Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Материалы по теме
6 февраля 2014
Срок представления документов в инспекцию не может быть продлен в связи с региональным праздником
14 августа 2013

Компания Делис Архив о том, как повысить эффективность работы бухгалтера

18 апреля 2012
Денис Авдюшин
Денис Авдюшин — Генеральный директор группы компаний «Делис Архив», Член экспертной комиссии Росархива, Член общественного совета по вопросам архивного дела РФ

Не секрет, что бухгалтеру приходится выполнять большой спектр задач, которые зачастую выходят за рамки его прямых должностных обязанностей. При этом сверхурочные становятся не способом дополнительного заработка, а «альтруистичным» расходованием личного времени. В рамках V Налогового форума «Российский налоговый курьер» генеральный директор группы компаний «Делис Архив» Денис Авдюшин ответил на два актуальных вопроса: как снизить непрофильную нагрузку на бухгалтера и как уменьшить уровень рисков, которые возникают в компании из-за перегруженности сотрудников бухгалтерии?

Нагрузка на бухгалтера — риски для организации

Всем известно, что обычно относят к основным задачам бухгалтера. Это, в частности, организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, контроль за использованием ресурсов компании, составление калькуляций себестоимости продукции и услуг, подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы, взаимодействие с контрагентами и др.

На выполнение этих задач обычно уходит все рабочее время бухгалтера. Однако никто не учитывает трудозатраты и временные затраты бухгалтера на:

  • поиск нужных документов, их копирование, сканирование и сшивку;
  • предоставление документов налоговым и другим контролирующим органам.

Опыт «Делис Архив» и других компаний, изучавших данный вопрос, показывает: на выполнение этих задач в среднем бухгалтер тратит дополнительно не менее 20 процентов своего личного времени. Образно говоря, в его рабочем году появляется 13-й месяц, который он, как правило, отрабатывает бесплатно.

Новый закон «О бухгалтерском учете», вступающий в силу с 1 января 2013 года, лишь увеличит нагрузку на бухгалтера. Закон предоставляет предприятиям свободу в выборе способов и методов ведения бухгалтерского учета. Однако эта либерализация имеет ряд побочных эффектов для бухгалтера, перед которым встает ряд дополнительных задач, в частности:

  • разработка собственных форм первичных документов, их утверждение и включение в состав учетной политики;
  • разработка форм бухгалтерских регистров и регламентов по ведению инвентаризации своих активов и обязательств;
  • обязанность экономического субъекта организовывать и регулярно осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности.

При этом надо учитывать, что зачастую готовить документы главбуху или заместителю главбуха помогают сотрудники с низкой квалификацией. В результате действия всех перечисленных факторов бухгалтеру просто не хватает рабочего времени на эффективное выполнение поставленных задач.

А сбой в работе бухгалтера создает определенные риски, которые могут негативно повлиять на деловую жизнеспособность всей организации.

Во-первых, существует опасность того, что налоговые и иные контролирующие органы оштрафуют компанию как за нарушение правил ведения учета, так и за нарушение требований к хранению документов (подробнее см. «Как объяснить руководителю важность архивной обработки документов»).

Во-вторых, нельзя исключать риск несанкционированного доступа к бухгалтерским документам, содержащим конфиденциальную информацию. Более того, любой документ бухгалтерского учета может потеряться или быть уничтоженным в виду неграмотной организации архивного помещения (если таковое имеется).

В-третьих, в том случае если компания нарушает сроки предоставления документов, запрошенных уполномоченными органами (например, бухгалтер не смог в срок найти финансовый отчет), в действие вступают санкции налогового, административного и уголовного законодательства.

Подробно описав проблему, давайте попробуем ответить на вопрос: какие меры можно принять, для того чтобы оптимизировать бизнес-процессы, в которые так или иначе вовлечен (главный) бухгалтер?

Разработать номенклатуру дел

Номенклатура дел представляет собой классифицированный список всех документов компании с указанием типа документа, сроков хранения, индексами дел и информацией о его местонахождении. Для крупных предприятий разработка номенклатуры дел является очень трудоемким процессом. Однако номенклатуру достаточно составить один раз и впоследствии лишь вносить изменения в уже имеющийся перечень или дублировать его.

Номенклатура дел позволяет в оперативном режиме получить доступ к документам организации без лишних затрат времени бухгалтера и других специалистов, работающих с документацией. При этом все документы без исключения обрабатываются по единым стандартам, что в последующем помогает бухгалтеру понять:

  • какие документы следует хранить, а какие можно уничтожить;
  • какие документы находятся в судебном процессе и должны храниться до вынесения окончательного решения по делу;
  • какая документация содержит конфиденциальную информацию или представляет особую ценность для компании, то есть требует специальных условий для обеспечения сохранности сведений.

