Получайте уведомления о главных
бухгалтерских новостях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля

Новая форма 2-НДФЛ: как заполнить справку по иностранцам и нерезидентам

Новая форма 2-НДФЛ: как заполнить справку по иностранцам и нерезидентам
​Алексей Крайнев, 22 марта 22 марта 2019

До конца марта налоговые агенты должны сдать в ИФНС справки о доходах работников и иных физлиц за 2018 год. Для этого нужно использовать новую форму 2-НДФЛ, а также Порядок ее заполнения (утв. приказом ФНС России от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@). В предыдущей статье мы рассмотрели наиболее распространенные вопросы, которые возникают при заполнении обновленной формы (см. «Заполняем новую форму 2-НДФЛ: возврат налога, задолженность по зарплате, изменение персональных сведений»). Сегодня речь пойдет об особенностях заполнения новой формы 2-НДФЛ в отношении иностранцев, включая работающих по патенту, а также тех работников, у которых в течение года изменился налоговый статус.

Авансовые платежи по патенту больше НДФЛ

В организации трудится иностранный гражданин, у кого имеется патент. ИФНС подтвердила, что работник внес авансовые платежи. Поскольку эти платежи превысили сумму НДФЛ с оклада работника, налог при выплате зарплаты не удерживался. Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ?

Порядок заполнения новой формы 2-НДФЛ содержит достаточно четкий алгоритм действий в описанной ситуации. Так, согласно пункту 4.3 Порядка, в поле «Общая сумма дохода» раздела 2 справки указывается общая сумма начисленного и фактически полученного дохода, без учета вычетов. Соответственно, в этом поле надо отразить общую сумму заработной платы, начисленную сотруднику в 2018 году.

Далее, как сказано в пункте 4.4 Порядка, показатель по полю «Налоговая база» раздела 2 справки соответствует сумме дохода, указанной в поле «Общая сумма дохода», уменьшенной на сумму вычетов, отраженных в разделе 3 и в приложении к справке. В большинстве случаев «патентные» иностранцы не имеют права на вычет, так как не являются налоговыми резидентами РФ. Таким образом, если в описанной ситуации иностранный работник не получает вычеты, в поле «Налоговая база» также нужно отразить сумму зарплаты за 2018 год.

Согласно пункту 4.5 Порядка, в поле «Сумма налога исчисленная» раздела 2 справки указывается общая исчисленная сумма налога. А пункт 4.7 Порядка гласит, что в поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» отражается сумма таких платежей, принимаемая к уменьшению суммы исчисленного налога. Соответственно, в поле «Сумма налога исчисленная» нужно вписать исчисленную сумму НДФЛ без уменьшения на сумму авансовых платежей. И одновременно в поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» надо внести сумму фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается налог.

В рассматриваемой ситуации авансовые платежи больше суммы НДФЛ, исчисленной с зарплаты. Значит, уменьшение будет проводиться только в части исчисленного НДФЛ. Превышение суммы фиксированных авансов над суммой налога не является переплатой (п. 7 ст. 227.1 НК РФ). Следовательно, и в поле «Сумма налога исчисленная», и в поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» должна быть указана сумма НДФЛ, исчисленного с заработной платы «патентного» работника.

На основании пункта 4.6 Порядка в поле «Сумма налога удержанная» раздела 2 справки  указывается общая удержанная сумма налога. В приведенном примере работодатель НДФЛ не удерживал, так как исчисленная сумма налога полностью перекрывалась авансовыми платежами. Значит, в данное поле нужно вписать ноль («0») (п. 1.16 Порядка). Также ноль («0») следует указать в поле «Сумма налога перечисленная». Согласно пункту 4.8 Порядка, в этом поле отображается общая сумма перечисленного налога. Однако в нашем случае налоговый агент не перечислял НДФЛ в бюджет.

Работник из страны ЕАЭС: надо ли отслеживать его налоговый статус?

В 2018 году в организации работали граждане Кыргызстана. С их зарплаты удерживался НДФЛ по ставке 13% с первого дня работы. Какой статус указывать в справках 2-НДФЛ по доходам таких лиц?

Прежде чем перейти к нюансам заполнения формы 2-НДФЛ, напомним, что статья 73 Договора о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года позволяет работодателям удерживать НДФЛ в размере 13% с первого дня работы граждан Кыргызстана (письмо ФНС России от 27.08.15 № ЗН-4-11/15078). Точно такой же режим налогообложения действует и в отношении доходов от работы по найму, которые получают граждане других стран-участниц ЕАЭС: Белоруссии, Казахстана и Армении.

