Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля

Требование о представлении документов: как и в какие сроки налогоплательщик должен его исполнить

требования к документам в налоговую
Требование о представлении документов: как и в какие сроки налогоплательщик должен его исполнить
Елена Маврицкая, 23 июля 23 июля 2018

Налоговики выставляют налогоплательщикам требования о представлении документов при проведении камеральных и выездных проверок. Кроме этого, инспекторы могут направлять такие требования контрагентам проверяемого налогоплательщика, а также в том случае, когда собирают сведения о какой-либо подозрительной сделке. Если лицо, которому выставлено требование, не исполнит его в срок или нарушит порядок электронного документооборота с ИФНС, ему грозит штраф и блокировка счетов. Мы подготовили статью-шпаргалку, где изложены основные правила получения и исполнения требований о представлении документов. Материал будет обновляться каждый раз после внесения изменений в законодательство, поэтому принимать во внимание дату размещения статьи не нужно — шпаргалка будет актуальной всегда.

Когда ИФНС может направить требование о представлении документов

В рамках камеральной и выездной проверки

Согласно статье 93 НК РФ, инспекция вправе истребовать у налогоплательщика документы во время проведения камеральных и выездных налоговых проверок.

В рамках камеральной проверки ИФНС может включить в требование не любые документы, а только те, которые упомянуты в статье 88 НК РФ. К ним, в частности, относятся:

— при применении налоговых льгот — документы, подтверждающие данные льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ);

— при подаче декларации, в которой заявлено право на возмещение НДС, — документы, подтверждающие право на вычеты по налогу на добавленную стоимость (п. 8 ст. 88 НК РФ);

— при обнаружении противоречий между данными, указанными в декларации по НДС и в отчетности контрагентов, либо в различных полях одной и той же декларации по НДС, либо в декларации по НДС и в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, — счета-фактуры, «первичка» и иные документы, относящиеся к противоречивым сведениям (п. 8.1 ст. 88 НК РФ);

— при подаче уточненной декларации спустя два года после истечения срока сдачи отчетности, если в «уточненке» заявлено уменьшение налога к уплате или увеличение убытка по сравнению с показателями первичной декларацией, — документы, подтверждающие изменения первоначальных данных, и регистры налогового учета, где отражены показатели до и после изменений (п. 8.3 ст. 88 НК РФ);

— при подаче расчета по страховым взносам — документы, подтверждающие обоснованность отражения необлагаемых сумм и применения пониженных тарифов (п. 8.6 НК РФ).

Помимо этого, в ходе «камералки» налоговики вправе истребовать дополнительные документы в следующих случаях: при проверке декларации, поданной участником простого товарищества; при предъявлении вычетов по акцизам; при оказании иностранной компанией услуг на территории РФ и проч.

В рамках выездной ревизии инспекторы могут запросить любые документы, связанные с исчислением и уплатой налогов. Главное, чтобы такие документы относились к проверяемому периоду и к проверяемому налогу. Это следует из пункта 12 статьи 89 НК РФ.

В рамках «встречной» проверки

Сотрудники ИФНС также могут истребовать документы не у самого проверяемого налогоплательщика, а у его контрагентов (в том числе  второго, третьего и последующего звена) или иных лиц, которые располагают необходимой информацией. Помимо этого, налоговики могут запросить документы вне рамок проверки, если они собирают данные о какой-либо отдельно взятой сделке. При указанных обстоятельствах сотрудник инспекции, которая проверяет налогоплательщика или собирает данные о сделке, направляет специальное поручение в ИФНС, где состоит на учете контрагент или иное лицо, которое располагает необходимыми сведениями. На основании этого поручения формируется требование о представлении документов (информации) и направляется указанному лицу. Такой порядок закреплен в статье 93.1 НК РФ.

Добавим, что перечень документов, которые инспекторы могут истребовать при «встречной» проверке, не ограничен. Поэтому налоговики вправе запросить любые бумаги — главное, чтобы они относились к деятельности проверяемого налогоплательщика.

В какой форме инспекция направляет требования

В пункте 4 статьи 31 НК РФ закреплено следующее правило. Если налогоплательщик должен сдавать налоговую отчетность в электронной форме, то и требования о представлении документов направляются ему тоже в электронной форме.

