Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
Сдача декларации по налогу на имущество до 31 июля

Сдать бесплатно через Контур.Экстерн

31
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля
Ведите учет и сдавайте отчетность. Веб-сервис для предпринимателей
С 1 июля в ККТ должен быть фискальный накопитель Купить фискальный накопитель и услуги ОФД

Материалы по теме
Вчера
Минфин сообщил, как учесть в расходах «дорожный сбор» и транспортный налог, уплаченные за большегрузы
24 июля
Минфин сообщил, в каком случае организация, уплатившая налог за другое лицо, не может включить сумму налога в расходы
21 июля
Затраты на обучение работников в научных организациях можно будет учитывать в расходах

Списание затрат на городской телефон: практические решения для сложных ситуаций

7 мая 2013

В некоторых случаях бухгалтеры сомневаются, можно ли списать в расходы сумму, потраченную на оплату стационарного телефона. Сомнения возникают, если номер оформлен не на организацию, а на другое лицо, например, на арендодателя или сотрудника. Возможны трудности и в случае, когда предприниматель пользуется личным городским номером в производственных целях. Мы проанализировали эти и другие сложные ситуации и предлагаем способы их разрешения.

Вводная часть

По общему правилу расходы на телефонную связь можно учесть при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Компании на упрощенной системе также уменьшают налогооблагаемую базу на стоимость переговоров и абонентскую плату (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). То же правило относится и к индивидуальным предпринимателям, применяющим общую систему или УСН. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда списание расходов на телефон сопряжено с трудностями. Рассмотрим самые распространенные сложные ситуации.

Установка телефона в арендованном офисе

Случается, что арендатор снимает офисное или складское помещение, где нет стационарного телефона. Если звонки по городскому номеру — это неотъемлемая часть работы, то арендатор вынужден установить телефон за свой счет. Каким образом бухгалтер должен отразить такие затраты? Ответ на этот вопрос зависит от характера услуг, оказанных при установке телефона. Чаще всего услуга заключается в том, что оператор связи просто подключает абонентский номер. В этом случае важно выяснить, на кого оформлен номер: на арендатора или на арендодателя.

Если по договору, заключенному с оператором связи, в роли абонента выступает арендатор, то при переезде в другое помещение он сможет «забрать» номер с собой. Следовательно, есть все основания, чтобы расценить стоимость услуги по подключению как текущие расходы арендатора.

Если же абонентом является арендодатель, то после расторжения договора аренды номер останется у него. И даже в случае, когда деньги за установку заплатил арендатор, он не вправе отразить эти расходы в своем учете.

Возможен и другой вариант: установка телефона не ограничилась простым подключением номера, а потребовала прокладки кабеля. В таком случае стоимость работ следует отнести к капвложениям. Если по документам заказчиком значится арендатор, то в своем учете он покажет неотделимые улучшения и будет их амортизировать в течение срока действия договора аренды (п. 1 ст. 258 НК РФ).

Использование домашнего телефона предпринимателя

Многие ИП не обзаводятся собственным офисом и не арендуют помещение, а предпочитают работать из дома. При этом они используют свой домашний стационарный телефон в производственных целях: звонят поставщикам и клиентам, в налоговую инспекцию и проч.

При учете затрат на телефон нужно разграничить фиксированную ежемесячную абонентскую плату и стоимость звонков, которые оплачиваются поминутно (обычно это междугородние и международные переговоры). Абонентскую плату учесть не удастся, потому что невозможно доказать, какая часть относится к личным, а какая — к служебным переговорам. Звонки с поминутной оплатой учесть можно, но для этого предпринимателю придется взять выписку из лицевого счета абонента с указанием номеров, на которые он звонил. Это даст возможность инспектору при проверке сопоставить номера из выписки с номерами контрагентов, и убедиться в производственной направленности звонков.

Использование домашнего номера в интересах организации

Далеко не все новые компании могут сразу же позволить себе покупку или аренду офиса. Иногда в течение первых месяцев организация функционирует, что называется, «в домашних условиях». Допустимо ли при этом включить в затраты стоимость звонков со стационарного домашнего номера?

