Можно ли хранить копии личных документов после увольнения работника: разъяснения Роструда

Можно ли хранить копии личных документов после увольнения работника: разъяснения Роструда
9 сентября 2021

Работодатель вправе хранить в личном деле уволенного работника копии документов, в которых содержатся персональные данные (например, копию паспорта или СНИЛС). Но только при условии, если сотрудник дал на это согласие. Такое разъяснение специалистов Роструда приведено на сайте «Онлайнинспекция.рф».

В общем случае сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии его согласия в письменной форме. Об этом сказано в статье 11 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Следовательно, хранение документов в личном деле (копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета и т.д.) допускается только с письменного согласия работника (см. образец «Согласие на обработку персональных данных»). Если увольняемый сотрудник такого согласия не давал, то копии указанных документов нужно вернуть ему или уничтожить.