Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Отправить Регистрация
Восстановление пароля

Заполняем новую форму 2-НДФЛ: возврат налога, задолженность по зарплате, изменение персональных сведений

Заполняем новую форму 2-НДФЛ: возврат налога, задолженность по зарплате, изменение персональных сведений
20 марта
20 марта 2019
Алексей Крайнев Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

До 1 апреля налоговые агенты должны отчитаться о доходах физлиц за 2018 год по новой форме 2-НДФЛ. Новая форма оказалась сложнее предыдущей, которая практически в неизменном виде просуществовала с 2001 года. Не удивительно, что на практике заполнение обновленной справки 2-НДФЛ вызывает множество вопросов. Причем, даже в тех случаях, которые казались очевидными при формировании отчетности по прежней форме. Ответы на самые распространенные вопросы — в нашей сегодняшней статье.

Состав новой формы 2-НДФЛ

В новой справке 2-НДФЛ есть три раздела и одно приложение, предназначенное для расшифровки данных о доходах и вычетах по месяцам (в прежней форме было пять разделов без приложения). Соответственно, появился новый Порядок заполнения справки о доходах и суммах налога физического лица (утв. приказом ФНС России от 02.10.18 № ММВ-7-11/566@; далее — Порядок заполнения новой формы 2-НДФЛ). Обратите внимание: общие правила составления справки 2-НДФЛ рассмотрены в статье «2-НДФЛ с 2019 года: инструкция по заполнению той справки о доходах физлица, которая сдается в инспекцию».  

Возврат излишне удержанного НДФЛ

Теперь перейдем к практическим вопросам заполнения новой формы 2-НДФЛ. Начнем с вопроса о том, как отразить в справке излишне удержанные суммы налога, которые были возвращены физлицу в течение года. Такая ситуация может возникнуть из-за ошибок, допущенных налоговым агентом, и по другим причинам. Так, работодатель обязан вернуть НДФЛ сотруднику, который принес уведомление, подтверждающее право на имущественный вычет (возвращается налог, удержанный с начала года; подробнее см. «Работник обратился за получением имущественного или социального вычета по месту работы: что должен сделать бухгалтер»). Также право на возврат налога имеют иностранцы, работающие по патенту (возвращается налог, удержанный с момента приема на работу, до момента получения от ИФНС подтверждения права на зачет авансовых платежей).

Независимо от основания возврата НДФЛ, у налоговых агентов возникает один и тот же вопрос: как правильно заполнить раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода» справки 2-НДФЛ по этим сотрудникам? Указывать ли возвращенный налог в составе удержанных и перечисленных сумм?

Чтобы ответить на эти вопросы, проанализируем общие положения Порядка заполнения новой формы 2-НДФЛ. Так, в пункте 1.2 этого Порядка сказано, что справка 2-НДФЛ составляется налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета. При этом сама форма справки содержит поле для указания даты ее составления. Совместив эти два положения, получим следующее правило: все показатели справки 2-НДФЛ формируются на основании данных регистров налогового учета, определенных на дату, указанную в поле «дата» этой справки.

Теперь применим это правило к нашей ситуации. Если справка о доходах составляется после фактического возврата налогоплательщику излишне удержанного НДФЛ, то все показатели в ней нужно отражать с учетом произведенных корректировок. А значит, в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» раздела 2 справки сумма НДФЛ, возвращенная налогоплательщику, не указывается. Другими словами, после того, как налог возвращен физлицу, для целей составления справки 2-НДФЛ эта сумма уже не считается удержанной и перечисленной.
 
Если же справка о доходах заполняется до момента перечисления налогоплательщику излишне удержанного НДФЛ, то соответствующую сумму необходимо учесть при формировании показателей по полям «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Также эту сумму следует отразить в поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» раздела 2 справки. А уже после возврата НДФЛ налогоплательщику работодатель должен будет представить уточненную справку о доходах. Отметим, что в части представления «уточненок» правила не поменялись, поэтому можно руководствоваться прежними разъяснениями чиновников (письмо ФНС России от 13.09.12 № АС-4-3/15317; см. «ФНС разъяснила, как заполнить уточненную справку 2-НДФЛ в случае возврата бывшему работнику излишне удержанного налога»).

Начисленная, но не выплаченная зарплата

Отдельный блок вопросов касается ситуаций, когда в справке 2-НДФЛ нужно отразить начисления, по которым фактической выдачи (перечисления) денег не произошло. Это могут быть как случаи задержки выплаты зарплаты по вине работодателя (нехватка средств и т.п.), так и случаи, когда выдать деньги не получилось по вине работника, который просто не явился за расчетом. Рассмотрим конкретные ситуации.

