Получайте мгновенные оповещения
о главных событиях
 
 
Вход на сайт
Регистрация
Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Регистрация
Отправить
Восстановление пароля

Как найти и протестировать бухгалтера, который будет работать удаленно

Как найти и протестировать бухгалтера, который будет работать удаленно
21 марта 21 марта 2018

В статье «Оказание бухгалтерских услуг: как увеличить прибыль с помощью дистанционной работы» эксперты сервиса «Контур.Бухгалтерия» рассказали, какие преимущества бухгалтерские фирмы могут получить благодаря удаленной работе с сотрудниками и клиентами. А нынешнюю статью они посвятили вопросу, как искать и выбирать сотрудников, которые будут работать дистанционно. В статье приведены примеры тестовых заданий.

Почему важно тратить время на поиск

Подбор удаленного бухгалтера — трудоемкая работа, она требует вложения сил от руководителя бухгалтерской фирмы и других членов команды. Не стоит жалеть на это времени, потому что в бухгалтерском бизнесе кадры решают если не все, то очень многое. Квалифицированный удаленный специалист может вести больше клиентов и обеспечить более качественный учет. Повышается выручка на одного сотрудника. Снижаются затраты на обучение и адаптацию новичков.

Еще один нюанс: при тщательном отборе и внимательном сопровождении новичков вы уменьшаете риск потери клиентов. Ведь если новый бухгалтер с трудом осваивает обязанности, не успевает обслужить заказчиков и общается с ними без должного внимания, у клиентов накапливается негативный опыт и недовольство, это склоняет их отказаться от обслуживания.

Опытный специалист против молодого

При подборе персонала руководитель бухгалтерской фирмы сталкивается с дилеммой: искать сотрудника с солидным опытом и наработанной экспертизой или принять на работу молодого специалиста. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Покажем их в таблице.

Специалист

Плюсы

Минусы

Бухгалтеры с большим опытом, главбухи

Высокая профессиональная грамотность.

Умение решать сложные задачи.

Быстрое и точное выполнение обязанностей.

Рассчитывают на высокую зарплату.

Меньше мотивированы на удаленную работу.

Им сложнее общаться с клиентами удаленно, через интернет.

Менее гибкие, могут не разделять ценности компании.

Молодые специалисты

Больше мотивированы на удаленную работу.

Легче находят общий язык с современными «гаджетными» руководителями.

Умеренная зарплата.

Отсутствие опыта.

Необходимость обучения и поддержки новичков.

Данное сравнение означает, что искать и выбирать сотрудников следует в зависимости от имеющейся клиентской базы и задач, которые ставят перед фирмой заказчики. 

Молодым специалистам можно доверить простой учет и малые предприятия, а опытному главбуху передать большую компанию или серьезное восстановление учета. 

Кроме того, соотношение молодых и опытных работников в вашей фирме будет зависеть от особенностей клиентуры. Если вы ведете микропредприятия и ИП, то можно делать ставку на молодых бухгалтеров. Если среди ваших клиентов есть крупные компании, и вы планируете развивать это направление, то привлекайте опытных специалистов.

Определитесь с портретом сотрудника 

Приступая к поиску нового сотрудника, исходите из планов по развитию и потребностей вашей фирмы. Допустим, вы работаете с малыми предприятиями в сфере услуг (салоны красоты, солярии, парикмахерские) на «упрощенке», вам комфортно в этой нише, под нее выбрано программное обеспечение, вы планируете и впредь брать таких клиентов. Тогда вам не нужен бухгалтер с большим опытом, будет достаточно специалиста среднего уровня с опытом работы в сфере услуг на УСН или вообще толкового студента.

Если же вы планируете, например, выходить на строительный рынок и брать клиентов оттуда, вам нужен серьезный специалист с опытом в этой сфере. Вы сможете обеспечить клиентам качественные услуги и будете привлекать новые компании, показывая им своих экспертных сотрудников. В этом случае у вас будут конкретные требования к кандидату: серьезная подготовка и опыт в строительной сфере.

