Как оформить приказ об изменениях паспортных данных работника

В настоящей статье рассмотрены две наиболее частые ситуации — смена фамилии и замена паспорта. Как отразить эти изменения в кадровом учете? Какие документы и как оформить? Ответим на эти вопросы. Также приведем образцы документов, необходимых при изменении личных данных работника.

Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой распространенной ситуации, которая тем не менее постоянно вызывает вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. В таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, в том числе, в трудовой договор. Ведь на основании статьи 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются, помимо прочего, фамилия, имя и отчество работника, а также сведения о документе, удостоверяющем его личность. При этом изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, которое заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Кстати, если ИП-работодатель сменил фамилию, в этом случае также нужно внести изменения в трудовые договоры и трудовые книжки работников. См. «ИП-работодатель сменил фамилию: нужно ли перезаключать трудовые договоры».

Для внесения изменений нужно основание. Им могут стать представленные работником документы, подтверждающие смену фамилии. Позаботиться о том, чтобы работник принес эти документы, лучше заранее. Проще всего включить в трудовой договор стандартное условие о том, что сотрудник обязан известить работодателя о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в договоре (см. «Можно ли обязать работников сообщать об изменении персональных данных: ответ Роструда»).

Экстерн Заполняйте карточки сотрудников и отчитывайтесь в военкомат Попробовать Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии, — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их (о том, как это сделать, см. «Как правильно заверить копию документа»).

Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи со сменой фамилии после заключения брака (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

03 сентября 2024 года

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому, кто откроет личное дело сотрудника (в том числе проверяющему), будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно проставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (бланк утв. приказом СФР от 30.10.23 № 2 153; см. «Обновлены бланки для регистрации работников в системе персучета»). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены документа, подтверждающего регистрацию в системе персучета. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления о смене фамилии можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названного трудового договора, потребуется внести изменения в лицевой счет, трудовую книжку, личную карточку (если она ведется), т абель учета рабочего времени, г рафик отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Бухонлайн Образец правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Скачать бесплатно

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать.

Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то нужно инициировать процедуру выпуска новой.

Также отметим, что изменение фамилии является основанием для замены полиса ОМС. Но подать соответствущее заявление должен сам работник. А вот если компания-работодатель заключила в пользу работника договор добровольного медицинского страхования, то именно она должна оформить документы, необходимые для замены полиса ДМС.

Все перечисленные моменты нужно отразить в приказе, который может выглядеть примерно так:

Общество с ограниченной ответственностью «Первый»

ПРИКАЗ

№ 1234/к-п

04 сентября 2024 г.

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю:

1. В срок до 10 сентября 2024 г.:

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности в Социальный фонд.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 11 января 2021 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене документа, подтверждащего регистрацию в системе персучета.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Этот документ станет основанием для корректировки кадровых документов. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

Смена фамилии или других персональных данных работника не является самостоятельным основанием для сдачи формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД). Необходимые данные для внесения изменений в сведения персонифицированного учета СФР возьмет из формы АДВ-2. Соответственно, если работник перешел на электронную трудовую книжку, то работодателю не придется предприниматель специальных действий, чтобы внести в нее изменения, связанные со сменой фамилии. В дальнейшем нужно будет сдавать отчеты по форме ЕФС-1 с указанием новой фамилии сотрудника в общем порядке (то есть в тех случаях, когда произойдут какие-либо кадровые события).

Экстерн Бесплатно заполнить и сдать ЕФС‑1 через интернет Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Также на основании указанного приказа нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору примерно такого содержания:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд

Город Краснодар

10 сентября 2024 года

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 28 августа 2024 года УВМ ГУ МВД России по Краснодарскому краю, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

В некоторых разъяснениях чиновники сообщают, что в рассмотренной ситуации заключать допсоглашение к трудовому договору не обязательно. Новую фамилию сотрудника можно внести непосредственно в текст договора (письмо Роструда от 20.07.21 № ПГ/19821-6-1; см. «Нужно ли составить допсоглашение к трудовому договору, если работник сменил фамилию: ответ Роструда»).

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующая ситуация, которая требует внесения изменений в кадровые документы, — получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении документа и в других подобных случаях, так и в плановом порядке — при достижении работником 20 или 45 лет (п. 24 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. постановлением правительства РФ от 23.12.23 № 2267). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше. Однако документов, в которые надо будет внести изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы.

Если замена паспорта не связана с изменением данных, которые содержатся в лицевом счете работника (ФИО, дата и место рождения, пол, адрес, указанные на основании старого паспорта), то подавать в Социальный фонд заявление по форме АДВ-2 не надо. В то же время Федеральный закон от 29.12.06 № 255-ФЗ требует от работодателей сообщать в СФР актуальные анкетные данные на работников с целью начисления пособий (см. «Сведения о застрахованных лицах: какие данные и когда нужно подавать в СФР в 2024 году»). А вот в отношении ФНС подобных требований не установлено. Значит, специально передавать в налоговую службу новые паспортные данные сотрудника не надо.

Как и в случае со сменой фамилий, при замене паспорта лучше получить от работника соответствующее заявление. Оно может быть примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

05 сентября 2024 года

Экстерн Заполните и сдайте в МВД уведомления об иностранных работниках Сдать через интернет Реклама 16+. Реквизиты АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

Общество с ограниченной ответственностью «Первый»

ПРИКАЗ

№ 1256/к-п

11 сентября 2024 г.

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю:

1. В срок до 16 сентября 2024 г.:

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности в Социальный фонд.

1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 11 января 2021 года №14-дVIP).

1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа надо подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору (см. «Нужно ли менять трудовой договор с работником, который получил новый паспорт: ответ Роструда»). Оно может выглядеть следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд

Город Краснодар

16 сентября 2024 года

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции:

«Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 28 августа 2024 года УВМ ГУ МВД России по Краснодарскому краю. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15.

Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

2. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Бухонлайн Образец правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Скачать бесплатно

Обратите внимание: в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике. Дело в том, что на практике приеняются два способа отражения в трудовых договорах персональных данных и иных сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора. Второй — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант допсоглашения, приведенный в этой главе статьи, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора. А тот вариант, который мы рекомендовали в главе, посвященной смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.