Но при этом указанные граждане не признаются автоматически налоговыми резидентами РФ. Их налоговый статус определяется в общем порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 207 НК РФ. То есть зависит от количества календарных дней, проведенных на территории РФ за предшествующие 12 месяцев (письма Минфина России от 22.01.19 № 03-04-06/3032 и от 23.05.18 № 03-04-05/34859; см. «Ставка НДФЛ для граждан из ЕАЭС зависит от их налогового статуса по итогам года»). Поэтому если за период с 1 января по 31 декабря 2018 года гражданин Кыргызстана провел на территории РФ менее 183 календарных дней (без учета кратковременных, то есть длящихся не более 6 месяцев, выездов для лечения или обучения), то он не является налоговым резидентом РФ.

В соответствии с пунктом 3.5 Порядка заполнения новой формы 2-НДФЛ, в поле «Статус налогоплательщика» раздела 1 справки указывается код статуса налогоплательщика. При этом налоговому резиденту РФ (за исключением лиц, работающих на основании патента) соответствует код 1, а налоговому нерезиденту РФ — код 2.

Таким образом, несмотря на то, что НДФЛ с зарплаты иностранцев из стран ЕАЭС удерживается по ставке 13% с первого дня работы, все равно необходимо отслеживать их налоговый статус с учетом времени пребывания в РФ и правильно отражать этот статус в справках 2-НДФЛ.

Налоговый статус иностранца изменился по итогам года

В штате ООО есть иностранцы, налоговый статус которых в 2018 году изменился с нерезидентов на резидентов РФ. Нужно ли в справках 2-НДФЛ «разбивать» общую сумму исчисленного НДФЛ исходя из ставок 13% и 30%?

Прежде чем говорить о правилах формирования справок 2-НДФЛ в описанной ситуации, рассмотрим особенности налогообложения доходов налоговых нерезидентов и резидентов РФ.

Как известно, для целей НДФЛ налоговыми резидентами РФ признаются физические лица, фактически находящиеся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Период нахождения в РФ не прерывается на время краткосрочного (на срок менее 6 месяцев) выезда для лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Налоговый агент вычисляет налоговый статус физического лица каждый раз на дату, которая признается датой фактического получения дохода на основании статьи 223 НК РФ. Это будет предварительный налоговый статус. Он влияет на выбор текущей ставки НДФЛ, по которой исчисляется и фактически удерживается налог.

По завершении года определяется окончательный налоговый статус физлица исходя из количества дней, проведенных в РФ за период с 1 января по 31 декабря. Если статус меняется, это является основанием для перерасчета всего НДФЛ, который взимался с доходов работника по ставке, выбранной на основании предварительного налогового статуса (п. 3.2 постановления Конституционного суда РФ от 25.06.15 № 16-П, письма Минфина России от 14.07.11 № 03-04-06/6-170 и ФНС России от 30.08.12 № ОА-3-13/3157@).

Заметим, что данное правило действует в обе стороны: перерасчету подлежит как НДФЛ, который удерживался по ставке 30% (если физлицо стало резидентом РФ), так и НДФЛ, который удерживался по ставке 13% (если физлицо стало нерезидентом РФ).

Теперь рассмотрим, как составить справку 2-НДФЛ в случае изменения налогового статуса физлица.

Согласно пункту 1.19 Порядка заполнения новой формы 2-НДФЛ, разделы 1, 2 и 3 (при необходимости), а также приложение к справке заполняются отдельно для каждой из ставок НДФЛ только в том случае, если физическому лицу в течение налогового периода были начислены доходы, облагаемые по разным ставкам налога. Применительно к рассматриваемой ситуации может возникнуть следующий вопрос: должен ли налоговый агент составить указанные разделы и приложение к справке отдельно для ставки 13%, и для ставки 30%?

В описанном случае иностранные работники по итогам 2018 года стали налоговыми резидентами РФ. Значит, все полученные ими в течение 2018 года доходы должны облагаться НДФЛ по ставке 13%, установленной пунктом 1 статьи 224 НК РФ. Следовательно, у работодателя нет оснований заполнять разделы 1, 2 и 3, а также приложение к справке для ставки налога 30%. Все доходы, полученные указанными работниками в 2018 году, нужно отразить в справке 2-НДФЛ по ставке 13%. (Если, конечно, физлица не получали от этого же работодателя доходы, для которых пунктом 2 статьи 224 НК РФ установлена ставка 35%, например, матвыгоду от экономии на процентах по займу).

Обратите внимание: если в результате перерасчета налоговых обязательств образуется сумма НДФЛ, излишне удержанная налоговым агентом, то ее нужно указать в поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» раздела 2 справки.  Соответственно, в поле «Сумма налога исчисленная» вносится сумма НДФЛ, определенная по ставке 13% (т.е. с учетом перерасчета). При этом по полям «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» отображается фактически удержанная и перечисленная в течение года сумма налога (т.е. с учетом налога, удержанного и перечисленного в течение года по ставке 30%).