Кроме того, можно выделить универсальные требования к удаленному бухгалтеру — ключевые личные качества и требования, которые важны для успешной работы вне зависимости от опыта:

  • Стрессоустойчивость, способность переключаться и выполнять несколько задач на коротком отрезке времени: в течение дня сотрудник будет получать задания от разных директоров и оперативно их решать.
  • Высокая мотивация работать удаленно: кандидат должен знать и ценить плюсы удаленной работы в силу личных предпочтений или жизненных обстоятельств. Плюсы удаленной работы хорошо известны, в частности, бухгалтерам из маленьких городов, где низкие зарплаты, высокая конкуренция и отсутствие честной, интересной работы. Это и бухгалтеры — молодые мамы, для которых важны и свободный график, и профессиональное развитие.
  • Грамотная письменная и устная речь, умение дружелюбно общаться: переговоры с клиентами ведутся в мессенджерах, поэтому из-за неграмотной речи и/или неприветливости снижается доверие не только к бухгалтеру, но и к вашей фирме.
  • Готовность к работе на полный день: бухгалтер должен быть онлайн в течение дня, чтобы отвечать на вопросы клиентов. На рынке бухуслуг оперативная реакция на вопрос или задачу клиента — важный показатель качества работы. Клиенты не любят получать ответы через 2-3 дня или в ночное время. От таких аутсорсеров они быстро уходят. Кроме того, сотрудники, работающие полный день, более лояльны к работодателю и клиентам: они воспринимают свою работу как полноценную занятость и дорожат репутацией фирмы. Это надо иметь в виду, потому что большинство кандидатов, откликающихся на предложение работать удаленно, — люди, которые имеют постоянный доход и ищут подработку.

Где и как искать дистанционных работников

Исчерпав список всех бывших коллег и знакомых бухгалтеров, руководитель бухгалтерской фирмы начинает искать новых сотрудников в интернете. Наши партнеры-аутсорсеры обычно используют хорошо известные площадки, где можно найти кандидатов из любых российских городов: hh.ru, rabota.ru, SuperJob.ru, career.ru. 

Определитесь с площадкой, на которой вы будете искать сотрудников и зарегистрируйтесь как работодатель. Постарайтесь максимально полно и информативно заполнить регистрационную форму: чтобы привлекать высокоуровневых специалистов, нужно самим выглядеть презентабельно и производить впечатление надежного работодателя. Вам придется конкурировать за сотрудников с серьезными компаниями, которые позиционируют себя так:

Страница “Кнопки” на hh.ru 

Страница “РН-Учет” на SuperJob.ru

Заполняя форму вакансии, также помните: чем полнее вы расскажете о себе, об условиях работы и требованиях, тем меньше будет нецелевых откликов на вакансию.

Вакансия на hh.ru

Крайне важно впечатление, которое производит сайт вашей фирмы: его оценивают не только клиенты, но и потенциальные сотрудники. Сайт с актуальной информацией и формой обратной связи, активность в соцсетях, открытый рассказ о принципах работы поможет привлечь больше ценных кадров.

Сайт бухгалтерской фирмы ООО “Контакт”, Тюмень.

Сайт бухгалтерской фирмы Фингу.ру

Еще один вариант найти удаленного бухгалтера на ресурсах для поиска работы — предложить стажировку студентам последних курсов бухгалтерских ВУЗов и ССУЗов. У вас будет возможность присмотреться к кандидату в процессе работы и предложить сотрудничество понравившимся студентам.

Также найти удаленного сотрудника можно во время общения в тематических группах в соцсетях или на бухгалтерских форумах. Там вы сможете выбрать кандидата, наблюдая за профессиональной активностью участников бухгалтерской группы или активистов бухгалтерского форума. Издержки этого метода — его трудозатратность: наблюдение требует много времени.

Алгоритм подбора бухгалтера

Разместите вакансию на ресурсе для поиска работы и отберите понравившиеся резюме. После этого предложите кандидатам тестовое задание. При этом будьте готовы, что не все из них решатся потратить время на тест. По итогам теста пригласите понравившихся специалистов на скайп-собеседование.

Тестовое задание 

Подготовьте задание в той бухгалтерской программе, которую использует ваша фирма, чтобы проверить, разберутся ли кандидаты в программе, легко ли им будет приспособиться к ней. Мы рекомендуем в качестве задания давать им фирму с начальными остатками и банковскую выписку за месяц. Эти данные кандидату нужно обработать и сформировать определенные бухгалтерские документы в качестве результата. Включите в банковскую выписку 3-4 ситуации разных уровней сложности: подотчет, займы, эквайринг. А одним из этапов задания можно сделать письмо воображаемому клиенту: так вы проверите умение кандидата объяснять ситуацию, формулировать просьбы и оцените грамотность его письменной речи.