В связи с финансовыми трудностями, которые возникли в организации в 2018 году, последняя выдача заработной платы состоялась в июне 2018 года. Все последующие суммы зарплаты начислялись, но не выплачивались. Как отразить невыплаченные суммы в справке 2-НДФЛ?

В Порядке заполнения новой формы 2-НДФЛ неоднократно упоминается, что доход отражается в том месяце, когда он считается фактически полученным (п. 4.1, 4.3, 4.11, 6.1, 6.2 и 6.8 Порядка). А дата фактического получения дохода для целей НДФЛ определяется на основании положений статьи 223 НК РФ. Напомним, что нормы статьи 223 НК РФ следовало применять и при заполнении прежней формы 2-НДФЛ, где также говорилось об отражении дохода в месяце фактического получения. Этот вывод подтвержден, в частности, в письмах ФНС России от 01.08.16 № БС-4-11/13984@ (ответ на вопрос № 12) и от 02.03.15 № БС-4-11/3283 (см. «ФНС уточнила, как отразить в 2-НФДЛ зарплату за прошлый год, выплаченную в 2015 году»).

Соответственно, чтобы понять, как отразить в справке 2-НДФЛ начисленную, но невыплаченную заработную плату, нужно обратиться к правилам статьи 223 НК РФ. Пункт 2 этой статьи гласит, что доход в виде оплаты труда, выплаченный не в связи с увольнением работника, признается фактически полученным в последний день месяца, за который начислена заработная плата. Следовательно, суммы зарплаты включаются в справку 2-НДФЛ в тех периодах (месяцах), за которые они начислены. При этом дата фактического перечисления (выдачи) денег значения не имеет.

Также нужно учитывать, погашена ли соответствующая задолженность на дату формирования справки 2-НДФЛ. На основании пункта 4 статьи 226 НК РФ удержание исчисленного НДФЛ осуществляется из выплачиваемых сумм. А значит, до момента выплаты (перечисления) заработной платы обязанность по удержанию исчисленного НДФЛ не возникает (при условии, что до этого момента сотруднику не выплачивались иные доходы в денежной форме).

Соответственно, если справка 2-НДФЛ формируется после того, как была погашена задолженность по заработной плате, значит, исчисленный по этим суммам налог уже удержан и перечислен в бюджет. Поэтому справка заполняется в обычном порядке, как если бы зарплата была выплачена своевременно. А именно: сумма удержанного при погашении задолженности налога учитывается при формировании показателей по полям «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» раздела 2 справки.

Но если на дату формирования 2-НДФЛ задолженность перед работником еще не погашена, то порядок заполнения справки будет немного другой. Суммы начисленной зарплаты в этом случае тоже отражаются в приложении к справке 2-НДФЛ за соответствующие месяцы (вне зависимости от даты погашения долга). Следовательно, эти суммы участвуют в формировании показателей по полям «Общая сумма дохода» и «Налоговая база», а исчисленный с этих сумм налог включается в показатель по полю «Сумма налога исчисленная» раздела 2 справки. Но так как на дату составления справки зарплата не была перечислена, а налог не был удержан, то сумма НДФЛ попадает не в поля «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная», а в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 2 справки.

После того, как задолженность будет ликвидирована, налоговому агенту придется подать корректирующие справки о доходах за 2018 год. Если погашен весь долг по зарплате, то в уточненных справках в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» ставится ноль («0»), а сумма, которая была указана в этом поле в первоначальной справке, отображается в полях «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». А если долг по зарплате выплачен частично, то на соответствующие суммы НДФЛ уменьшается показатель в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» и увеличиваются показатели по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». При дальнейшем погашении задолженности нужно будет сдать повторные уточненные справки 2-НДФЛ. Напомним, что и ранее в подобной ситуации следовало представлять «уточненки» (письма ФНС России от 13.09.12 № АС-4-3/15317 и от 02.03.15 № БС-4-11/3283).

Обратите внимание: суммы задолженности по заработной плате за 2018 год, фактически перечисленные (выплаченные) в 2019 году, в справках 2-НДФЛ за 2019 год не отражаются. Это следует из упомянутых выше пунктов 4.1, 4.3, 4.11, 6.1, 6.2 и 6.8 Порядка заполнения новой формы 2-НДФЛ.

Работник был уволен в ноябре 2018 года. Но поскольку он не явился на работу за получением расчета, компенсация за неиспользуемый отпуск и зарплата за ноябрь 2018 года были депонированы. Данные суммы были выданы уволенному сотруднику только в марте 2019 года. В справках за какие периоды нужно указать эти выплаты?

