Как сохранить лояльность сотрудников при удаленной работе

В Контуре внутренние коммуникации развиваются во многом благодаря собственной социальной сети — Стаффу. Это корпоративный портал, доступ к которому получают все штатные сотрудники. В Стаффе можно создавать события и мероприятия, проводить опросы, делиться новостями со всей компанией или группами по интересам. Портал позволяет решать в онлайн-режиме ряд практических задач: оформлять командировки, отправлять заявления на отпуск, заказывать обеды в офис и пр. У каждого сотрудника есть личный кабинет.

Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

Такая соцсеть появилась у Контура уже давно. Во время карантина, вызванного коронавирусом, она позволила сделать переход на домашний режим работы максимально комфортным для большинства сотрудников. Чтобы этого достичь, мы придерживались следующих правил.

1. Создать ощущение стабильности.

В период пандемии и других кризисных событий важно стоять на твердой земле. Особенно, когда ситуацию усложняет массовое напряжение в СМИ. В такие моменты корпоративный портал выполняет роль собственного закрытого информационного поля, где каждый сотрудник может выразить свое мнение и получить поддержку.

Доступ в Стафф имеют только сотрудники нашей компании. Поэтому при размещении сообщений HR-специалисты и руководители могут не опасаться, что конфиденциальная информация просочится наружу. Это влияет и на степень доверия к ней со стороны сотрудников — информация воспринимается как более надежная.

Cоздайте корпоративный портал в своей организации

2. Разделить информационные каналы для разных аудиторий.

Разным сотрудникам компании важна различная информация. Поэтому нужно разделить ключевые коммуникационные посылы на несколько аудиторий исходя из их потребностей.

Весной 2020 года на старте массового перехода «на удаленку» сотрудникам любой компании хотелось разобраться, что происходит вокруг и как это отразится на их работе. Линейным руководителям требовалось быстро получать четкие инструкции о том, как работать и общаться с сотрудниками, а также знать, что делать в потенциально конфликтных ситуациях. А руководителям высшего звено важно было понимать весь контекст происходящего, чтобы оперативно принимать решения и управлять процессами.

Для решения этих задач был использован Стафф. Для разных каналов были составлены свои планы — что и когда рассказывать, в каких группах публиковать и какие активности организовывать. Планы постоянно менялись по результатам обратной связи и анализа внешних обстоятельств.

3. Готовить четкие инструкции и общий контекст.

Топ-руководители — главные трансляторы единой позиции компании, поэтому для них общий контекст важнее всего.

Для этой аудитории в Стаффе было создано приватное сообщество, где участники публиковали материалы и обсуждали конфиденциальные вопросы. Многие из этих материалов останутся актуальными и для посткарантинного времени.

Также было подготовлено закрытое сообщество для линейных руководителей, которые занимаются управленческими задачами.

Участники этой группы публиковали рекомендации и скрипты для корректного общения с сотрудниками «на удаленке», статьи для поддержания общего контекста, инструкции по организации работы и памятки по безопасному возвращению в офисы.

Подключиться к бухгалтерскому сервису для удаленной работы с первичкой и отчетностью

4. Оперативно и честно информировать сотрудников.

Сотрудникам было важно понимать, что происходит прямо сейчас и как компания реагирует на изменения во внешней среде. Для быстрого информирования работников мы использовали регулярные дайджесты, в подготовке которых участвовали десятки разных руководителей. Дайджесты выходили от имени генерального директора.

В начале весны дайджесты размещались каждую неделю — чуть позже мы перевели их в квартальный формат.

Наряду с дайджестами мы публиковали в главном новостном сообществе информацию о событиях, которые происходили в компании.

Параллельно проводили прямые эфиры. Классическое выступление генерального директора по итогам квартала перевели в онлайн, а также сделали эфиры командными.

Команда руководителей рассказывала про результаты работы и делилась ближайшими бизнес-прогнозами.

Эфиры получались доверительными и открытыми. Многие руководители стремились поддержать моральный дух сотрудников: кто-то выступал в домашней одежде, кто-то в паузах играл на музыкальных инструментах.

5. Эмоционально поддерживать сотрудников.

Во время пандемии важно поддерживать неформальное общение сотрудников. Мы начали организовывать в Стаффе отдельные мероприятия.

Это были антистрессовые вебинары от наших тренеров и корпоративного психолога; прямые эфиры о том, как организовать рабочее место у себя дома или продуктивно провести день.

Помимо этого, в Стаффе проводили онлайн-активности для поддержания общей мотивации. Например:

• ежедневное радио Контур.ФМ для бодрого старта «на удаленке»,
• сообщество для родителей, в котором можно было делиться советами о том, чем занять детей во время работы из дома;
• рубрика #вгости, где руководители отвечали на вопросы и делились фотографиями в домашней обстановке;
• онлайн-турниры для сотрудников и их друзей, онлайн-гитарник для всех сотрудников.

Чтобы вовремя отслеживать возможные проблемы, в Стаффе было запущено сообщество «Горячая линия». Параллельно с этим ситуацию в компании отслеживали через пульс-опросы — регулярные короткие вопросы о вовлеченности.

Обратная связь и результаты

Во время перехода «на удаленку» мы регулярно спрашивали сотрудников через пульс-опросы о том, достаточно ли им информации о происходящих изменениях, и просили оценить информативность регулярного дайджеста. Почти 90% сотрудников отвечали, что довольны качеством и полнотой коммуникаций.

Благодаря согласованным и четким инструкциям для руководителей разного уровня, удалось избежать большого количества внутренних конфликтов. По результатам пульс-опросов стало понятно, что удалось сохранить доверие сотрудников к решениям топ-руководителей.

Сотрудники Контура давали много положительной обратной связи и писали благодарности руководителям и друг другу. Отчасти это связано с тем, что в общении на всех уровнях не было ложного позитива, который воспринимался бы как попытка приукрасить действительность.

Во время пандемии Стафф помог решить несколько коммуникационных задач: сохранить лояльность сотрудников, оперативно информировать их об изменениях в деятельности компании и собирать обратную связь.