Путевой лист для ИП в 2023 году

Если предприниматель использует в бизнес-деятельности автомобиль, то в большинстве случаев ему придется оформлять путевой лист. Причем, заполнять путевые листы надо даже в том случае, если ИП совершает поездки для собственных нужд, а расходы на бензин при расчете налогов не учитывает.

Что такое путевой лист

Путевой лист — это документ, который используется для контроля работы транспортного средства и его водителя. Такое определение содержится в подпункте 14 пункта 1 статьи 2 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.07 № 259-ФЗ).

Кто обязан вести путевой лист

Оформлять путевые листы должны все организации и предприниматели, которые используют транспортные средства для перевозок пассажиров, багажа или грузов по дорогам общего пользования. При этом тип транспорта — грузовой, легковой или автобус — значения не имеет. Равно, как и маршрут движения (внутригородской, пригородный или междугородний). Также неважно, заключает ли ИП договор перевозки, или использует машину для собственных нужд.

Рассчитывайте зарплату с учетом повышения МРОТ с 1 января Рассчитать бесплатно Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Таким образом, предприниматель должен оформить путевой лист, если:

• он сам управляет своей машиной и при этом перевозит грузы (в т.ч. для собственных нужд, без заключения договора перевозки) или пассажиров (в т.ч. своих работников);
• принадлежащая ему машина управляется работниками и используется для перевозки грузов или людей.

Если же ИП сам на своем автомобиле совершает поездки, не связанные с перевозкой грузов (в т.ч. для собственных нужд) и пассажиров, к примеру, едет в банк или на переговоры, то путевой лист можно не оформлять.

Зачем ИП должен оформлять путевой лист

У путевого листа несколько назначений. Так, он используется в налоговых целях для подтверждения расходов. Еще одно назначение — контроль за безопасностью дорожного движения. С этой целью составлять путевые листы должны в том числе и те ИП, кто применяет патент или «доходную» УСН, а значит, не обязан подтверждать расходы. В случае отсутствия путевого листа водитель рискует при каждой остановке сотрудниками ГАИ получить штраф в 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). При этом владельца машины могут оштрафовать на основании частей 2 и 3 статьи 12.31.1 КоАП РФ за осуществление перевозок с нарушением правил. Санкция составит уже 5 000 руб. (с учетом положений ч. 2 ст. 4.4 КоАП РФ).

Если машиной управляет не сам ИП, а его работники, и о нарушении узнает трудовая инспекция, то одним лишь дорожным штрафом дело не ограничится. Отсутствие путевого листа может быть квалифицировано как допуск сотрудника к исполнению обязанностей без прохождения медосмотра. А за это работодатель может быть оштрафован на сумму в 25 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Добавим, что эта санкция применяется только при первичном нарушении. Если же предпринимателя ранее (в течение года) уже штрафовали за такое нарушение, то штраф вырастает до 40 000 руб. Кроме того, суд может назначить наказание в виде приостановления деятельности ИП на срок до 3 месяцев (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Заполните и сдайте в МВД уведомления об иностранных работниках Сдать через интернет Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Что касается налоговых целей, то здесь путевой лист нужен прежде всего для подтверждения расходов. Именно на основании этого документа можно списать стоимость бензина (письмо Минфина от 21.06.23 № 03-03-06/1/57550). Также он необходим для учета затрат на оплату парковок, проезда по платным дорогам и обслуживание автомобиля. Не обойтись без путевого листа и при списании на расходы компенсаций, выплачиваемых работникам за использование личных авто в интересах работодателя (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 16.05.16 № Ф09-4056/16 по делу № А50-17861/2015).

Добавим, что ценность путевого листа не ограничивается только подтверждением затрат. К примеру, его можно применять для расчета зарплаты водителей. А если ИП применяет ПСН, то этим документом можно подтвердить факт использования автомобиля в «патентной» деятельности. А значит, доходы от перевозок будут подпадать под патент. В то же время при отсутствии путевого листа налоговая может квалифицировать перевозку как аренду с экипажем и потребовать заплатить дополнительные налоги (см. постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.04.17 по делу № А42-1345/2016).

Подать заявление о применении ПСН по новой форме Подать бесплатно Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Подведем итог. Путевой лист нужен для:

• предъявления сотрудникам ГАИ с целью подтверждения выполнения обязательных требований к перевозкам (медосмотр, проверка техсостояния авто);
• подтверждения соблюдения правил охраны труда (медосмотры);
• подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией авто;
• начисления зарплаты водителям;
• подтверждения использования работником личного транспорта в служебных целях (для обоснования выплаты компенсации);
• подтверждения использования авто в рамках ПСН.

Бесплатно получить образец учетной политики и вести бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Изменения в путевых листах с 1 марта и с 1 сентября 2023 года

В 2023 году путевые листы менялись дважды. Сначала в марте из числа обязательных реквизитов исключили наименование и номер путевого листа. А сведения о собственнике (владельце) машины заменили на сведения о лице, которое оформило данный документ (юрлицо или ИП). Кроме того, исчезла обязанность вести журнал регистрации путевых листов.

Также в марте было уточнено, какую именно информацию о видах перевозки и видах сообщения надо указывать. Так, для целей заполнения путевого листам выделяются перевозки для собственных нужд и коммерческие. Последние, в свою очередь, делятся на регулярные; на основании договора перевозки; по заказу; легковым такси; организованная перевозка групп детей автобусами. А виды сообщения бывают следующими: городское, пригородное, междугородное. Подробнее см. «С 1 марта изменится порядок заполнения путевых листов».

