Сдача декларации по налогу на имущество до 30 марта

Сдать бесплатно через Контур.Экстерн

30
 
Сдача декларации по налогу на имущество до 30 марта
Сдать бесплатно 30
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 февраля розница должна перейти на онлайн-кассы Подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Материалы по теме
23 июля 2012
Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС
31 мая 2012
Документы, подтверждающие убыток, хранятся до полного его списания, даже если налоговики не нашли нарушений в том периоде, когда образовался убыток
21 мая 2012
С 1 июня 2012 года при регистрации объектов налогообложения налогом на игорный бизнес нужно применять новые формы документов

Архивная проверка: опровергаем опасные стереотипы

30 мая 2012
"Делис Архив"
"Делис Архив" — архивная обработка и внеофисное хранение документов

Велика ли вероятность, что в компанию придет архивная проверка? Большинство бухгалтеров коммерческих организаций такую возможность всерьез не рассматривают и, соответственно, к подобной проверке не готовы. При этом эксперты утверждают, с архивной проверкой может столкнуться любая российская компания без исключения. О том, какими неприятными сюрпризами может обернуться стереотип «нам архивная проверка точно не придет» и как избежать штрафов, читайте в настоящей статье.

Пока компании дружно игнорируют реалии архивного законодательства, контрольные архивные службы охотно наведываются «в гости» к растерянным представителям корпоративных архивов. С учетом того, что более 80 процентов документов в компании приходится на бухгалтерию и финансовые службы, специалисты этих отделов чаще остальных сотрудников рискуют оказаться в подобной ситуации. «Мы считали, что архивная проверка к нам никогда не придет», — обычно именно так начинают оправдываться перед руководством сотрудники. И это, к сожалению, далеко не единственный стереотип в отношении архивной проверки.

 
1. Мы не являемся государственной компанией, и проверки нам не грозят
 
Каждая организация может стать объектом архивной проверки независимо от того, является она коммерческой, государственной или муниципальной. Форма собственности никоим образом не влияет на выбор представителей архивной службы. Это связано с тем, что в российском законодательстве существует расширенное понимание архивного документа, что позволяет контрольным органам приезжать с ревизией в любую организацию, в том числе и коммерческую.  
 
Архивным документом считается «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства» (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). То есть любой документ, будь то годовой финансовый отчет или обычная платежка, может стать объектом проверки.
 
2. Мы не храним ценные документы, поэтому у нас нечего проверять
 
Согласно архивному законодательству, некоторые виды документов должны храниться в организации в течение длительного срока независимо от того, поступали ли документы на государственное или муниципальное хранение ранее. Даже если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, это вовсе не значит, что с нее нечего спросить.  
 
Так, в работе любой компании появляются документы по личному составу. Это те документы, которые отражают трудовую историю работников организации: ведомости заработной платы, лицевые счета, трудовые договоры, личные карточки и др. На основании таких документов впоследствии производится выдача социальных справок, подтверждающих стаж и заработную плату для органов социального обеспечения и пенсионного страхования.
 
В том случае если гражданину было отказано в предоставлении социальной справки, он вправе обратиться в уполномоченные инстанции с заявлением о розыске. И тогда будьте наготове: у вас обязательно состоится архивная проверка.    
 
3. Мы всегда сможем договориться с проверочной комиссией
 
Подобный стереотип возникает из-за непонимания проверочной процедуры.
 
Приказ руководителя архивного органа обязывает проверочную комиссию выполнять  строгую последовательность действий. О соблюдении приказа комиссия отчитывается по специально разработанным формам. Это могут быть протоколы, акты с приложениями, предписания об устранении выявленных недостатков и др. При этом контроль над работой проверочной комиссии осуществляет прокуратура.
 
4. Мы можем распорядиться своими документами, как нам вздумается
 
Современное архивное законодательство является продуктом двух эпох. Архивная практика советских времен предполагала существование единого архивного фонда, в который стекались государственные документы (других попросту не было). А переход на рыночные отношения потребовал от законодателей введения нового понятия — права собственности на архивные документы. Однако одно не отменяет другого.
 
Что же представляет собой современный архивный фонд? Приведем легальное определение. Архивным фондом РФ признается исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
 
В этом определении стоит обратить внимание на один крайне важный момент. Оно не устанавливает принадлежность архивного документа к определенной форме собственности. Это значит, что каждая организация независимо от формы ее собственности может располагать документами для пополнения Архивного фонда РФ. Вопрос о том, должны документы конкретной организации пополнить фонд, решается в ходе экспертизы ценности документов.
 
Экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
 
5. Мы лучше заплатим штраф и будем жить спокойно
 
К сожалению, многие организации не знают размеров штрафов и, соответственно, не отдают себе отчет в том, что несоблюдение простых правил хранения может повлечь за собой серьезные финансовые потери. Чем важнее документ (например, документы, обеспечивающие право собственности), тем выше уровень финансовых рисков.
 
Минимальные денежные потери возможны в тех случаях, когда организация нарушила правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Административное законодательство устанавливает штрафы в размере от 100 до 300 руб. для граждан; от 300 до 500 руб. — для должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ). Перемножаем эти цифры на количество утерянных документов и получаем общую сумму штрафа.
 
Административная ответственность также наступает в случае неисполнения акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов (ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ). Штрафы за названное нарушение составляют от 2 500 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 200 000 до 300 000 руб. — для юридических лиц.
 
Штрафы такого же размера налагаются за неисполнение обществом с ограниченной ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ).
 
В некоторых случаях против виновного лица может быть возбуждено уголовное дело. Так, статья 140 УК РФ устанавливает, что неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, влечет штрафные санкции до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет.
 
Как избежать неприятных последствий архивных проверок?
 
В-первую очередь, снизить вероятность штрафных санкций со стороны проверяющих органов позволит комплексная архивная обработка документов, в том числе своевременное выделение дел к уничтожению на законных основаниях.
 
Более подробно об этом можно прочитать в статье «Как объяснить руководителю важность архивной обработки документов».
 
Во-вторых, сократить риски утраты или повреждения документации, которые впоследствии могут истребовать проверяющие органы, позволят создание электронного архива и услуга внеофисного хранения документов.
 
Основные аспекты применения данных технологий были рассмотрены в статье «Компания Делис Архив о том, как повысить эффективность работы бухгалтера».
 
Татьяна Войцехович, ведущий эксперт компании «Делис Архив».
Источник: БухОнлайн.ру

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Написать комментарий или задать вопрос
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер