Какой электронной подписью заверять кадровые документы: разъяснения Роструда

Какой электронной подписью заверять кадровые документы: разъяснения Роструда
7 февраля 2022

Организация ведет электронный кадровый документооборот в собственной информационной системе. Может ли работник при подписании таких документов использовать простую электронную подпись? Ответ на этот вопрос зависит от того, какой именно кадровый документ нужно заверить. Разъяснения приведены на сайте «Онлайнинспекция».

Напомним, что кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется (см. «Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс»).

Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:

  • на единой цифровой платформе «Работа в России».
  • в собственной информационной системе работодателя.

Диадок Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

О том, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов, сказано в статье 22.3 ТК РФ. Согласно этой норме, при подписании трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы, а также внесения в них изменений; согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, а также ознакомления с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания работник может использовать только:

  • усиленную квалифицированную электронную подпись;
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании иных электронных документов, составленных в информационной системе работодателя, работник вправе использовать простую ЭП. Она применяется, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора.

В закладки Поделиться 459