Работник потратил денежные средства на нужды организации

Цитата (Анастасия CV):Добрый день! Подскажите пожалуйста, как правильно оформить документы: Сотрудник потратил свои деньги на нужды организации, принёс чеки, но пока выручки нет. Какие документы бухгалтер должен взять у сотрудника ещё и какие оформить, когда поступят деньги, чтобы вернуть сотруднику?Спасибо заранее.

Цитата (Ситуация вторая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образовалось кредитовое сальдо):
Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.
В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств — это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета**. Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег. Логика такова: раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами.
Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция (или услуга) не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС.
На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71. Для этого действуют одним из двух способов.
Первый способ — оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег. Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль. При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем.
Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары (или услуги), которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком.
У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки.
Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 71. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие.

Цитата (Анастасия CV):А сотрудник должен сделать авансовый отчет? или нужно сделать как перерасход в авансовом отчете?я просто только начинающий бухгалтер.

Цитата (Важный бух):Цитата (Анастасия CV):А сотрудник должен сделать авансовый отчет? или нужно сделать как перерасход в авансовом отчете?я просто только начинающий бухгалтер. Здравствуйте. Нет у него основания для составления авансового отчета, ведь средства в подотчет вы ему не выдавали.( Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У)

Пусть напишет заявление в свободной форме на возврат потраченных средств и приложит к нему документы.

Д 20,26,44,10 и т.д К 73.3 отразите задолженность перед ним

Д 73.3 к 50,51 возвратите когда появится задолженность

Цитата (Анастасия CV):А подскажите, пожалуйста, как отразить проводки( 1с 7.7 ред.1.3)я только познаю эту программу.

Цитата (Важный бух):Нет у него основания для составления авансового отчета, ведь средства в подотчет вы ему не выдавали.( Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У)