

Если у организации несколько подразделений, расположенных в одном муниципальном образовании и зарегистрированных в одной ИФНС, расчеты по всем подразделениям можно представлять только в эту инспекцию. Но по каждому ОКТМО необходимо заполнить отдельный расчет (см. «ФНС разъяснила, как сдавать 6-НДФЛ за обособленные подразделения»).

Куда сдается расчет при смене места нахождения

В инспекцию по новому местонахождению с указанием КПП, присвоенного «новой» ИФНС. При этом:

 

Куда сдают 6-НДФЛ ИП на «вмененке» и ПСН, которые наняли работников

В ту инспекцию, где ИП состоит на учете по месту ведения деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ).

В какой форме расчет представляется в налоговую инспекцию

Через интернет посредством оператора ЭДО (электронного документооборота) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.

Если налоговый агент выплачивает доходы менее чем 25 физическим лицам, можно сдать расчет на бумажном носителе (п. 2 ст. 230 НК РФ). «Бумажный» расчет должен быть представлен в виде машиноориентированной формы, заполненной от руки или напечатанной на принтере

Что запрещено при заполнении расчета

  •  исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
  •  двусторонняя печать на бумажном носителе;
  •  скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.

Как нумеровать и подписывать страницы

Нумерация страниц сквозная, начиная с титульного листа.

Номер указывается в поле «Стр.» на каждой странице, кроме «001», следующим образом: «002», «003» и т.д.

На каждой странице в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» ставится дата подписания и личная подпись налогового агента (руководителя организации, ИП, нотариуса и проч.), либо его представителя.

Что делать, если необходимая информация не умещается на одной странице

Заполняется необходимое количество страниц. Отметим, что при отправке 6-НДФЛ через интернет вопросов с нумерацией страниц и их нехваткой попросту не возникает.

 

Какими чернилами заполнять расчет

Черного, фиолетового или синего цвета.

Как заполнять текстовые и числовые поля

Слева направо, начиная с крайней левой ячейки или с левого края поля. Если в правой части поля остались незаполненные знакоместа, в них ставятся прочерки (например, «ИНН 5024002119--»).

Что указывать в расчете, если суммовое значение отсутствует

При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).

Каким оформить расчет для распечатки на принтере

С использованием шрифта Courier New выстой 16-18 пунктов. Допускается отсутствие обрамления знакомест и прочерков для незаполненных знакомест. Значения полей можно выровнять по правому краю (см. «Налоговики рассказали о некоторых особенностях заполнения бумажной формы 6-НДФЛ»). Расположение и размер реквизитов не должны изменяться.

 

Какая дата считается днем представления расчета

  • при сдаче в ИФНС — дата фактического представления;
  • при отправлении по почте — дата отправки почтовым отправлением с описью вложения;
  • при направлении по интернету через оператора ЭДО — дата, зафиксированная оператором в подтверждении даты отправки.

Нужно ли сдавать «нулевой» расчет

Если организация или ИП не выплачивали доходы физическим лицам, они не должны сдавать «нулевой» расчет (см. «ФНС: если выплат в пользу физлиц нет, сдавать «нулевой» расчет 6-НДФЛ не обязательно»).

Данное правило действует и в отношении обособленного подразделения, не делавшего выплат в пользу физлиц (см. «ФНС разъяснила порядок представления расчета 6-НДФЛ обособленным подразделением организации»).

 

Что делать, если в расчете за прошлый период обнаружена ошибка

Если неверно указан КПП или ОКТМО, нужно сдать два расчета: уточненный с неправильными КПП или ОКТМО и нулями по всем прочим показателям и первичный с верными КПП или ОКТМО (см. «ФНС разъяснила, что делать при обнаружении ошибок в 6-НДФЛ»).

Если искажены доход и сумма НДФЛ, нужно подать уточнения за период, в котором допущена ошибка, и за все последующие периоды этого года (см. «ФНС: в случае перерасчета НДФЛ за первый квартал необходимо подать «уточненки» по 6-НДФЛ за этот и последующие отчетные периоды»).

 

Заполнение разделов 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ. Обобщенные показатели

В случае выплаты доходов по разным ставкам, раздел 1 (кроме строк 060-090) заполняется для каждой их ставок

Строка 010 «ставка налога, %»

Указывается соответствующая ставка налога, с применением которой исчислены суммы НДФЛ.

Строка 020 «Сумма начисленного дохода»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала года.

Единовременную матпомощь при рождении ребенка, не превышающую 50 000 руб., отражать не надо (см. «ФНС сообщила, в каком случае матпомощь, выплачиваемая при рождении ребенка, не отражается в расчете 6-НДФЛ»).

Доход в натуральной форме отражается в периоде, когда доход получен физлицом (см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме»).

