Роструд сообщил, как уведомить работников о кадровом электронном документообороте

Роструд сообщил, как уведомить работников о кадровом электронном документообороте
25 июля 2022

Работодатель вправе уведомлять новых работников о том, что они могут перейти на электронный кадровый документооборот (ЭКДО), любым способом. В том числе, ознакомив с локальным актом. Главное — чтобы в документе стояла подпись сотрудника, подтверждающая получение информации о ведении в организации ЭКДО. Такие разъяснения приведены на сайте «Онлайнинспекция».

Напомним, что кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется (см. «Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс»).

Диадок Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет Входящие бесплатно

Согласно статье 22.2 ТК РФ, вновь принимаемого сотрудника нужно проинформировать о том, что он может перейти на электронный документооборот. При этом способы информирования трудовым законодательством не установлены. В связи с этим работодатель вправе использовать любой способ информирования. В том числе через ознакомление с локальным нормативным актов. Главное — чтобы в документе (например, в листе ознакомления) стояла подпись нового сотрудника о получении информации о ведении в организации ЭКДО.

По общему правилу переход на кадровый ЭДО добровольный. Если работник не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.

Исключение сделано для лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату нет трудового стажа. Таких работников разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.

Электронная подпись Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
В закладки Поделиться 377