Образец тестового задания для бухгалтера в веб-сервисе «Контур.Бухгалтерия»

Зарегистрируйтесь в сервисе «Контур.Бухгалтерия» и познакомьтесь с ним с помощью учебного курса (в приложении к письму). Для выполнения задания вам предоставлен архив с файлами «Тестовое задание.zip». В архиве вы найдете файл с выгрузкой данных из 1С на 1 января 2016 года для организации «Ромашка» и банковскую выписку за январь 2016 года. ООО «Ромашка» работает на упрощенной системе налогообложения «доходы — расходы».

  1. Загрузите остатки из 1С по ООО «Ромашка» в базу организации в «Контур.Бухгалтерии».
  2. В реквизитах организации укажите систему налогообложения УСН «доходы — расходы».
  3. Загрузите и разнесите банковскую выписку, укажите верные проводки в тех документах, где они по умолчанию встанут неверно.
  4. Создайте документ «Отчет о безналичной рознице» датой 31.01.2016 с общей суммой выручки за январь.
  5. Проанализируйте, от каких поставщиков, возможно, не хватает закрывающих документов, и составьте письмо для директора ООО «Ромашка» с запросом недостающих документов и другими возникшими у Вас вопросами и рекомендациями.

В качестве результата теста просим прислать нам ОСВ за январь 2016 года, КУДиР за 2016 год, а также  письмо для директора ООО «Ромашка» (пункт 5 задания). Обращаем ваше внимание: письмо с вопросами и рекомендациями имеет для нас не меньшую ценность, чем ОСВ и КУДиР, так как общаться с клиентами в большинстве случаев придется письменно.

Скайп-собеседование 

Понравившихся кандидатов пригласите на собеседование по видеосвязи с хорошим качеством изображения. Это позволит увидеть реакцию собеседника на все вопросы. В пригласительном письме расскажите кандидату, что его ждет. Предупредите, кто будет на собеседовании с вашей стороны и какие вопросы вы хотите задать. Договоритесь о времени встречи, обменяйтесь логинами в Скайпе. Спланируйте ход беседы, распределите обязанности между участниками встречи с вашей стороны: кто из ваших коллег расскажет о вакансии, кто пообщается по поводу тестового задания, кто задаст дополнительные вопросы. Если вы проводите собеседование в одиночку, составьте план встречи.

Опыт показывает, что итоги тестового задания лучше разобрать на собеседовании. Так вы развеете возможное недопонимание, убедитесь, что кандидат выполнял тест самостоятельно, и уточните его уровень подготовки. Задайте несколько вопросов по заданию, обсудите ошибки и успешные решения.

Светлана Шевелева, генеральный директор ООО «Контакт», Тюмень: 

— Мы пригласили на собеседование одного кандидата. Тестовое задание было откровенно слабеньким, но нас впечатлила скрупулезность девушки-бухгалтера. В задании она увидела отсутствие закрывающих документов от некоторых контрагентов и написала им письма с просьбой прислать эти документы. Мы были поражены: предположили, что она «пробила» эти компании по «Контур.Фокусу», нашла имена и адреса директоров и для каждого составила запрос на документы с пояснениями. Не каждый кандидат догадается это сделать и проявит такую настойчивость. На собеседовании мы аккуратно спросили: «Как это пришло вам в голову?». На что девушка ответила: «Вообще-то я просто придумала имена и и-мейлы». Мы вздохнули и не стали брать кандидата.

Тесты на профессиональные знания

Кроме тестового задания подготовьте вопросы на общее знание учета в той сфере, которую планируете доверить новому сотруднику. При этом если вы принимаете бухгалтера для ведения небольших компаний на «упрощенке», не стоит спрашивать его о специфике применения ПБУ-18. Достаточно задать вопросы о тонкостях ведения компании на УСН, например, в какой момент компании на УСН «доходы» нужно признать в налоговом учете доход по поступившей от покупателя выручке.

Чтобы проверить, как быстро кандидат ориентируется в ситуации, как строит общение и насколько он честен, предложите ему ответить на смоделированный вопрос от клиента: «Добрый день! Я сегодня нашел работника, который поможет мне на первых порах. Мы договорились, что я ему сейчас отдам 10 000 и через неделю остаток — 5 000 рублей. Так вот, я же могу просто с карты снять деньги и ему отдать? Мне с ним нужно будет какой-то акт подписать?» 

