Вход для зарегистрированных:
Войти
Закрыть
Восстановление пароля
Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации
Восстановить Вернуться
Инструкция отправлена

Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов

Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов
18 февраля 2020

Минюст России 13 февраля зарегистрировал приказ Росархива от 20.12.19 № 237. Этим приказом утверждена инструкция по применению нового перечня типовых управленческих архивных документов.

Новые сроки хранения документов

Напомним, что ранее Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения (см. «Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов»). Соответствующий приказ от 20.12.19 № 236 действует с 18 февраля 2020 года. Назовем наиболее важные изменения:  

  • счета-фактуры теперь нужно хранить 5 лет вместо 4-х;
  • книги учета доходов и расходов при УСН — 5 лет (а не постоянно, как ранее).
  • реестры сведений о доходах физических лиц — 5 лет вместо 75 лет;
  • график отпусков — 3 года вместо 1 года.

Обратите внимание: юридически значимые электронные документы можно хранить не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).

Диадок Бесплатно обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Кроме этого, установлены сроки хранения для годовых и квартальных расчетов по страховым взносам (50/75 лет); справок об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справок о состоянии расчетов с бюджетом (5 лет).

Как исчисляются сроки хранения

Отдельным приказом Росархива от 20.12.19 № 237 утверждена инструкция по применению нового перечня типовых управленческих архивных документов. Инструкцией установлено, что сроки хранения архивных документов, независимо от места их хранения, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Бухгалтерия Бесплатно вести книги покупок и книги продаж в бухгалтерском веб‑сервисе

Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдать все организации, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов. В данном случае организация сама определяет срок хранения указанных документов. Но этот срок не может быть менее одного года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми. Применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе.

Также в инструкции разъяснен порядок исчисления сроков хранения документов с пометкой «Постоянно». Так, если организация не является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает, что документы нужно хранить не менее 10 лет.

Контур.Персонал Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки в сервисе «Контур.Персонал»
27 787