Такой налогоплательщик, в свою очередь, обязан обеспечить техническую возможность принимать от налоговиков электронные документы по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Для этого необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Это необходимо сделать в течение 10 дней с того момента, как у налогоплательщика появилась обязанность сдавать электронную отчетность (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Напомним, что отчитываться по налогам в электронной форме должны компании и предприниматели, у которых среднесписочная численность работников превышает 100 человек. Также электронная отчетность обязательна для всех без исключения плательщиков налога на добавленную стоимость и тех, кто является налоговым агентом по НДС, либо просто выставляет клиентам счета-фактуры (подробнее см. «Электронная отчетность: кто обязан отчитываться в контролирующие органы через интернет»). Это означает, что на практике многие организации и ИП должны получать требования от налоговиков в электронном виде.

Отметим, что электронной перепиской с ИФНС вместо налогоплательщика может заниматься его уполномоченный представитель. В этом случае в инспекцию надо дополнительно направить документ, подтверждающий право уполномоченного представителя принимать от налоговиков электронные требования и другие документы, адресованные налогоплательщику  (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если же налогоплательщик вправе сдавать налоговую отчетность на бумаге, то ИФНС может направлять ему «бумажные» требования о представлении документов. Соответственно, он не обязан обеспечить возможность получать электронные требования от налоговиков через оператора ЭДО.

В какой форме направлять истребованные документы

В Налоговом кодексе нет положения, которое обязывало бы налогоплательщиков, получающих электронные требования, исполнять их только в электронной форме. Другими словами, даже если ИФНС направляет требования о представлении документов через интернет, организации и ИП, строго говоря, могут представить эти документы в бумажном виде. Однако в жизни так практически никто не поступает. Обычно налогоплательщики, принимающие электронные требования, отправляют документы инспекторам именно в электронном виде, потому что этот способ является более удобным, быстрым и экономичным.

Электронные документы по формату и бумажные документы

Согласно пункту 2 статьи 93 НК РФ, через интернет можно представить либо те документы, которые изначально были составлены в электронной форме по установленным форматам (например, счета-фактуры), либо скан-образы бумажных документов.

Для передачи скан-образов существует свой формат, который утвержден приказом ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@. Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО (электронного документооборота), то есть через систему для отправки отчетности. Пересылаемые документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. 

Документы, составленные на бумаге, можно также принести в инспекцию лично, передать через представителя или направить по почте заказным письмом. Документы подаются в виде копий, заверенных налогоплательщиком. Все листы должны быть прошиты и пронумерованы. При этом нотариальное заверение в общем случае не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ).

 «Неформатные» электронные документы

В Налоговом кодексе не сказано, каким способом следует представить запрошенные документы, если изначально они были составлены в электронном виде, но не по установленному формату (например, договоры). Напомним, что «неформатные» документы, подписанные электронной подписью и переданные контрагенту через систему для электронного документооборота (например, «Контур.Диадок») признаются юридически значимыми. Из письма ФНС России от 09.09.15 № СА-4-7/15871 следует, что перед отправкой в инспекцию «неформатный» электронный документ надо распечатать, заверить его в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью (см. «ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены»). Вероятно, далее можно поступить по аналогии с отправкой бумажных документов. То есть либо сдать в ИФНС лично или по почте бумажные копии, либо отсканировать их и отправить сканы в инспекцию через систему для отправки отчетности.

Также см. «Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право ее подписания».

В какие сроки нужно представить документы

Если документы истребованы в рамках камеральной или выездной проверки, то налогоплательщик должен представить их в течение 10 дней с даты получения требования (20 дней — при проверке консолидированной группы налогоплательщиков). Об этом сказано в пункте 3 статьи 93 НК РФ. Если ИФНС затребовала документы, касающиеся проверяемого налогоплательщика, у его контрагента, либо запросила сведения по конкретной сделке, то в этом случае на подачу документов отводится 5 дней с даты получения требования (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Какая дата считается днем получения требования? Ответ на этот вопрос зависит от того, в какой форме было направлено требование.

Требование в электронной форме

Датой получения электронного требования считается день, когда налогоплательщик открыл файл с данным требованием и направил в ИФНС квитанцию о приеме. Это следует из пунктов 12 и 13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@.