Также напомним, что налоговый агент не имеет право возвращать налог, который оказался излишне удержанным в связи со сменой налогового статуса работника. Такой возврат осуществляет ИФНС на основании декларации, которую физлицо должно подать самостоятельно (п. 1.1 ст. 231 НК РФ).

Бывший работник стал налоговым нерезидентом РФ

Руководитель, который также является учредителем компании, в сентябре 2018 года уволился и выехал на ПМЖ в Финляндию. По данным работодателя, на дату увольнения он являлся налоговым резидентом РФ. Соответственно, со всех его доходов удерживали НДФЛ по ставке 13%. Но с учетом времени, проведенного за границей в течение всего года, по состоянию на 31 декабря 2018 года он утратил статус резидента РФ. Об этом бывший руководитель уведомил организацию-работодателя, так как в апреле-мае 2019 года в компании будут выплачиваться дивиденды. Как в этом случае отчитаться о доходах уволенного работника?

Как было отмечено выше, правило о пересчете НДФЛ в зависимости от итогового налогового статуса физического лица работает в обе стороны. А значит, если по состоянию на 31 декабря 2018 года физлицо перестало быть налоговым резидентом РФ, то все доходы, полученные им в течение 2018 года, должны облагаться НДФЛ по ставке для нерезидентов (в общем случае она составляет 30%, п. 3 ст. 224 НК РФ).

Применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что с зарплаты, которая была получена руководителем до увольнения, нужно было доудержать НДФЛ, пересчитанный по ставке 30%. А поскольку организация не могла это сделать, так как руководитель уволился, и до апреля 2019 года не будет получать от нее доходов, то необходимо было проинформировать ИФНС о невозможности удержать налог. Для этого следовало подать справку 2-НДФЛ, указав в поле «Признак» общей части цифру 2. Сделать это нужно было не позднее 1 марта 2019 года (п. 5 ст. 226 НК РФ, п. 2.7 Порядка заполнения новой формы 2-НДФЛ).

При заполнении такой справки в поле «Статус налогоплательщика» раздела 1 надо было проставить цифру 2 (п. 3.5 Порядка). В поле «Ставка налога» раздела 2 следовало указать 30, а в поле «Общая сумма дохода» отразить сумму заработной платы за весь год (т.к. с каждой зарплаты руководителя НДФЛ был удержан в размере 13%, а не 30%, как должно быть с учетом изменения его налогового статуса). Эту же сумму с разбивкой по месяцам надо было отразить в приложении к справке (п. 6.3 Порядка).

В поле «Сумма налога исчисленная» раздела 2 нужно было указать исчисленную, но неудержанную сумму налога (т.е. разницу между удержанным налогом и налогом, исчисленным по ставке 30 процентов). В полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» раздела 2 следовало проставить нули («0»), а в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде (п. 4.11 Порядка).

Но на этом обязанности организации, связанные с НДФЛ-отчетностью, не заканчиваются. Представление справки 2-НДФЛ с признаком 2 не освобождает от необходимости направить в инспекцию сведения о доходах в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 230 НК РФ. Другими словами, в рассматриваемом случае также нужно будет сдать справку 2-НДФЛ с цифрой 1 в поле «Признак» общей части (письмо ФНС России от 30.03.16 № БС-4-11/5443; см. «ФНС: если с доходов физлица не был удержан НДФЛ, справку 2-НДФЛ о доходах такого лица нужно подать дважды»). Справка 2-НДФЛ с признаком 1 подается не позднее 1 апреля и заполняется несколько иначе.

Так, в поле «Статус налогоплательщика» раздела 1 проставляется цифра 2 (п. 3.5 Порядка). В поле «Ставка налога» раздела 2 указывается 30. В разделе 2 отражаются все доходы физического лица-нерезидента; сумма НДФЛ, исчисленная по ставке 30%, а также сумма налога, фактически удержанного в течение года по ставке 13% и перечисленного в бюджет. Также заполняется поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 2, где отражается разница между суммой налога, исчисленной по ставке 30%, и фактически удержанной суммой налога по ставке 13% (п. 4.10 Порядка). Суммы доходов по месяцам вносятся в приложение к данной справке.

Обратите внимание: при сдаче 2-НДФЛ наиболее комфортно будут чувствовать себя те налоговые агенты, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Там установлены актуальные проверочные программы, которые используются при приеме отчетности на стороне инспекции. Причем, эти программы обновляются автоматически, без участия пользователя. Если данные, которые ввел налоговый агент, не соответствуют актуальным кодам и контрольным соотношениям ФНС, система обязательно предупредит об этом бухгалтера и подскажет ему, как можно исправить ошибки.

1 871
закрыть