В данном случае нужно снова обратиться к положениям статьи 223 НК РФ. В пункте 2 этой статьи сказано: в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца, датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который был начислен доход. Значит, в описанной ситуации сумма депонированной заработной платы попадет в справку 2-НДФЛ за 2018 год. В приложении к этой справке указанную сумму следует отразить в ноябре. А порядок заполнения раздела 2 справки будет зависеть от даты ее формирования: до выплаты депонированной суммы зарплаты или после.

А вот с компенсацией за неиспользованный отпуск ситуация другая. Для такой компенсации в статье 223 НК РФ не предусмотрено специальных правил определения даты фактического получения дохода. А значит, применяется общее правила для дохода в денежной форме: такой доход считается фактически полученным в день выплаты (перечисления) денег (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

В нашем случае компенсация за неиспользованный отпуск была выплачена в марте 2019 года. Следовательно, эту сумму нужно отразить в справке 2-НДФЛ за 2019 год.

Изменение паспортных данных и иных сведений о физлице

Следующий блок вопросов связан с изменениями паспортных и иных данных о физическом лице, в отношении которого подаются сведения о доходах. Речь идет о получении новых документов, удостоверяющих личность, смене фамилии, гражданства, и т.п. Причем, эти изменения могут происходить как в том периоде, за который составляется справка 2-НДФЛ, так и после его окончания, но до момента формирования отчета. Приведем примеры таких ситуаций.

В феврале 2019 года сотрудница получила новый паспорт в связи с достижением 45-летнего возраста. Реквизиты какого документа — старого или нового — надо указать в справке 2-НДФЛ, которая сдается в марте этого года?

Порядок заполнения новой формы 2-НДФЛ не содержит прямого ответа на данный вопрос. В то же время в пункте 3.3 этого Порядка сказано, что в полях «Фамилия», «Имя», «Отчество» раздела 1 справки 2-НДФЛ указываются фамилия, имя и отчество физического лица — налогоплательщика, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. При этом реквизиты данного документа приводятся в поле «Серия и номер» раздела 1 справки. Одновременно, как уже упоминалось, форма справки 2-НДФЛ содержит поле для указания даты ее составления.

Исходя из этих положений, можно сделать вывод о том, что соответствующие показатели справки о доходах формируются на основании документов, актуальных по состоянию на дату, отображенную в поле «дата». Поэтому если справка 2-НДФЛ составляется уже после того, как от сотрудника получены сведения о новом документе, удостоверяющем личность, то в ней нужно указать реквизиты именного нового паспорта. Заметим, что подобные разъяснения чиновники давали и в отношении прежней формы 2-НДФЛ (письма ФНС России от 29.12.17 № ГД-4-11/26889@ и от 27.03.18 № ГД-4-11/5667@; см.  «2-НДФЛ при смене фамилии: как заполнить «уточненку»»).

В сентябре 2018 года один из сотрудников организации получил гражданство РФ. Надо ли внести в справку 2-НДФЛ за 2018 год реквизиты нового документа, удостоверяющего личность?

В этом случае надо действовать по аналогии с предыдущей ситуацией. То есть налоговому агенту нужно исходить из того, что все показатели справки 2-НДФЛ формируются на основании данных регистров налогового учета и документов, действительных по состоянию на дату, указанную в поле «дата» этой справки. В рассматриваемом случае справка о доходах составляется уже после того, как в бухгалтерию поступила информация об обретении сотрудником гражданства РФ. Следовательно, в эту справку вносятся реквизиты нового документа, удостоверяющего личность (российского паспорта). При этом в поле «Гражданство (код страны)» указывается, что сотрудник является гражданином РФ.

В связи с тем, что меняется сразу несколько показателей, может возникнуть вопрос о том, надо ли представить две справки 2-НДФЛ. На самом деле, следует сдать только одну справку. Обоснование простое: в подобной ситуации представление двух справок 2-НДФЛ за один и тот же налоговый период одним и тем же налоговым агентом в отношении одного и того же физического лица законодательством не предусмотрено.

Обратите внимание: при сдаче 2-НДФЛ наиболее комфортно будут чувствовать себя те налоговые агенты, которые используют для подготовки и проверки отчетности веб-сервисы (например, систему для отправки отчетности «Контур.Экстерн»). Там установлены актуальные проверочные программы, которые используются при приеме отчетности на стороне инспекции. Причем, эти программы обновляются автоматически, без участия пользователя. Если данные, которые ввел налоговый агент, не соответствуют актуальным кодам и контрольным соотношениям ФНС, система обязательно предупредит об этом бухгалтера и подскажет ему, как можно исправить ошибки.