С сентября начала действовать вторая волна поправок. Согласно изменениям, теперь в путевой лист надо вносить СНИЛС водителя и информацию о водительском удостоверении. При этом разрешается оформить один путевой лист на рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей). Или наоборот — на несколько рейсов, которые выполняет один водитель в течение рабочего дня или смены. А при составлении путевых листов в электронном виде и вовсе можно менять сведения о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах. Подробнее см. «Путевой лист дополнен новыми реквизитами».

Правила составления путевых листов в 2023 году

Эти правила достаточно детально регламентированы в приказе Минтранса от 28.09.22 № 390. В нем же приведен состав сведений путевого листа. Этот документ оформляется на каждое автотранспортное средство на бумаге или в электронном виде. В последнем случае надо использовать формат, который утвержден приказом ФНС от 17.02.23 № ЕД-7-26/116@. Правила обмена электронными путевыми листами прописаны в постановлении правительства РФ от 21.05.22 № 931 (см. «Утверждены правила для обмена электронными путевыми листами и другими перевозочными документами»).

Когда и на какой срок составлять путевой лист для ИП

Путевой лист надо выдать водителю до того момента, как транспорт окажется на дороге. При этом, как уже упоминалось, можно оформить один лист:

• на рейс, длительность которого превышает рабочий день (смену) водителя (водителей);
• на несколько рейсов, которые надо совершить одному водителю на одной машине в течение дня.

Также допустимо составлять отдельные путевые листы на каждого водителя, если они посменно используют одно транспортное средство.  

Как заполнить путевой лист для ИП

Информация о сроке действия. Указывается дата (число, месяц, год), в которую путевой лист может быть использован. Если документ оформлен больше, чем на один день, вносятся даты (число, месяц, год) начала и окончания соответствующего периода.

Сведения об оформителе. Предприниматель указывает свои ФИО, адрес по «прописке», ОГРНИП и номер телефона.

Сведения об автомобиле включают данные о типе транспортного средства, его марке и модели. Они вносятся на основании данных из ПТС. Далее указывается государственный регистрационный номер. Если машина эксплуатируется с прицепом или полуприцепом, то дополнительно отражается его марка, модель и номерной знак. В этот же раздел заносится информация о проведении предрейсового (предсменного) техосмотра: дата, время с точностью до минуты, а также результат.

Показания одометра отражают отдельно. Указывать надо только целые километры пробега, без округления. Информация вносится дважды: на момент выезда и на момент возвращения. Далее отражаются сведения о выпуске машины и о ее возвращении: дата и время с точностью до минуты. Если по окончании смены транспорт передается от одного водителя к другому и при этом оформляется новый путевой лист, то в предыдущем делается отметка о приеме-сдаче.

Сведения о водителе включают его ФИО, СНИЛС, данные о водительском удостоверении (серия, номер и дата выдачи). Сюда же заносится информация о медицинских осмотрах: дата и время с точностью до минуты, а также результат.

Наконец, в путевой лист надо включить информацию о виде перевозки и виде сообщения. Об особенностях заполнения этой части документа говорилось выше.

Рассчитывайте зарплату с учетом повышения МРОТ с 1 января Рассчитать бесплатно Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Форма заполнения путевого листа для ИП

Обязательной формы путевого листа нет. Определен лишь состав информации, которая должна быть в этом документе.

В связи с этим предприниматель может использовать «старые» унифицированные формы (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78), добавив в них необходимые дополнительные реквизиты. А именно: СНИЛС работника, его водительское удостоверение, отметки о медицинских и технических осмотрах.

Либо может разработать свою форму (или формы) путевого листа, включив туда все обязательные реквизиты, предусмотренные Уставом автомобильного транспорта и приказом Минтранса № 390.

Обязательные реквизиты в путевом листе

Каждый путевой лист должен содержать следующие пункты:

1. Сведения о сроке действия — дата (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован.  Если документ оформляется на несколько дней — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован.

2. Сведения о лице, оформившем путевой лист. Для ИП — это фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и основной государственный регистрационный номер ИП.

3. Сведения о транспортном средстве, которые включают:

• тип, марку и модель транспортного средства, марку и модель прицепа (полуприцепа);
• государственный регистрационный номер ТС и прицепа (полуприцепа);
• дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения;
• показания одометра (полные километры пробега).

4. Сведения о водителе (водителях) транспортного средства:

• фамилия, имя, отчество (при наличии);
• серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения;
• СНИЛС;
• дата (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра.

5. Сведения о виде перевозки: коммерческие, для собственных нужд.

Коммерческие перевозки бывают следующих видов:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка грузов на основании договора перевозки или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем). Подробнее о этих видах договоров см. «Как оформить отношения по доставке груза: сравниваем договоры перевозки, оказания услуг, аренды транспорта и фрахтования».
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
• организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования).

6. Сведения о виде сообщения: городское, пригородное, междугородное. Нужно внести один или несколько видов.

Помимо этого, в путевой лист можно включать дополнительные сведения, учитывающие особенности деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов. Например, при перевозке грузов в путевом листе можно зафиксировать реквизиты товарно-транспортных документов.

Заполните и сдайте в МВД уведомления об иностранных работниках Сдать через интернет Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Образец путевого листа для ИП

Пример путевого листа легкового автомобиля

Пример путевого листа грузового автомобиля

Заполняйте карточки сотрудников и отчитывайтесь в военкомат Попробовать Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.