Ошибки в путевых листах: как избежать штрафов

Ошибки в путевых листах: как избежать штрафов
Ошибки в путевых листах: как избежать штрафов
15 сентября 2021

Компании и предприниматели, которые занимаются автоперевозками, обязаны оформлять путевые листы. Для контролирующих органов этот документ служит доказательством того, что транспортное предприятие работает по закону и в рамках установленных нормативов. Если путевого листа нет, или он заполнен неправильно, то проверяющие выпишут штраф. Сколько придется заплатить? Какие ошибки приводят к штрафам? Можно ли избежать санкций? Рассказывают эксперты программы «Путевые листы и ГСМ» от компании Контур.

Кто может проверить путевой лист

Проверка путевых листов входит в перечень полномочий различных контролирующих органов. Из них основными являются:

1. Трудовая инспекция. Она проверяет, не нарушен ли режим труда и отдыха водителей (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»).

2. ФНС. Налоговиков интересует, правильно ли компания учитывает затраты на бензин. Контролеры могут проверять путевые листы во время выездных и камеральных ревизий;

Эксперт Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

3. ГИБДД. Инспекторы непосредственно на дороге вправе проверить, может ли водитель управлять транспортом и насколько обоснован сам рейс. Из всех перечисленных инстанций именно ГИБДД выписывает штрафы за неверно оформленные путевые листы или их отсутствие.

Кому инспектор ГИБДД выпишет штраф

«Транспортные» статьи Кодекса об административных правонарушениях предусматривают наказания непосредственно для водителей, а также должностных и юридических лиц. При этом в примечаниях к указанным статьям говорится, что индивидуальные предприниматели несут ответственность наравне с организациями.

Про самозанятых в статьях КоАП РФ упоминаний нет. Скорее всего, инспектор ГИБДД не будет разбираться в разнице между ними и предпринимателями, и выпишет штраф.

За что могут наказать

Штрафы грозят в том случае, если путевой лист:

Отсутствует

Во время рейса путевой лист всегда должен быть у водителя. Не важно, перевозит он пассажиров или груз, перемещается на арендованном или собственном транспорте компании, легковом, грузовом или другом ТС (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ).

Внимание!

По общему правилу путевой лист необходимо хранить не менее пяти лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица»). Проверяющие могут попросить предоставить этот документ во время обхода на предприятии.

Отсутствие путевого листа может натолкнуть сотрудников ГИБДД и Ространснадзора на мысль о том, что компания не проводит предрейсовые медицинские осмотры водителей и технический контроль транспортных средств. За эти нарушения также предусмотрены штрафы (см. ниже в таблице).

Неверно оформлен

В этом случае оштрафовать могут за неточности в двух пунктах путевого листа:

  • медработник не поставил дату и время медосмотра водителя, свою подпись (с расшифровкой) и штамп в графе документа «предрейсовый медицинский осмотр». На это он должен иметь соответствующее разрешение.
  • сотрудник, который контролирует техническое состояние транспорта, не поставил дату и время осмотра ТС, свою подпись (с расшифровкой) и отметку о выпуске транспорта на линию. Отметим, что такой работник должен иметь профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или профподготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта». 

Путевые листы Заполнить путевой лист со всеми обязательными реквизитами в веб‑сервисе Попробуйте бесплатно

 Не подтверждает затраты на ГСМ

Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать требованиям, которые перечислены в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (см. «С 2021 года путевые листы придется заполнять по‑новому» и «Минтранс напомнил, как составить путевой лист правильно»). За этим тщательно следят контролеры из ФНС. Если во время проверки обнаружится, что путевой лист отсутствует или неверно оформлен, предприятие не сможет доказать свои затраты на ГСМ, и налоговая заподозрит занижение прибыли. 

Путевые листы Ведите учет расхода ГСМ по действующим правилам Попробовать бесплатно

Какие штрафы ждут нарушителей

Нарушение

Санкции

Отсутствие путевого листа

Предупреждение или штраф на водителя 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Отсутствие отметки о медосмотре водителя или техническом контроле ТС

Штрафы в следующих размерах:

  • 3 000 руб. для граждан;
  • 5 000 руб. для должностных лиц;
  • 30 000 руб. для юрлиц и ИП (ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Отметка о прохождении медосмотра не соответствует действительности (например, во время проверки водитель оказался пьян)

Штрафы в следующих размерах:

  • 20 000 руб. для должностных лиц;
  • 100 000 руб. для юрлиц и ИП (ст. 12.32 КоАП РФ). Плюс штраф от 30 000 до 3 000 000 персонально водителю за вождение в нетрезвом виде (ч. 1 ст. 12.8 КоАП РФ, ст. 264.1 УК РФ) и, возможно, владельцу транспортного средства за передачу управления пьяному водителю (ч. 2 ст. 12.8 КоАП РФ). В обоих случаях водитель лишается права управления транспортными средствами на срок от полутора до двух лет.

Отметка о прохождении техконтроля не соответствует действительности (ТС имело неисправности, с которыми запрещена эксплуатация)

Штраф от 5 000 до 8 000 руб. для должностных лиц (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ).

Проверяющие считают, что медосмотр не проводили (нарушен порядок проведения)

Штраф в следующих размерах:

  • от 2 000 до 3 000 руб. для должностных лиц;
  • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц и ИП (ст. 11.32 КоАП РФ).

Не подтверждены затраты на ГСМ

Штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога на прибыль (п. 1 ст.122 НК РФ). Общая сумма штрафа = (зарплата водителя + расход ГСМ + амортизация ТС) х 0.04.

Нет путевого листа. Меня обязательно оштрафуют?

Без путевого листа может обойтись только физическое лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или транспорте, которым управляет по доверенности. Во всех остальных случаях путевой лист необходим для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.