Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля

Фискальный накопитель: как заменить «просроченный» ФН и как выбрать новый

Фискальный накопитель: как заменить «просроченный» ФН и как выбрать новый
11 апреля 11 апреля 2018

В ближайшие месяцы многим владельцам онлайн-касс придется впервые поменять фискальные накопители (ФН). Прежде всего эту процедуру придется пройти тем, кто установил онлайн-кассу в первой половине 2017 года, когда были доступны только фискальные накопители со сроком действия 13 месяцев. В сегодняшней статье эксперты сервиса «Контур.ОФД» расскажут, что важно учесть при выборе фискального накопителя, а также о том, какие действия нужно предпринять, чтобы заменить данное устройство.

Когда требуется замена фискального накопителя

Онлайн-касса сама сообщит владельцу о том, что пора менять фискальный накопитель. За месяц до окончания срока действия ФН в отчете «О закрытии смены» появится строка «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если доступно менее 1% объема памяти). Важно не пропустить это сообщение, так как после окончания срока действия ФН, он заблокируется. Вместо кассового чека будут печататься чеки с ошибками 215, 219, 234. В этом случае нужно сформировать на онлайн-кассе отчет о закрытии ФН, и заменить данное устройство.

Какой фискальный накопитель выбрать

Срок действия ФН ограничен требованиями Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). В нем сказано о фискальных накопителях со сроком действия ключа фискального признака «не менее 13 месяцев» и «не менее 36 месяцев». На практике также используются ФН на 15 месяцев. 15-ти месячный накопитель могут применять те, кто по закону вправе использовать ФН на 13 месяцев.

Выбор типа фискального накопителя зависит от системы налогообложения и особенностей работы. Из положений Закона № 54-ФЗ следует, что юрлица и предприниматели на общей системе налогообложения, которые занимаются торговлей (за исключением продажи подакцизных товаров), могут сами решать, какой ФН использовать — на 13, 15 или 36 месяцев. Для остальных налогоплательщиков установлены определенные ограничения по выбору фискального накопителя.

Так, все, кто продают подакцизные товары, обязаны использовать ФН на 13 или 15 месяцев.

Все, кто оказывают услуги, а также применяют специальные режимы налогообложения, должны следовать следующим правилам:

ФН на 36 месяцев

Обязателен при оказании услуг для ИП на ПСН, юрлиц и ИП на ЕНВД, ЕСХН и УСН

ФН на 13 или 15 месяцев

Разрешен при оказании услуг, а также ИП на ПСН, юрлицам и ИП на ЕНВД, ЕСХН и УСН в следующих случаях (п. 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

  • сезонный характер работы;
  • совмещение спецрежима c ОСНО;
  • работа в местностях, отдаленных от сетей связи;
  • если юрлицо/ИП — платежный агент/субагент (постановление Правительства РФ от 25.01.17 № 70)

Что еще важно учесть при выборе ФН

1. Фактический срок службы ФН из паспорта производителя.

При покупке фискального накопителя на 15 или на 36 месяцев проверьте в паспорте устройства, какие ограничения установил производитель на срок службы этого ФН.

Например, в паспорте ФН-1 исполнение 2 и в паспорте ФН-1.1 исполнение 4 указано, что срок службы данных фискальных накопителей (36,5 месяцев) уменьшится до 13,5 месяцев, если онлайн-касса будет работать в автономном режиме (т.е. не будет передавать данные налоговикам  через ОФД) или использоваться для продажи подакцизных товаров.

2. Техническая особенность ФН.

Обратите внимание, что объем памяти в фискальных накопителях на 36 и на 13 месяцев одинаковый. Поэтому если у вас большой объем продаж, то память ФН может закончиться раньше, чем срок его действия. В этом случае, если Закон № 54-ФЗ позволяет вам выбирать тип ФН, лучше использовать устройство со сроком действия 13 месяцев.​

3. Особенности для «спецрежимников».

