Бывшая 2‑НДФЛ: инструкция по заполнению той справки о доходах физлица, которая сдается в инспекцию

Бывшая 2‑НДФЛ: инструкция по заполнению той справки о доходах физлица, которая сдается в инспекцию
Бывшая 2‑НДФЛ: инструкция по заполнению той справки о доходах физлица, которая сдается в инспекцию
18 января 2022

Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшее название 2-НДФЛ) является приложением к расчету по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@). Существуют 2 формы справки о доходах физлица. Сегодня мы расскажем о той, которую работодатель обязан ежегодно сдавать в налоговую инспекцию по месту своего учета. А о заполнении справки, которая выдается на руки работнику, см. «Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению». Данный материал является пошаговой инструкцией. В ней изложены требования законодательства, разъяснения чиновников и учтены судебные решения. Инструкция составлена в виде таблицы. 

Справка о доходах: общая информация

Начиная с отчетности за 2021 год, справка о доходах — это приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ. Его форма, электронный формат, а также порядок заполнения и представления утверждены приказом ФНС   (см. «Новая форма 6‑НДФЛ, в которую включили 2‑НДФЛ: как заполнять и когда сдавать»). 

При отчетности за 2020 год и более ранние периоды, справка о доходах физлица была отдельным документом и называлась «форма 2-НДФЛ» (утв. приказом ФНС от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@).

В настоящее время у справки о доходах больше нет официального названия «2-НДФЛ». Не смотря на это, многие по привычке называют документ именно так. 

Бухгалтерия Рассчитать зарплату и НДФЛ со стандартными вычетами в веб‑сервисе

Оформление справки о доходах и представление ее в ИФНС

Кто, когда и как составляет справку о доходах

Кто составляет

Налоговые агенты: компании, предприниматели, нотариусы, адвокаты, представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ)

В каких случаях оформить справку

В обязательном порядке по итогам истекшего налогового периода (календарного года) в отношении исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ с доходов, выплаченных в этом периоде (п. 2 ст. 230 НК РФ)

За какой период  

За один календарный год. Если требуется справка за два, три и т д. года (например, корректирующая или аннулирующая), необходимо заполнить две, три и т д. справки

За какой период оформить справку при реорганизации или ликвидации

За период от начала года до момента прекращения деятельности (см. «Разъяснено, как заполнять и сдавать 2-НДФЛ при реорганизации»)

Если физическое лицо получило доходы, облагаемые по разным ставкам

В отношении доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ, оформляется одна справка

Если обнаружены ошибки в ранее сданной справке

Оформить уточненный расчет 6-НДФЛ и приложить к нему:

- корректирующую справку, если обнаружена ошибка в сданной ранее справке;

- аннулирующую справку, если требуется полностью отменить начисленый НДФЛ за период, по которому уже сдана отчетность

 

Справка о доходах, выплаченных предпринимателю

Не оформляется и не представляется, так как предприниматели сами платят НДФЛ и отчитываются по нему

Правила оформления справки о доходах

Что не допускается 

Исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать, скрепление листов, приводящее к их порче, указание отрицательных числовых значений

Какие чернила использовать

Черного, фиолетового или синего цвета

Как вносить значения текстовых, числовых и кодовых показателей

Слева направо начиная с первого (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах в правой части поля ставится прочерк.

Если заполнять при помощи программного обеспечения, значения числовых показателей нужно выравнить по правому (последнему) знакоместу. При распечатке на принтере допустимо не обрамлять знакоместа и прочерки в незаполненных знакоместах

Какой шрифт использовать

Если заполнять на компьютере, то нужно использовать шрифт Courier New высотой 16-18 пунктов

Какими буквами заполнять текстовые поля

Заглавными печатными

Что ставить, если какой-либо показатель отсутствует

Во всех знакоместах соответствующего поля ставится прочерк

Что указывать, если суммовое значение отсутствует

При отсутствии значения по суммовым показателям ставится ноль («0»)

Если необходимая информация не умещается на одной странице

Заполняется необходимое количество страниц. Отметим, что при отправке 6-НДФЛ через интернет вопросов с нумерацией страниц и их нехваткой попросту не возникает

Представление справки о доходах в инспекцию

Куда и каким способом сдавать

Поскольку справка о доходах является приложением к расчету 6-НДФЛ, на нее распространяются все правила, установленные для данного расчета.
Подробно о том, как и куда сдать 6-НДФЛ и приложения, читайте в статье «Новая форма 6‑НДФЛ, в которую включили 2‑НДФЛ: как заполнять и когда сдавать»
Когда сдавать Один раз в год — не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ)

Экстерн Заполните, проверьте и сдайте действующую форму 6‑НДФЛ через интернет Сдать бесплатно

Заполнение справки 

Поле

Содержание

Общая часть справки 

ИНН

Организации указывают ИНН согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе.

 

Физлица (в том числе ИП) указывают ИНН согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ.