Внедрить систему учета хранения документов

Для автоматизации работы с бухгалтерскими документами реализованы специализированные программные продукты, с помощью которых стала возможной существенная оптимизация трудозатрат бухгалтера:

  • оперативный поиск документов и их группировок;
  • контроль за доступом, использованием и возвратом документов;
  • упорядочение процессов работы с документами и архивом (идеальный порядок в архиве).

Кроме того, с помощью системы учета можно выполнить автоматизированный отбор документов на уничтожение (с подготовкой акта) и составить акт приема-передачи дел/документов.

Создать электронный архив бухгалтерских документов

Электронный архив документов не следует путать с базой электронных документов. Последние изначально созданы в электронном виде и не имеют бумажных оригиналов. А электронный архив документов состоит из электронных образов отсканированных бумажных документов.

Удобство использования системы электронного архива для бухгалтера очевидно. Это позволяет осуществлять мгновенную обработку и выгрузку результатов поиска документа (выводить на печать, копировать на носители, отправлять по электронной почте) и иметь оперативный удаленный доступ к информации.

В случае проверок бухгалтер не тратит дополнительное время на исполнение запроса в рамках подборки, копирования и сканирования документов. В случае изъятия подлинников документов сотрудники организации имеют доступ к их электронным копиям, что позволяет поддерживать бизнес-процессы в рабочем состоянии.

В свою очередь для руководителя организации появляется возможность сокращения общих издержек, поскольку внедрение электронного архива позволяет повысить продуктивность работы персонала и освободить дорогостоящие офисные площади от накопленной документации за счет своевременного выделения дел к уничтожению.

Отобрать документы с истекшими сроками хранения для уничтожения

Уничтожение документов является одной из самых востребованных услуг среди коммерческих организаций, поскольку рано или поздно перед каждым бухгалтером встает вопрос: «Зачем хранить то, что можно уничтожить на совершенно законных основаниях?»

Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов общего документооборота организации, и срок их хранения составляет 5 лет. Это значит, что с 1 января 2012 года можно отобрать на уничтожение документы по 2006 год включительно. Это делается с целью снижения рисков штрафных санкций со стороны пожарных и правоохранительных органов, а также высвобождения площадей и уменьшения затрат на содержание документов.

Хранить документы вне офиса

При внеофисном хранении документов бухгалтерский архив размещаются в специализированном хранилище архивной компании. В результате создается территориально распределенный архив, что в случае проверок помогает выиграть резервное время для принятия необходимых мер.

Для бухгалтера важным является тот факт, что при сдаче документов на внеофисное хранение все работы по подготовке и последующему обслуживанию может взять на себя архивная компания. При этом получить копию или оригинал документа можно по первому требованию. В некоторых случаях это занимает не более 15 минут. Нельзя забывать и том, что все работы в максимально сжатые сроки выполняют квалифицированные специалисты архивного дела. Ответственность за конфиденциальность, сроки и качество выполнения работы целиком лежит на архивной компании.

Для того чтобы убедить своего руководителя в необходимости передачи документов на внеофисное хранение, говорить о снижении непрофильной нагрузки на бухгалтера недостаточно. В данном случае в дело вступает язык цифр.
 

Сравнение затрат на хранение 5000 папок «Корона» (1000 архивных коробов)

 

Корпоративный архив документов
Внеофисное хранение документов
Аренда помещения:
16 100 руб. за 1 м2 в год * 60 м2 / 12 мес. = 80 500 руб. в месяц
Средняя стоимость хранения одного архивного короба в месяц составляет 30 руб.:
1000 коробов * 30 руб. = 30 000 руб. в месяц
 
Месячная заплата архивиста или иного сотрудника (оклад, налоги, социальные отчисления, доплаты) равна 30 000 руб. в месяц
 
Ежемесячная стоимость обслуживания документов, переданных на хранение (доставка, подбор, возврат, сканирование, уничтожение и т д.) составляет  
от 10% до 25 % от стоимости хранения.
Максимальная стоимость обслуживания: 7 500 руб.
Итого в месяц: 110 500 руб.
Итого в месяц: 37 500 руб.
Итого в год: 1 326 000 руб.
Итого в год: 450 000 руб.
Возможная экономия: 876 000 руб. в год 

Ознакомиться с материалами презентации данного доклада вы можете на сайте компании «Делис Архив».

Источник: БухОнлайн.ру

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Написать комментарий или задать вопрос
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер