Практика показывает: переход на электронные путевые листы (ЭПЛ) снижает затраты на документооборот примерно на 30%. Также ЭПЛ экономят время и силы сотрудников. Как сформировать и передать электронный путевой лист? Что нужно для перехода на электронные путевые листы? Ответим на эти и другие важные вопросы.
Что такое электронный путевой лист
Это путевой лист (ПЛ), созданный в форме электронного документа. Такое определение дано в пункте 36 статьи 2 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.07 № 259-ФЗ; см. «Принят закон об электронных путевых листах»).
Возможность оформлять ПЛ в электронном виде появилась относительно недавно — в марте 2023 года. Электронные форматы приняты и для других перевозочных документов: заказ-наряда, сопроводительной ведомости, договора фрахтования, заказа (заявки) на перевозку грузов и транспортной накладной.
Кто должен заполнять путевой лист
Обязанность заполнять путевой лист (электронный или бумажный) лежит на владельце транспортного средства: грузовика, легковой машины, автобуса и проч. Если машина получена в пользование по договору аренды с экипажем, то путевой лист оформляет арендодатель (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
ПЛ нужен для городских, пригородных и междугородних маршрутов, если транспортное средство перевозит:
- пассажиров;
- грузы или багаж.
Надо ли заполнять путевой лист, если авто принадлежит организации (ИП) и за рулем сидит наемный работник? Надо только в случае перевозки грузов или людей (например, других сотрудников). И не надо, если кроме водителя в машине никого нет, и грузы она не везет (см. «Путевой лист для ИП в 2023 году»).
Обязателен ли электронный путевой лист
Владелец ТС вправе выбрать, в какой форме создать путевой лист — электронной или бумажной. Электронные путевые листы (ЭПЛ) намного удобнее, особенно если приходится оформлять их десятками или сотнями.
В какой форме предоставить документ для налоговой проверки? В Налоговом кодексе на этот счет нет никаких ограничений.
Даже если требование из налоговой поступило через интернет, компания или ИП вправе сдать запрошенный документ в бумажном виде. Такой вариант не запрещен, хотя и является весьма трудоемким (см. «Требование о представлении документов: как и в какие сроки налогоплательщик должен его исполнить»).
Таким образом, путевой лист можно предъявить налоговикам на проверку:
- В бумажном виде.
- В виде скан-образа по ТКС через оператора электронного документооборота (формат для передачи сканов утв. приказом ФНС от 18.01.17 ММВ-7-6/16@).
- В виде электронного документа по утвержденному формату (xml-файл). В этом случае ИФНС не вправе запрашивать бумажные копии и сканы (см. «ФНС запретила инспекциям требовать сканы «форматных» электронных документов»).
Что нужно для внедрения ЭПЛ
Чтобы внедрить ЭПЛ, надо сделать следующее.
Во-первых, выбрать сервис, который позволяет формировать электронные ПЛ.
Во-вторых, заключить договор с оператором электронного документооборота, который внесен в реестр операторов ИС ЭПД. Например, таким оператором является СКБ Контур.
В-третьих, получить сертификат электронной подписи для каждого сотрудника, который будет подписывать ЭПЛ.
Также может понадобиться машиночитаемая доверенность (подробности см. ниже).
В-четвертых, выдать работникам, участвующим в перевозках, планшеты или смартфоны с подключением к интернету. Гаджеты понадобятся для работы с ЭПЛ вне офиса.
В-пятых, договориться с другими участниками перевозок об обмене электронными документами в рамках ЭДО.
В-шестых, закрепить в учетной политике положение о переходе на ЭПЛ.
Заполняйте карточки сотрудников и отчитывайтесь в военкомат
Попробовать
Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур».
Реквизиты
ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
Как оформить электронный путевой лист
До начала поездки
ЭПЛ оформляется в личном кабинете выбранного специализированного сервиса. Нужно заполнить несколько файлов обмена информации (их называют титулами).
Формат ЭПЛ содержится в приказе ФНС от 17.02.23 № ЕД-7-26/116@. Правила обмена электронными перевозочными документами утверждены постановлением правительства РФ от 21.05.22 № 931 (см. «Как в 2024 году составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих»).
Перед выездом на рейс нужно заполнить 4 файла обмена:
- об обстоятельствах и особенностях рейса. Указывают срок действия ЭПЛ, транспортное средство, вид перевозки, вид сообщения, сведения о составителе документа и проч.;
- о результате предсменного, предрейсового медосмотра водителя (для каждого водителя — свой титул). Медосмотр проводят очно, либо заочно (см. «Медосмотр водителей: как правильно проставить отметку в путевом листе»);
- о результате предсменного, предрейсового контроля технического состояния ТС. Указывают, в числе прочего, дату и время выпуска машины на линию;
- о показаниях одометра при выезде транспорта с парковки.
Также перед выездом на рейс владелец ТС присваивает путевому листу уникальный идентификатор. Его значение нужно взять из массива (пула), заранее полученного от ГИС ЭПД по специальному запросу.
Когда все титулы заполнены, и на каждом файле обмена стоят необходимые подписи (о них расскажем ниже), путевой лист передается оператору ИС ЭПД. Он проверяет документ и направляет в информационную систему ГИС ЭПД.
Система регистрирует ЭПЛ, формирует его QR-код и сообщает этот код владельцу транспортного средства (по email, через личный кабинет, в мобильном приложении). Если машину остановит инспектор ГАИ (либо представитель другого контролирующего органа), водитель предъявит ему QR-код.
После окончания поездки
Когда транспорт вернулся на парковку, либо его передали другому водителю, нужно заполнить титул о послерейсовых показаниях одометра. Если машина перевозила пассажиров или опасные грузы, то нужно еще и отразить результат послерейсового медосмотра водителя (п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Данные титулы также скрепляются электронными подписями ответственных лиц и передаются через оператора в ГИС ЭПД.
Как подписывать ЭПЛ
Файлы обмена подписываются разными лицами в определенной последовательности (см. табл. 1).
Табл. 1
В какой последовательности ставить подписи на ЭПЛ
| Последовательность подписания ЭПЛ | Файл обмена (титул) | Кто ставит электронную подпись |
|---|---|---|
|
До начала поездки |
||
|
1 |
о результате предсменного, предрейсового медосмотра водителя |
штатный медработник, либо сотрудник лицензированной медицинской организации, внесенный в федеральный регистр ФГМР |
|
2 |
о показаниях одометра при выезде с парковки |
лицо, уполномоченное снимать показания (например, механик) |
|
3 |
об обстоятельствах и особенностях рейса |
лицо, ответственное за выпуск ТС на линию (после проверки наличия подписанных титулов о медосмотре и о показаниях одометра) |
|
4 |
о результате предсменного, предрейсового контроля технического состояния ТС |
|
|
После окончания поездки |
||
|
5 |
о послерейсовых показаниях одометра |
лицо, уполномоченное снимать показания (например, механик) |
|
6 (если машина перевозила пассажиров или опасные грузы) |
о результате послерейсового медосмотра водителя |
медработник (штатный, либо работник медорганизации, внесенный в ФГМР) |
Медработник обязан скрепить данные о медосмотре своей усиленной квалифицированной электронной подписью. Остальные лица могут использовать как УКЭП, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Добавим, что, если лицо, подписывающее какой-либо из титулов ЭПЛ, не является директором организации (или ИП), для подписания документа нужно иметь личный сертификат физлица и машиночитаемую доверенность. А если является, то потребуется сертификат УКЭП, полученный в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица (см. «С 1 сентября перестанут действовать КЭПы юрлиц: как подписывать отчетность по новым правилам»).
Штрафы при работе с ЭПЛ
Путевые листы (в том числе электронные) проверяют представители нескольких инстанций (см. «Кого, как и на какую сумму оштрафуют за нарушения в путевых листах в 2024 году»).
- Трудовые инспекторы при проверках соблюдения режима труда и отдыха водителей.
- Налоговики для подтверждения расходов на топливо.
- Инспекторы ГАИ на дорогах.
Санкции за нарушения, связанные с путевыми листами, приведены в таблице 2.
Табл. 2
Какие санкции предусмотрены за нарушения при работе с путевыми листами
|
Вид нарушения |
Размер штрафа |
|
|
|
для должностных лиц |
для юрлиц и ИП |
|
Отсутствие ПЛ (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ) |
водителю предупреждение или штраф 500 руб. |
- |
|
Нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) |
5 000 руб. |
30 000 руб. |
|
Допуск к управлению ТС водителя в нетрезвом состоянии либо без права управлять автомобилем (ст. 12.32 КоАП РФ) |
20 000 руб. |
100 000 руб. |
|
Нарушение порядка проведения медосмотра водителей (ст. 11.32 КоАП РФ) |
от 2 000 до 3 000 руб. |
от 30 000 до 50 000 руб. |
|
Нет отметки о предрейсовом техконтроле (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) |
5 000 руб. |
30 000 руб. |
|
Отметка о техконтроле не соответствует действительности (ч. 2 ст. 12.31 КоАП РФ) |
от 5 000 до 8 000 руб. |
- |
|
Завышение расходов на ГСМ, вызванное отсутствием или неверным оформлением путевых листов (п. 1 ст. 122 НК РФ) |
- |
20 % от неуплаченной суммы налога на прибыль (или налога по УСН с объектом «доходы минус расходы») |
|
Несоблюдение установленных норм времени управления ТС и отдыха, либо режима труда и отдыха водителей (ч. 3 ст. 11.23 КоАП РФ) |
водителю от 1 500 до 2 000 руб.; |
ИП от 15 000 до 25 000 руб.; юрлицу от 20 000 до 50 000 руб. |
|
Вид нарушения |
Размер штрафа |
|
|
|
для должностных лиц |
для юрлиц и ИП |
|
Отсутствие ПЛ (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ) |
водителю предупреждение или штраф 500 руб. |
- |
|
Нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) |
5 000 руб. |
30 000 руб. |
|
Допуск к управлению ТС водителя в нетрезвом состоянии либо без права управлять автомобилем (ст. 12.32 КоАП РФ) |
20 000 руб. |
100 000 руб. |
|
Нарушение порядка проведения медосмотра водителей (ст. 11.32 КоАП РФ) |
от 2 000 до 3 000 руб. |
от 30 000 до 50 000 руб. |
|
Нет отметки о предрейсовом техконтроле (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) |
5 000 руб. |
30 000 руб. |
|
Отметка о техконтроле не соответствует действительности (ч. 2 ст. 12.31 КоАП РФ) |
от 5 000 до 8 000 руб. |
- |
|
Завышение расходов на ГСМ, вызванное отсутствием или неверным оформлением путевых листов (п. 1 ст. 122 НК РФ) |
- |
20 % от неуплаченной суммы налога на прибыль (или налога по УСН с объектом «доходы минус расходы») |
|
Несоблюдение установленных норм времени управления ТС и отдыха, либо режима труда и отдыха водителей (ч. 3 ст. 11.23 КоАП РФ) |
водителю от 1 500 до 2 000 руб.; |
ИП от 15 000 до 25 000 руб.; юрлицу от 20 000 до 50 000 руб. |