Дивиденды, выплаченные акционерным обществом, отражаются в периоде выплаты, даже если НДФЛ перечислен в следующем периоде (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если дивиденды выплачены в одном периоде, а НДФЛ с них перечислен в следующем периоде»).

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

1. Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за год.

2. Если зарплата начислена за один период,  а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, доход отражается по строке 020 расчета за период начисления (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления налога наступает в другом периоде»).

3. Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, доход отражается по строке 020 расчета за период выплаты (см. «ФНС уточнила, как заполнить 6-НДФЛ, если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды»).

4. Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как отразить в 6-НДФЛ больничное пособие, начисленное работнику за декабрь 2016 года и выплаченное в январе 2017 года»).

5. Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, доход отражается по строке 020 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС уточнила, как в расчете 6-НДФЛ отразить доход по гражданско-правовому договору, если акт подписан в декабре, а вознаграждение будет выплачено в январе»).

Строка 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма начисленных дивидендов нарастающим итогом с начала года.

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма вычетов, уменьшающих облагаемый доход, нарастающим итогом с начала года.

Строка 040 «Сумма исчисленного налога»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается в том периоде, когда этот доход получен физлицом (см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме»).

НДФЛ с дивидендов, выплаченных акционерным обществом, отражается в периоде выплаты, даже если перечислен в бюджет в следующем периоде (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если дивиденды выплачены в одном периоде, а НДФЛ с них перечислен в следующем периоде»).

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

1. Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за год (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если зарплата за декабрь выплачена в январе»).

2. Если зарплата начислена за один период,  а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, налог отражается по строке 040 расчета за период начисления (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления налога наступает в другом периоде»).

3. Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за период выплаты (см. «ФНС уточнила, как заполнить 6-НДФЛ, если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды»).

4. Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как отразить в 6-НДФЛ больничное пособие, начисленное работнику за декабрь 2016 года и выплаченное в январе 2017 года»).

5. Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 040 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС уточнила, как в расчете 6-НДФЛ отразить доход по гражданско-правовому договору, если акт подписан в декабре, а вознаграждение будет выплачено в январе»).

Строка 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала года.

Строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа»

Указывается обобщенная по всем физлицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая к уменьшению исчисленного НДФЛ с начала года.

Итого по всем ставкам:

(Если раздел 1 занимает несколько страниц, строки 060-090 заполняются на первой странице)

Строка 060 «Количество физических лиц, получивших доход»

Указывается общее количество физлиц, получивших доход  в налоговом периоде. Если один и тот же человек в течение года увольнялся и снова поступал на работу, его нужно считать один раз.

Строка 070 «Сумма удержанного налога»

Указывается общая сумма удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

НДФЛ с дивидендов, выплаченных акционерным обществом, отражаются в периоде выплаты, даже если налог перечислен в бюджет в следующем периоде (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если дивиденды выплачены в одном периоде, а НДФЛ с них перечислен в следующем периоде»).

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

1. Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если зарплата за декабрь выплачена в январе»). В строке 070 расчета за год ставится «0». После удержания налога сдавать уточнения за год с заполненной строкой 070 не нужно (см. «После выплаты зарплаты за прошлый период и, соответственно, удержания НДФЛ представлять уточненный расчет 6-НДФЛ с заполненной строкой 070 не нужно»)

2. Если зарплата начислена за один период,  а срок перечисления НДФЛ приходится на следующий период, налог отражается по строке 070 расчета за период начисления (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления налога наступает в другом периоде»).

3. Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за период выплаты (см. «ФНС уточнила, как заполнить 6-НДФЛ, если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды»).

4. Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как отразить в 6-НДФЛ больничное пособие, начисленное работнику за декабрь 2016 года и выплаченное в январе 2017 года»).

5. Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, НДФЛ отражается по строке 070 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС уточнила, как в расчете 6-НДФЛ отразить доход по гражданско-правовому договору, если акт подписан в декабре, а вознаграждение будет выплачено в январе»).

Строка 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом»

Указывается  общая сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года.

В частности, в строке 080 указывается НДФЛ с доходов в натуральной форме при отсутствии иных доходов в денежной форме (см. «ФНС разъяснила, как в 6-НДФЛ отражаются суммы налога, не удержанные налоговым агентом»). НДФЛ с натурдохода указывается в периоде, когда доход получен физлицом (см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме»).

Также в строке 080 указывается НДФЛ с доходов в виде матвыгоды от экономии на процентах при отсутствии иных доходов в денежной форме (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ в случае перерасчета зарплаты за декабрь»).

Если зарплата начислена за один период, а выплачена в другом периоде, то в строке 080 расчета за период начисления ставится «0» (см. «ФНС уточнила, как заполнить раздел 1 расчета 6-НДФЛ, если зарплата за последний месяц квартала выплачена в следующем квартале»).

Строка 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»

Указывается  общая сумма НДФЛ, возвращенная физическим лицам, нарастающим итогом с начала года.