 

Если справку сдает правопреемник налогового агента, ставится ИНН правопреемника

КПП

Заполняется только организациями.
 

Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения подразделения.

 

Если справку сдает организация-правопреемник налогового агента, ставится КПП правопреемника

Стр.

Страницы нумеруются в сквозном порядке, номер записывается слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. Например, для первой страницы — «001», для двенадцатой.
— «012».

Номер справки

Ставится уникальный порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присвоенный налоговым агентом.

 

При составлении корректирующей или аннулирующей справки (в том числе правопреемником налогового агента) ставится номер представленной ранее (первичной) справки

Номер корректировки сведений

00 — при составлении первичной справки;

 

01 (02, 03 и т д.) — при составлении корректирующей справки;

 

99 — при составлении аннулирующей справки.

Раздел 1. Данные о физическом лице-получателе дохода

ИНН в Российской Федерации

ИНН, подтверждающий постановку физического лица на учет в налоговом органе РФ.

 

При отсутствии у физического лица ИНН данное поле не заполняется.

 

Фамилия

Фамилия, имя, отчество физического лица согласно документу, удостоверяющему личность.  Для указания ФИО физических лиц-иностранцев можно использовать латинский алфавит. Если отчество отсутствует, его можно не указывать. Для иностранных граждан ФИО можно указать буквами латинского алфавита

 

Имя

Отчество

Статус налогоплательщика

Для резидентов РФ (кроме иностранцев, трудящихся на основании патента) ставится 1.

 

Для нерезидентов РФ ставится 2.

 

Для нерезидентов РФ, признаваемых высококвалифицированными специалистами, ставится 3.

 

Для участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, не являющихся резидентами РФ, ставится 4.

 

Для беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, не являющихся резидентами РФ, ставится 5.

 

Для иностранных граждан, работающих в России по найму на основании патента, ставится 6.

 

Для высококвалифицированных специалистов-налоговых резидентов РФ ставится 7.

 

 

Дата рождения

Дата рождения физического лица (число, месяц, год) указывается арабскими цифрами. Пример: 24.10.1972.

Гражданство (код страны)

Числовой код страны, гражданином которой является физическое лицо, согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.01 № 529-ст. Примеры: 643 — код России, 804 — код Украины.

 

При отсутствии у физического лица гражданства ставится код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.

Код вида документа, удостоверяющего личность

Код вида документа, удостоверяющего личность, согласно справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика».

 

Пример: для несовершеннолетнего физического лица ставится 03 — код свидетельства о рождении

Серия и номер

 

Серия и номер документа, удостоверяющего личность. Знак «№» не ставится.

 

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

Данные о начисленных суммах налога указываются в полных рублях: сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Если в течение налогового периода физическому лицу начислялись доходы по разным ставкам, заполняется необходимое количество страниц справки.

Декабрьская зарплата отражается в справке за соответствующий год, даже если фактически она выплачена в январе следующего года.  Например, зарплата за декабрь 2021 года отражается в Приложении № 1 к расчету 6-НДФЛ за 2021 год (письмо ФНС от 09.08.21 № СД-19-11/283@; см. «ФНС сообщила, как отразить в расчете 6-НДФЛ и справке о доходах зарплату за декабрь 2021 года»)  

Ставка налога

Ставка НДФЛ, в отношении которой заполняется соответствующая страница справки

Код бюджетной классификации

Соответствующий КБК

Общая сумма дохода

Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода (без учета вычетов, указанных в Разделе 3 и в Приложении к справке).

Налоговая база

Налоговая база, с которой начислен НДФЛ. Равняется разнице между суммой, указанной в поле «Общая сумма дохода», и общей суммы вычетов, отраженных в Разделе 3 и в Приложении.

Если сумма вычетов превышает сумму дохода, указывается «0.00»

Сумма налога исчисленная

Общая сумма начисленного НДФЛ

Сумма налога удержанная Общая сумма удержанного НДФЛ

Сумма фиксированных авансовых платежей

Сумма фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается начисленный НДФЛ

Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету Налог на прибыль с дивидендов, которые организация-налоговый агент получила, будучи учредителем других юрлиц. Такой налог на прибыль можно принять к зачету при определении суммы НДФЛ, удержанной с дивидендов физлица-учредителя данной организации пропорционально доле его участия (п. 3.1 ст. 214 НК РФ; см. «Обновлена форма расчета 6-НДФЛ»)

Сумма налога перечисленная

Общая сумма перечисленного НДФЛ

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ. А также сумма переплаты по налогу, образовавшаяся из-за того, что налоговый статус физического лица в отчетном году изменился

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Если в течение налогового периода физическому лицу начислялись доходы по разным ставкам, Раздел 3 при необходимости заполняется только для ставки 13% (в отношении доходов, облагаемых по другим ставкам, вычеты не предоставляются).

