Новый работник выбрал электронную трудовую: нужно ли заполнить бумажную?
При найме на работу новый сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку. В этот же день он написал заявление о переходе на электронную трудовую. Нужно ли внести в бумажный экземпляр запись о приеме на работу, а также о том, что он отказался от ведения трудовой книжки на бумаге? Да, нужно, считают специалисты Минтруда. Подробности — в письме от 07.10.20 № 14-2/ООГ-15729.
Авторы письма напоминают, что работодатели обязаны уведомить каждого работника о необходимости выбрать форму ведения трудовой книжки — электронную или бумажную. Сделать это нужно до 31 октября 2020 года включительно.
Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки
В свою очередь каждый работник должен до конца 2020 года принять решение о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку, или намерен сохранить бумажную версию документа.
Таким образом, сначала работодатель направляет каждому работнику уведомление. А заявление о выбранном способе работник подает уже после того, как получено уведомление. Как пояснили в Минтруде, такой порядок позволит избежать трудовых споров, в том числе в судах.
В связи с этим при приеме на работу нового сотрудника работодатель должен предпринять следующие действия:
- внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу (подробнее см. «Заполнение трудовой книжки в 2020 году: правила и образец»);
- уведомить работника в письменной форме о необходимости выбрать форму ведения трудовой книжки (подробнее см. «Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»);
- получить от работника заявление;
- если работник выбрал ЭТК, внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку. О том, как правильно заверить такую запись, см. «Минтруд уточнил, как заверить запись о ведении электронной трудовой книжки при выдаче работнику бумажного экземпляра».
ВАЖНО
После того, как работник выберет форму ведения трудовой книжки, работодатель должен сдать отчет по форме СЗВ-ТД. Подробнее см. «Как правильно заполнить и сдать форму СЗВ‑ТД».