Сумма возвращенного налога отражается в периоде, когда был произведен возврат (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ при возврате работнику излишне удержанного налога»).

Раздел 2 формы 6-НДФЛ. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц

В разделе 2 расчета за соответствующий период отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.

Раздел 2 состоит из повторяющихся блоков, в каждый из которых входят строки с 100 по 140.

Один блок заполняется для одной даты фактического получения доходов. Так, для доходов, относящихся к двум датам, нужно заполнить два блока, к трем датам — три блока и т.д.

В случае, когда для доходов с одной датой фактического получения предусмотрены разные сроки перечисления, строки 100-140 заполняются для каждого срока перечисления отдельно (пример такого заполнения — в материале «ФНС разъяснила, как отразить в 6-НДФЛ зарплату и пособия, выплаченные в один день»).

Строки 100-140 заполняются без разбивки по налоговым ставкам (см. «Налоговики разъяснили, как отразить в 6-НДФЛ за полугодие мартовскую зарплату, выплаченную в апреле»).

Начисление, выплата и срок перечисления НДФЛ относятся к разным периодам:

1. Если зарплата за декабрь выдана в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если зарплата за декабрь выплачена в январе»).

2. Если зарплата выдана в последний день периода, за который начислена, операция отражается в разделе 2 расчета за следующий период (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления налога наступает в другом периоде»).

3. Если отпускные выплачены в одном периоде, а отпуск начался в другом периоде, операция отражается в разделе 2 расчета за период выплаты (см. «ФНС уточнила, как заполнить 6-НДФЛ, если выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды»).

4. Если больничные за декабрь выданы в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС сообщила, как отразить в 6-НДФЛ больничное пособие, начисленное работнику за декабрь 2016 года и выплаченное в январе 2017 года»).

5. Если акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору ГПХ подписан в декабре, а вознаграждение выдано в январе следующего года, операция отражается в разделе 2 расчета за первый квартал следующего года (см. «ФНС уточнила, как в расчете 6-НДФЛ отразить доход по гражданско-правовому договору, если акт подписан в декабре, а вознаграждение будет выплачено в январе»).

6. Если проценты по договору займа начислены в одном периоде, а выплачены в другом, операция отражается в разделе 2 расчета за период выплаты (см. «ФНС сообщила, как заполнить 6-НДФЛ, если проценты, причитающиеся физлицу по договору займа, начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом»).

Строка 100 «Дата фактического получения дохода»

Указывается дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130:

Строка 110 «Дата удержания налога»

Указывается дата удержания НДФЛ с доходов, отраженных по строке 130.

Если удержать НДФЛ с натурдохода невозможно, в строке 110 ставится «00.00.0000» (см. «ФНС разъяснила порядок заполнения отдельных строк в расчете 6-НДФЛ при выплате дохода в натуральной форме»).

В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «00.00.0000» (см. «Налоговики рассказали, как заполнять 6-НДФЛ, если сумма стандартных вычетов на детей превысила размер дохода»).

Строка 120 «Срок перечисления налога»

Указывается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ:

Если день перечисления НДФЛ приходится на выходной или праздник, указывается ближайший следующий за ним рабочий день (см. «ФНС разъяснила, как заполнить 6-НДФЛ, если срок перечисления НДФЛ приходится на выходной»).

Если удержать НДФЛ с натурдохода невозможно, в строке 120 ставится «00.00.0000» (см. «ФНС разъяснила порядок заполнения отдельных строк в расчете 6-НДФЛ при выплате дохода в натуральной форме»).

В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «00.00.0000» (см. «Налоговики рассказали, как заполнять 6-НДФЛ, если сумма стандартных вычетов на детей превысила размер дохода»).

Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода»

Указывается обобщенная сумма доходов (без вычитания удержанного НДФЛ) на дату, отраженную в строке 100.

Строка 140 «Сумма удержанного налога»

Указывается обобщенная сумма НДФЛ, удержанного на дату, отраженную в строке 100.

Для доходов в натуральной форме ставится «0» (см. «ФНС разъяснила, как в расчете 6-НДФЛ отразить операцию по выплате дохода в натуральной форме»).

В случае, когда вычеты на детей превысили доход, ставится «0» (см. «Налоговики рассказали, как заполнять 6-НДФЛ, если сумма стандартных вычетов на детей превысила размер дохода»).

Обратите внимание: при сдаче 6-НДФЛ наиболее комфортно будут чувствовать себя те налоговые агенты, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Там установлены актуальные проверочные программы, которые используются при приеме отчетности на стороне инспекции. Причем, эти программы обновляются автоматически, без участия пользователя. Если данные, которые ввел налоговый агент, не соответствуют контрольным соотношениям ФНС, система обязательно предупредит об этом бухгалтера и подскажет ему, как можно исправить ошибки. 

закрыть