Бухгалтерия Рассчитать зарплату и НДФЛ со стандартными вычетами в веб‑сервисе

Если число вычетов больше, чем число соответствующих полей, нужно заполнить необходимое количество страниц справки о доходах. На каждой странице (начиная со второй) заполнить поля: «ИНН», «КПП», «Стр.», «Номер справки», «Номер корректировки сведений», раздел 3. В остальных полях поставить прочерки

Код вычета

Код соответствующего вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@). Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.

 

Если физлицо получило вычеты по разным кодам, нужно заполнить необходимое количество полей «Код вычета».

 

Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется

Сумма вычета

Сумма вычетов по указанному коду. Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.

 

Если физлицо получило вычеты по разным кодам, нужно заполнить необходимое количество полей «Сумма вычета».

 

Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется

Код вида уведомления

1 — если налогоплательщик получил в ИФНС уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет;

 

2 — если налогоплательщик получил в ИФНС уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет (см. «Работник обратился за получением имущественного или социального вычета по месту работы: что должен сделать бухгалтер»);

 

3 — если налогоплательщик получил в ИФНС уведомление, подтверждающее право на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.

 

 

При отсутствии уведомлений поле не заполняется

Номер уведомления

Номер и дата уведомления, а также код ИФНС, выдавшей уведомление. При отсутствии уведомлений данные поля не заполняются

Дата выдачи уведомления

Код налогового органа, выдавшего уведомление

Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога
Заполняется в отношении НДФЛ по ставке, указанной в разделе 2 справки о доходах
Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом Сумма дохода, с которого не удержан НДФЛ
Сумма неудержанного налога
Сумма начисленного НДФЛ, которую не удержал  налоговый агент
Заключительная часть справки

Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю:

 

Проставляются подпись уполномоченного лица, представившего справку, и дата представления справки

Подпись

Дата

Электронная подпись Заказать электронную подпись, которой можно пользоваться в 2022 году Получить через час

Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода

В Приложении к справке 2-НДФЛ указываются доходы, начисленные и фактически полученные физическим лицом (в денежной или в натуральной форме, либо в виде материальной выгоды). Также в Приложении отражаются вычеты, кроме стандартнгых, социальных и имущественных.

Если в течение налогового периода физическому лицу начислялись доходы по разным ставкам, Приложение заполняется для каждой из ставок.

Декабрьская зарплата отражается в справке за соответствующий год, даже если фактически она выплачена в январе следующего года.  Например, зарплата за декабрь 2021 года отражается в Приложении № 1 к расчету 6-НДФЛ за 2021 год (письмо ФНС от 09.08.21 № СД-19-11/283@; см. «ФНС сообщила, как отразить в расчете 6-НДФЛ и справке о доходах зарплату за декабрь 2021 года»)  

Номер справки

Номер справки и ставка налога, с применением которой исчислены суммы НДФЛ, отраженные на соответствующем листе справки

Ставка налога

Месяц

В хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца, за который был начислен и фактически получен доход

 

Код дохода

Код дохода из справочника «Коды видов доходов налогоплательщика» (приложение № 1 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).

 

Бухгалтерия Заполняйте платежки с актуальными на сегодня КБК, кодами дохода и другими обязательными реквизитами Заполнить бесплатно

Сумма дохода

Полная сумма дохода (без налоговых вычетов) по соответствующему коду. Если в отношении дохода предусмотрены вычеты (кроме стандартнгых, социальных и имущественных), или доход облагается НДФЛ не в полном размере, напротив этого дохода указывается соответствующий код вычета

Код вычета

Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены вычеты (кроме стандартных, социальных и имущественных). И для доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно  статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков).

 

Код вычета выбирается из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@).

 

По доходам, о которых говорится в ст. 214.1 НК РФ, ст. 214.3 НК РФ и ст. 214.4 НК РФ, для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первый код отражается ниже кода дохода, а остальные — строками ниже. В полях «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» ставятся прочерки

Сумма вычета

Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные вычеты (кроме стандартиных, социальных и имущественных). И для доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков).

Сумма вычета не может превышать сумму дохода.

 

По доходам, о которых говорится в ст. 214.1 НК РФ, ст. 214.3 НК РФ и ст. 214.4 НК РФ, для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первая сумма вычета отражается ниже кода дохода, а остальные — строками ниже. В полях «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» ставятся прочерки

Достоверность и полноту сведений, указанных на настоящей странице, подтверждаю:

Проставляются подпись уполномоченного лица, представившего справку, и дата представления справки

подпись

дата

Обратите внимание: 2-НДФЛ лучше сдавать через веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Там установлены актуальные проверочные программы, которые используются при приеме отчетности на стороне инспекции. Эти программы обновляются автоматически, без участия пользователя. Если данные, которые ввел налоговый агент, не соответствуют контрольным соотношениям ФНС, система обязательно предупредит об этом бухгалтера и подскажет ему, как можно исправить ошибки.

Экстерн Заполнить, проверить и сдать РСВ и 6‑НДФЛ через «Контур.Экстерн» Сдать бесплатно
В закладки Поделиться 426 394