Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля

Как компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот

Как компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот
10 июня 2015 10 июня 2015

Ответ, на вопрос, вынесенный в заголовок, очень прост: столь существенная экономия была достигнута в результате внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). Помимо снижения расходов ООО «РусФинанс» ускорило обмен документами с контрагентами. Раньше цикл документооборота занимал у компании порядка месяца. Переход на ЭДО сократил этот период до одних суток.

Масштаб задачи и алгоритм «бумажного» документооборота

ООО «РусФинанс» кредитует 51 дилерский центр Mazda. Через компанию ежегодно проходит более 115 000 документов. Каждый автомобиль Mazda производитель сопровождает счетом-фактурой, накладной ТОРГ-12 и счетом на оплату, причем все документы в трех экземплярах. В месяц отгружается порядка 3 000 машин. Соответственно, за месяц между компаниями курсирует около 9 600 документов. Далее «РусФинанс» направляет документы дилерам.

Работа с бумажными документами строилась так. Производитель направлял электронные копии документов в ООО «РусФинанс». Специалисты компании проверяли их, сверяли, формировали на их основании платежные поручения. После согласования производитель отправлял бумажные оригиналы почтой. В компании документы подписывали и возвращали экземпляры  поставщика почтой. Причем, нередко при пересылке документы терялись или портились, и их приходилось дублировать. Аналогичным образом выглядел документооборот между «РусФинансом» и дилерами.

Экономия на «бумаге» и другие плюсы

«Наши ежегодные затраты на печать и отправку документов составляли более 6 миллионов рублей. Ведь один документ с учетом расходов на бумагу,  распечатку и доставку обходится примерно в 60 рублей, — поясняет Эрик Руиз, руководитель проекта внедрения электронного документооборота ООО «РусФинанс». — При электронном документообороте один документ обходится гораздо дешевле. Причем, переход на ЭДО не только позволил нам сэкономить очень значительные средства, но снял проблему «закрытия» документов. Результат, который мы получили, безусловно, стоит вложенных ресурсов». (Также см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров»).

Внедрение электронного документооборота

Для внедрения системы электронного документооборота «Контур.Диадок» проектная команда, в которую вошли специалисты разработчика и «РусФинанса», проанализировала действующие в компании схемы документооборота. Они выявили ненужные этапы, которые тормозят прохождение документов, чтобы исключить их при переходе на ЭДО. Затем команда тестировала каждый шаг документооборота.

«В период тестирования мы настроили сверку: сопоставление документов в системе ЭДО и в 1С. Специалисты „РусФинанса“ установили для сверки основные критерии, в том числе 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора, — комментирует Константин Козлов, руководитель системы «Контур.Диадок», разработанной компанией «СКБ Контур». — Наши специалисты за две недели адаптировали интеграционный модуль «Диадока» под эти требования. Если раньше проверка данных полей требовала времени, то сейчас сверка происходит автоматически — быстро и точно».

После внедрения ЭДО компания «РусФинанс» выполнила все поставленные задачи: ускорила документооборот, снизила затраты на него, уменьшила количество ошибок, исключила потерю документов. Кроме того, она избавилась от проблемы с представлением большого количества документов  в ИФНС: найти и переслать в инспекцию электронные счета-фактуры и накладные гораздо проще, чем искать, копировать и заверять тысячи бумажных документов (см. «ФНС: электронные счета-фактуры можно хранить и направлять в инспекцию, не распечатывая на бумаге»).

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

1 115
закрыть