Отвечая на этот вопрос, бухгалтер должен обратить внимание на следующие вопросы: 

  • Знает ли клиент, что эти отношения нужно оформить официально? По какому договору будут оформлены отношения (гражданско-правовой договор, трудовой договор, срочный трудовой договор).
  • Клиент пишет, что аванс уже выдан и полный расчет будет через неделю. Как клиент выдал эти деньги, из каких средств, получил ли он подтверждение, в том, что сотрудник получил аванс?
  • Планируется ли снятие наличных с корпоративной карты? Или у нового работника есть банковская карта, на которую можно перечислить деньги.
  • Заказчику надо объяснить, какой будет общая сумма затрат на выплату зарплаты. Ведь нужно не только выдать оговоренную сумму работнику, необходимо удержать и начислить страховые взносы.

Оцените, насколько логичным был ответ кандидата, смог ли он запросить всю необходимую информацию и донести до клиента все важные детали.

Тест на стрессоустойчивость 

Чтобы проверить стрессоустойчивость, попросите кандидата рассказать об опыте работы в режиме многозадачности или аврала. Как он фиксировал задачи и расставлял приоритеты? Можно смоделировать ситуацию: например, утром вы находите 5 разных писем от клиентов, все ждут срочного ответа. Кто-то просит составить платежку, кто-то получил требование из ФНС и негодует, а кто-то планирует развитие и спрашивает про регулирующее определенные вопросы законодательство. Как поступит кандидат, в какой очередности будет решать вопросы? Оптимально, если бухгалтер субъективно или с помощью клиентов определит срочность каждой задачи и срок ее выполнения.

Тест на честность

Чтобы проверить честность кандидата и лояльность работодателю, смоделируйте ситуацию и посмотрите, как он выйдет из нее. «У нас некоторые клиенты иногда предлагают для оперативности перечислить деньги напрямую на карту бухгалтеру со своей личной карты. Как вы к этому относитесь?» Не выделяйте особо этот вопрос, не делайте «ленинский прищур», иначе кандидат поймет, что его проверяют, и вы получите социальную желательность в ответе, а не истинную реакцию человека.

Опыт удаленной работы

Узнайте, есть ли у кандидата опыт удаленной работы. Если да — подробно расспросите, как он общался с удаленными клиентами, какие плюсы и минусы он видит в таком формате работы. Также обратите внимание, какие вопросы задает кандидат вам. Обычно они показывают, что для него важно и интересно. Обязательно задайте вопрос: что для вас неприемлемо или некомфортно в работе. Ведь мы оцениваем не только то, подходит ли кандидат нам, но и хотим понять, насколько ему подойдут наши задачи, атмосфера и специфика работы. Не забудьте уточнить наличие дипломов и сертификатов, спросите о месте учебы.

Павел Тимохин, руководитель бухгалтерской фирмы «Фингу.ру»: 

— В последнее время мы ищем новых удаленных бухгалтеров через hh.ru. Публикуем вакансию и получаем отклик, в среднем, 50 человек на место. Поэтому проблемы с поиском кандидатов нет, скорее, есть задача правильного отбора такого квалифицированного специалиста, которому подходит форма удаленного сотрудничества с ее спецификой. Из числа откликнувшихся мы выбираем кандидатов с нужной подготовкой и опытом, затем организуем им пару дней онлайн-обучения по работе в наших системах. В ходе обучения они проходят тесты, и к концу второго дня мы получаем некий рейтинг специалистов. С лучшими кандидатами проводим собеседование и смотрим, в основном, на стиль общения человека и грамотность речи — это принципиально важный момент. Нужно, чтобы человек умел грамотно и доступно донести свою мысль, понять собеседника, — чтобы клиентам было комфортно общаться с ним. Понравившихся кандидатов мы приглашаем на испытательный срок.

Проверьте поведение кандидата в соцсетях

Если по итогам собеседования вы готовы пригласить специалиста на работу, обратите внимание на ряд дополнительных моментов. Найдите профиль кандидата в социальных сетях и оцените его манеру общения. Посмотрите, как оформлена его подпись в почте, есть ли у него личный e-mail и регистрация в Скайпе, какое фото выбрано для аватара. Рекомендуем проверить благонадежность кандидата, например, с помощью «Контур.Фокуса».

Об обучении и адаптации новичков, а также о способах контроля за их работой мы расскажем в следующей статье цикла.

Обратите внимание: веб-сервис для ведения учета и сдачи отчетности «Контур.Бухгалтерия» проводит акцию «4+2» для бухгалтерских фирм и бухгалтеров на удаленке. Оплатите сервис для работы с 6-ю организациями, переведите в «Контур.Бухгалтерию» 4-х своих клиентов и получите от сервиса 2 новые организации на обслуживание. 

закрыть