К сожалению, такой возможности нет, поскольку телефон записан не на юридическое лицо, а на хозяина квартиры. Перерегистрировать номер на компанию не получится, так как для этого необходимо перевести квартиру в разряд нежилых помещений.

Поэтому лучше всего платить за звонки при помощи карт оплаты и представить дело так, будто звонки осуществляются не с городского, а со служебного мобильного телефона. Тут понадобится целый пакет документов: приказ о приобретении карт для оплаты служебных разговоров, чеки на покупку и акты телефонной компании. В актах должна быть указана стоимость городских, междугородних и международных звонков, оплаченных при помощи карты.

Кроме того, необходимо заключить договор об использовании личного телефона кого-либо из сотрудников, чьи должностные обязанности связаны с частыми звонками. В договоре следует установить символическую компенсацию, которую компания выплачивает хозяину телефона. При наличии всех перечисленных выше бумаг бухгалтер сможет включить стоимость звонков в расходы.

Виртуальный номер

В последнее время большой популярностью пользуются так называемые виртуальные номера (по-другому их называют «золотыми»). Их отличает то, что они не привязаны ни к одному телефонному аппарату: ни к городскому, ни к сотовому. Еще одна особенность виртуальных номеров — способность принимать только входящие звонки, тогда как сделать исходящий звонок с такого номера нельзя.

Принцип работы заключается в следующем. Компания платит за виртуальный номер, который, как правило, очень прост и легко запоминается, и сообщает его клиентам (в том числе потенциальным). Клиент звонит на номер, и виртуальная АТС автоматически переключает звонок на сотовый аппарат секретаря, а если набран добавочный номер, то на аппарат другого сотрудника.

Несмотря на нюансы, присущие «золотым» номерам, их подключение подпадает под определение услуг связи, которое приведено в Федеральном законе от 07.07.03 № 126-ФЗ. Следовательно, стоимость установки виртуального номера и ежемесячную абонентскую плату можно списать в налоговом учете. С этим согласился и Минфин России в письме от 11.11.11 № 03-11-06/2/159 (см. «Минфин: «упрощенщики» могут учесть затраты на приобретение виртуального телефонного номера»). Правда, в нем идет речь об УСН с объектом «доходы минус расходы», но данный вывод справедлив и для основной системы налогообложения.

Единственная сложность, с которой может столкнуться бухгалтер — это отсутствие в договоре подробного описания услуг и их особенностей. Иногда вместо каких-либо расшифровок оператор приводит в договоре только ссылку на интернет-сайт, где указанны технические моменты, тарифы и проч. В такой ситуации бухгалтеру следует распечатать информацию с сайта оператора, чтобы при проверке показать ее инспектору.

От редакции

На нашем сайте вы можете не только читать статьи, но и подписаться на аудиосеминары наших экспертов: ведущего эксперта «Бухгалтерии Онлайн» Елены Маврицкой; главного налогового эксперта форума «Бухгалтерия Онлайн» Александра Погребса, а также менеджера разработки программы «Контур-Зарплата» и консультанта портала «Бухгалтерия Онлайн» Вячеслава Шинкарева.

Стоимость подписки — 300 рублей. За эту сумму подписчик получает доступ на три месяца ко всем записанным и выложенным аудиосеминарам. Это не менее нескольких десятков лекций. Новые аудиосеминары выкладываются каждую неделю. Кроме того, по понедельникам размещается аудиообзор новостей для бухгалтера за минувшую неделю.

Оплатить доступ можно с помощью банковской карты через систему мгновенных платежей ASSIST или по квитанции Сбербанка.

Список доступных аудиосеминаров

Инструкция по оплате

Автор: Елена Маврицкая, ведущий эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

Закладка перемещена в  Отменить перемещение

Написать комментарий или задать вопрос
закрыть
Для корректного отображения сайта установите новую версию браузера Обновить браузер