Работнику из «северной» организации оплачивают проезд с детьми в отпуск: как начислять НДФЛ и взносы
Если «северная» организация оплачивает проезд к месту отпуска несовершеннолетним детям сотрудника, которые с ним фактически не проживают, то на стоимость билетов нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. О том, какими документами подтвердить совместное проживание, Минфин сообщил в письме от 26.01.23 № 03-04-06/5928.
Налоговый кодекс освобождает от НДФЛ и взносов оплату сотрудникам, которые работают и проживают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям:
- стоимости проезда самого работника в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно, а также стоимости провоза багажа весом до 30 кг;
- стоимости проезда неработающих членов семьи работника (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимости провоза ими багажа (ст. 217 и ст. 422 НК РФ).
Рассчитать зарплату с учетом всех местных и региональных коэффициентов с надбавками
Из указанных норм следует, что оплата проезда не облагается НДФЛ и взносами только в том случае, если неработающие члены семьи (муж, жена, несовершеннолетние дети), фактически проживают с работником. Следовательно, если дети не проживают с работником компании, то компенсация затрат на билеты к месту отпуска и обратно облагается НДФЛ и взносами в общем порядке.
Как подтвердить факт совместного проживания работника и неработающих членов его семьи? Перечень таких документов законодательством не установлен. В Минфине считают, что это могут быть любые документы, подтверждающие факт совместного проживания. Например, документы о регистрации по месту жительства (пребывания). См. «Минфин сообщил, надо ли «северным» организациям удерживать НДФЛ с компенсаций проезда в отпуск».
