Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации
Восстановить Вернуться
Инструкция отправлена

Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям

Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям
12 мая 2020

Власти планируют со временем перевести кадровый документооборот компаний и предпринимателей в электронную форму. Для этого запущен эксперимент, в котором могут принять добровольное участие работодатели, сотрудники и кандидаты на трудоустройство. Главные принципы перехода на электронные кадровые документы закреплены в Федеральном законе от 24.04.20 № 122-ФЗ. Детали Минтруд должен разработать и утвердить специальным положением. Для перехода среди прочего будет использоваться сервис «Работа в России».

Цель эксперимента

Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).

СПРАВКА. Исключение составляют трудовые книжки. Уже в 2020 году работодатели вправе заменить их электронными сведениями о трудовой деятельности (при наличии заявления от работника). А с января 2021 года на граждан, трудоустроенных впервые, «бумажные» трудовые книжки вовсе перестанут заводить (см. «Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»).

Контур.Персонал Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»

По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.

ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует. То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.

Бухгалтерия Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Кто может участвовать в эксперименте

Для работодателей ограничений нет — присоединиться к эксперименту вправе любая организация или предприниматель.

В отношении сотрудников существует два ограничения.

  1. Дистанционные работники. Они не участвуют в эксперименте, так как могут обойтись без «бумажных» документов по иному основанию. Согласно статье 312.1 ТК РФ, они вправе обмениваться с работодателями электронными документами, подписанными квалифицированными электронными подписями (КЭП).
  2. Люди, временно направленные работодателями к другим компаниям или физлицам по договору о представлении персонала. Для таких работников «бумажные» документы обязательны.

Как создавать и подписывать электронные кадровые документы

Работодатель, присоединившийся к эксперименту, должен внедрить у себя информационную систему (ИС) для создания, хранения и использования электронной кадровой документации. Возможен и другой вариант — адаптировать ИС, которая уже установлена на предприятии. Плюс к этому желательно обеспечить взаимодействие с системой «Работа в России».

СПРАВКА. Информационно-аналитическая система Общероссийская база вакансий «Работа в России» — это, по сути, государственное кадровое агентство. Его услуги бесплатны для соискателей и работодателей. Каждый работодатель, сотрудник и соискатель может открыть в этой базе личный кабинет через портал госуслуг.

Электронная подпись Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России» Получить через час

Работодатели размещают в своих личных кабинетах информацию о грядущей ликвидации организации, о сокращении штата и иные сведения о занятости (п. 3.1 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-1; постановление Правительства РФ от 12.04.20 № 486). Однако штрафы за отказ от размещения этой информации в настоящее время не предусмотрены.

Далее компании или ИП нужно утвердить перечень видов кадровых документов, которые будут составляться в электронном виде. Закон № 122-ФЗ установил только одно ограничение — в данный список нельзя включить трудовые книжки.

Оформлять документы, указанные в перечне, и вносить в них изменения следует при помощи собственной информационной системы работодателя, либо базы «Работа в России». Заверять их надо электронными подписями (см. табл.).

ВАЖНО. Все расходы по получению и использованию электронной подписи сотрудника несет работодатель. Отсутствие у человека ЭП не может стать причиной для отказа в трудоустройстве.

Электронная подпись Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Таблица

Как подписывать электронные кадровые документы

Кадровый документ

Какие подписи используется, если документ создан или изменен при помощи:

собственной ИС работодателя

базы «Работа в России»

Трудовой договор

Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП.

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»).

Договор о материальной ответственности

Ученический договор

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Прочие кадровые документы

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя. Какую подпись должен поставить сотрудник при ознакомлении, в законе № 122-ФЗ не сказано. Возможно, этот момент прояснит Минтруд в положении (оно будет принято позже).

Сколько хранить документы и как представлять для проверки

Срок хранения электронных кадровых документов такой же, как и для «бумажных» экземпляров (подробнее о сроках см. «Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов»).

Предъявить при проверке документы, составленные в рамках эксперимента, можно одним из двух способов: в электронном виде (подписав усиленной КЭП) или в виде бумажной копии с собственноручной подписью.

Эксперт Бесплатно найти организацию или ИП в списке плановых неналоговых проверок

Что надо сделать работодателю до начала эксперимента

Кроме создания или адаптации собственной ИС, подключения к базе «Работа в России» и утверждения перечня видов документов, необходимо совершить и другие действия:

  • определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
  • не позднее чем за один месяц до начала реализации эксперимента письменно уведомить об этом каждого сотрудника и предложить подать заявление об участии в эксперименте или об отказе;
  • сформировать и утвердить список работников;
  • внести изменения в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты (ЛНА), в частности, об использовании электронной подписи (при необходимости);
  • ознакомить работников под роспись с ЛНА, связанными с проведением эксперимента;
  • внести изменения в коллективные и трудовые договоры, указав все детали участия в эксперименте.

Бухгалтерия Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Участие работников и соискателей

Сотрудники и кандидаты на вакантную должность вправе присоединиться к эксперименту или отказаться от него. В последнем случае организация или ИП не может уволить работника, либо использовать отказ как причину не принять соискателя в штат.

Работник, который согласился на участие в эксперименте, может в любой момент передумать, письменно уведомив об этом работодателя не позднее чем за две недели.

Если сотруднику нужен какой-либо кадровый документ, составленный в электронном виде, его можно запросить у работодателя. Для этого следует подать заявление и сообщить способ передачи документа: в электронном виде (подписанный КЭП работодателя), в виде заверенной бумажной копии или через личный кабинет работника на портале «Работа в России». Компания или предприниматель обязаны безвозмездно предоставить запрошенные документы в течение трех рабочих дней. Аналогичным образом при увольнении передается копия приказа о расторжении трудового договора.

Контур.Персонал Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов
5 164