В 2017 году, когда возник дефицит ФН со сроком действия 36 месяцев, ФНС разъяснила, что налогоплательщики, оказывающие услуги, а также те, кто находится на УСН, платит ЕСХН, ЕНВД или владеет патентом, могут применять накопители на 13 месяцев. Оснований для привлечения таких лиц к административной ответственности нет (письмо ФНС России от 23.05.17 № ЕД-4-20/9679; см. «ФНС разрешила «спецрежимникам» применять ККТ с фискальным накопителем сроком действия 13 месяцев» и ««Спецрежимников» не будут штрафовать за использование фискальных накопителей сроком действия 13 месяцев»).  

Однако сейчас ситуация изменилась. В письме ФНС России от 12.02.18 № ЕД-4-20/2631 сообщается, что в настоящее время в реестр фискальных накопителей включено достаточное количество моделей со сроком действия 36 месяцев. Поэтому налогоплательщики, оказывающие услуги, ИП на ПСН, организации и ИП на ЕНВД, ЕСХН и УСН могут использовать ФН на 13 месяцев только при наличии оснований, предусмотренных в пункте 6 статьи 4.1 Закона № 54-ФЗ (см. в таблице выше). В противном случае должностным лицам и предпринимателям грозит предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей, юрлицам — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей (ч. 4 ст. 14.5 КоАП). См. также «Грозит ли «спецрежимникам» штраф за использование фискальных накопителей сроком действия 13 месяцев».

Выбрать тип финансового накопителя можно с помощью таблицы, подготовленной экспертами «Контур.ОФД». Она поможет разобраться, какой фискальный накопитель вам подходит с учетом применяемой системы налогообложения, особенностей ведения бизнеса и ограничений, установленных производителями ФН.

Обратите внимание, что заблаговременная покупка фискального накопителя — единственный способ избежать дефицита, который наблюдался на рынке летом прошлого года, и может повториться в этом году. Ведь одновременно многие владельцы онлайн-касс должны будут заменить ФН с истекшим сроком действия. Сегодня можно заранее заказать фискальные накопители на 13, 15 и 36 месяцев.

Как заменить фискальный накопитель

1. Подготовьтесь к замене фискального накопителя.

  • Сформируйте отчет «О закрытии смены» и проверьте, что поле «Количество непереданных ФД» пустое. Это значит, что все фискальные данные с онлайн-кассы переданы оператору фискальных данных (ОФД).
  • Сформируйте отчет «О закрытии ФН» по инструкции производителя онлайн-кассы. Дождитесь подтверждения от ОФД о том, что он получил отчет о закрытии ФН.

2. Извлеките из онлайн-кассы использованный фискальный накопитель, и установите новый. Закон № 54-ФЗ не запрещает владельцу онлайн-кассы менять ФН, однако стоит заранее проверить, что по этому поводу написано в договоре с поставщиком ККТ — иногда самостоятельное вскрытие корпуса кассы приводит к прекращению действия гарантии.

3. Сформируйте на онлайн-кассе отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», действуя по инструкции производителя кассы. В отчете необходимо указать параметры ОФД: адрес сервера, номер порта, ИНН, наименование, адрес сайта для проверки чеков покупателями. Эти данные есть в договоре с ОФД.

4. Перерегистрируйте онлайн-кассу на сайте ФНС. Инструкцию можно найти здесь.

Что важно учесть при замене ФН

Если вы меняете ФН, удобно сразу же обновить прошивку онлайн-кассы и программное обеспечение для работы с форматом фискальных данных (ФФД) 1.05 или 1.1. Для этого нужно найти необходимые обновления на сайте производителя кассовой техники.

Напомним, что фискальные документы создаются на кассе по одному из существующих форматов: ФФД 1.0, ФФД 1.05 и ФФД 1.1. При этом ФФД 1.0 будет действовать лишь до 31 декабря 2018 года (приказ ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229@). С 1 января 2019 года данные на онлайн-кассах должны формироваться только в формате 1.05 или 1.1.

Что делать со старым фискальным накопителем

Использованный ФН нужно хранить в течение 5 лет с момента замены. При этом необходимо исключить возможность несанкционированного доступа к нему третьих лиц (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ). Поэтому лучше поместить старый фискальный накопитель в сейф.

4 020
закрыть