Квитанцию о приеме требования налогоплательщик должен передать в ИФНС через оператора ЭДО не позднее шести рабочих дней с момента отправки требования инспекцией (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Момент отправки фиксируется в документе, который называется «Подтверждение даты отправки». Такое подтверждение формирует оператор ЭДО, и направляет его налоговикам и налогоплательщику (подробнее см. «Как реагировать на электронные требования из ИФНС: пошаговая инструкция»).

Требование на бумажном носителе

Датой получения требования, направленного по почте заказным письмом, считается шестой день со дня отправки указанного письма. Данное правило закреплено в пункте 4 статьи 31 НК РФ.

Что делать, если налогоплательщик не укладывается в сроки

Не исключено, что организация или предприниматель не успевает подготовить документы в срок, зафиксированный в требовании. Тогда нужно направить в инспекцию письменное уведомление о невозможности представить документы (информацию) в установленный срок (форма и электронный формат уведомления утв. приказом ФНС России от 25.01.17 № ММВ-7-2/34@). Такое уведомление необходимо передать в ИФНС в течение дня, следующего за днем получения требования. Сделать это можно лично, через представителя, либо в электронной форме. А лица, не обязанные отчитываться в электронном виде, могут направить уведомление по почте.

Получив уведомление, налоговики в течение двух дней должны принять решение: продлить срок представления затребованных документов или отказать в продлении. Отметим, что Налоговый кодекс не ограничивает налоговиков в вопросе о том, на какой период увеличить срок представления документов. Поэтому этот период может быть любым. Единственное ограничение введено для консолидированных групп налогоплательщиков — для них срок представления документов может быть продлен не менее чем на 10 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Как быстро отправить в ИФНС большое количество документов

Нередко количество документов, указанных в требовании, исчисляется десятками, сотнями и даже тысячами. Чтобы подготовить и направить в инспекцию такой внушительный пакет, требуется много сил и времени. И даже если ИФНС продлит срок, отведенный для представления документов, уложиться в него бывает непросто.

В связи с этим многие компании и предприниматели используют современные сервисы, позволяющие облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию. К таким сервисам, в частности, относится «Коннектор Контур.Экстерн». Он дает возможность направить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов.

Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.). Такие документы направляются в виде XML-файлов. Также «Коннектор» отсылает скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др. Скан-образы передаются в следующих форматах: pdf, jpg, png, tiff. Опись отправленных документов формируется автоматически.

Налогоплательщики, которым предстоит представить в ИФНС особенно много «первички», поступают следующим образом. Они устанавливают «Коннектор Контур.Экстерн» на разных компьютерах и запускают параллельную отправку. Таким образом, риск нарушить сроки, отведенные для представления документов, сводится к нулю.

Что делать, если нужных документов нет

Случается, что инспекция запрашивает документы, которых у налогоплательщика или его контрагента нет, а возможно, никогда и не было. Как быть в такой ситуации?

У налогоплательщика есть законное право ответить отказом. В пункте 3 статьи 93 НК РФ сказано, что лицо, которому направлено требование, может в течение одного дня с даты его получения сообщить налоговикам, что нужные документы у него отсутствуют. Аналогичное правило содержится в пункте 5 статьи 93.1 НК РФ. Форма и формат уведомления утверждены приказом ФНС России от 25.01.17 № ММВ-7-2/34@.

Какие санкции предусмотрены для нарушителей

Налогоплательщику, который обязан отчитываться перед ИФНС в электронном виде, но не обеспечил возможность получения от инспекции электронных документов, налоговики заблокируют счета в банке. То же самое случится, если данный налогоплательщик не направит налоговикам квитанцию о получении электронного требования (подп. 1.1 и подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ; подробнее см. «Непредставление налогоплательщиком электронной квитанции о приеме документов из инспекции является основанием для блокировки счета»).

За отказ представить в срок истребованные в рамках проверки документы (которыми, по мнению инспекторов, налогоплательщик располагает) предусмотрен штраф на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ. Его размер составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ. Если же контрагент проверяемого налогоплательщика отказался направить запрошенные у него документы об этом налогоплательщике (при том, что такие документы есть в наличии), инспекторы выпишут штраф по пункту 2 статьи 126 НК РФ в размере 10 000 рублей. Необоснованный отказ представить информацию о конкретной сделке влечет штраф в размере 5 000 рублей по пункту 1 статьи 129.1 НК РФ, а за повторный отказ в течение года штраф составит 20 000 рублей (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).

закрыть